ビジネスメールといえば定型文。

「いつもお世話になっております」
「お疲れ様です」
「何卒、よろしくお願いいたします」

何気なく利用する”ビジネスメールの定型文ってどれだけの作業時間を消費しているの?”
という疑問……

そして一度考えたが最後、気になって気になってしょうがない!そこで、社内のメンバーでどれくらいの無駄な時間が発生しているのかを調査してみました。調査結果は記事の最後でご紹介します!

ビジネスメールの定型文、無駄と感じることはありませんか?

以下のような文言は、ビジネスに携わっていれば誰もが見たことがあるのではないでしょうか。

——————–
◯◯さん

お疲れ様です。△△部の✕✕です。

(本題)

何卒よろしくお願いいたします。
——————–

しかし普段、ビジネスチャットを使ってコミュニケーションするときは上部の「お疲れ様です。」も最後の「何卒よろしくお願いいたします。」も書かないことが多いですよね?(特に後者)

それで怒られたりはしませんよね。
もしかしたら、むっとするタイプの上司や同僚もいるかもしれませんが、表面上は何事もなく、ちゃんと仕事はまわっています。

さらに、最近ニュースなどで「ビジネスの定型文って無駄になっているのでは?」という疑問が話題になっています。

そこで、どれくらい無駄になっているのかを計算したいと思います。

ビジネスメールの定型文にどれくらいの時間を費やしているか調査!

まずは実際のところを調査するため、社内の同僚に協力を仰ぎ、
7人ほどで実験をしてみました。

ちゃんと比較ができるように、同じ文章を打ってもらうことにします。

↓↓↓実験のルールはこちら↓↓↓

ルール1
メールクライアントを開く時間や閉じる時間は数えない
純粋なタイピングの時間

ルール2
タイプミスしてもそのまま続行

ルール3
予測変換は使ってはだめ
(コレは迷いましたが、人によって大きく結果が変わってしまうため)

またいろいろと検討した結果、例文はシンプルに以下のようにしました。

————-
鈴木さん

お疲れ様です。佐藤です。

何卒よろしくお願いいたします。
————–

これで実際に「ビジネスメールの定型文 タイピング実験」をやってみました。
さっそくですが、結果を共有します!

【調査結果】ビジネスメールの定型文の入力に要した時間は?

デデン!

Time/秒
営業のK 16
エンジニアのS 18
エンジニアのO 20
営業のI 17
営業のH 14
事務員のM 14
マーケターのM 16
平均 16.43

 

平均16秒くらいになりました。
みんなで競うくらい必死にやってくれたので、楽しかったです。

弊社はIT企業ですし、日常的にみんながメールを打っているので、普通の企業より、タイピングスピードが早いかもしれませんね。

意外だったのが、毎日ものすごい量の文字をタイピングしているエンジニアの皆さんが意外に他の部署よりも結果が悪かった点

1人あたり100秒/日の時間をビジネスメールの定型文に費やしていた……

この結果から考察してみると、今まで社内メールを沢山送ってきたひとに軍配が上がっていることがわかりました。
(エンジニアはそんなに社内にメールとか送らないですからね)

一般的なビジネスパーソンが1日に送信するメールは約12通(※1)ですから、仮にその半分の6通が社内メールだとすると

 16.4×6 ≒ 98秒

1日一人あたり約100秒の時間を「お疲れ様です。」と「何卒よろしくお願いいたします。」に使っていることになります。

なんだか新鮮ですね。

 

これが100人の会社だと167分……!

1日約3時間近い時間が「お疲れ様です。」と「何卒よろしくお願いいたします。」で消費されていることに……!

恐るべし 「お疲れ様です。」「何卒よろしくお願いいたします。」の文化たるや……!

まとめ

この結果をどのように捉えるか、は当然企業様次第なのですが、個人的には意外と、「メールの定型文に割かれている時間」が多いなと感じました。

もちろん形式や文化は大事です。
こういったビジネスメールの基本的なマナーも円滑な仕事やコミュニケーションにはなくてはならないもの。

ですが、効率を優先するビジネスシーンや、緊急の要件の際にはメリハリをつけていきたいですよね。

迅速な決済や業務連絡の効率化、必要な情報を必要なときに必要な分だけ行き届かせるソリューションであるビジネスチャット。

ますますスピードが重視されるこれからの時代に、無くてはならない存在感を発揮していきそうですね。

※1 一般社団法人日本ビジネスメール協会 ビジネスメール実態調査2016より


 

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