メールチェックに電話対応、定例会議や上司・部下との会話……など、ビジネスにおいて、様々な場面でコミュニケーションは行われています。

例えば、余分に時間を掛けてしまっていたり、資料を見ればわかる事柄も定例で1つずつ確認が発生していたり……。普段の何気ない動作の1つである「コミュニケーション」ですが、実は意外と無駄なコストが発生しているのご存知でしたでしょうか。

そうしたコミュニケーションコストの削減に期待されているのが、これからご紹介する「ビジネスチャット」です。

今回は基本的な知識を解説しつつ、ビジネスチャットの選び方を解説していきます。

 

◆ビジネスチャットとは

◎個人向けチャットとの違い

 
ビジネスチャットは、その名のとおり、業務上で発生するコミュニケーションやデータの共有を目的としたサービスです。

LINEやSkype、Facebookメッセンジャー、WeChatのような個人向けチャットと異なる点としては、”組織単位でメンバー管理ができること”で、入退社や異動に合わせて利用メンバーの管理が簡単にできるなど、ビジネス利用を前提にサービス設計されているのが特徴になります。

▼参考記事はこちら▼
個人向けチャットは危険?安全にビジネス利用できる「パーティション機能」とは

 

◎ビジネスチャットの機能の特徴とは?

 
従来、業務上のコミュニケーション手段が「メール」「電話」「対面」が中心だった方にとって、チャットを普段のビジネス上のコミュニケーション手段として活用することに “具体的な利用イメージしづらい” と感じる方も少なくないはずです。

その上で、チャットというコミュニケーション手段に馴染みのない方にぜひオススメしたいのが下記2つの内容です。まず1つ目が「ビジネスチャットの機能について」で、2つ目が「サービスの種類によって搭載されている機能」になります。

 
1. ビジネスチャットの標準的な機能

  • 個別・グループのチャット
  • 組織に応じたグループ分類
  • 無料通話(音声・テレビ通話)
  • ファイル共有

標準的な機能は、個人向けのチャットサービスと同様のチャット機能や通話機能などが搭載されていることが多く、既存のコミュニケーションの延長として利用できるでしょう。

 
2. サービスの種類によって搭載されている機能

  • タスク管理
  • お知らせ(共有)機能
  • 他社ツールの連携機能
  • グループ制限やログエクスポートなど管理やセキュリティ対策
  • 既読・未読判別

WowTalkの機能をもとに作成

 
近年、ビジネスチャットはサービスごとに機能も多様化しており、業務内容・組織のメンバー管理やセキュリティ対策など、様々な分野の機能が搭載されているサービスも珍しくありません。

 

◎ビジネスチャットのメリット

 
また、ここからは、ビジネスチャットを活用することでのメリットについてご説明していきます。

個人向けチャットをビジネス利用する際、特に懸念として言われているのが「情報漏えい」や「ハラスメント問題」などというリスクが付きまとうということです。そうした意味でも、社内のコミュニケーション手段としてチャットの導入検討をしている企業であれば、そうした懸念点をすべてクリアにできる「ビジネスチャット」の導入をオススメします。

下記では、企業がビジネスチャットを導入する際のメリットをピックアップしてましたのでご覧ください。

 
・ビジネスチャットの導入で考えられるメリット

  1. リアルタイムにコミュニケーションできる
  2. プロジェクトや部署単位での情報共有の効率化
  3. コミュニケーションの場所を選ばない
  4. (個人向けチャットなどと比較して)セキュリティ性が高い

ちなみに、ビジネスチャット導入のメリットに関しては、下記記事で詳しく解説していますので、ぜひ併せて一読ください。

▼ 参考記事はこちら ▼
安全で効率的!ビジネスチャットを利用する4つのメリット

 

◆ビジネスチャットを選ぶ際の重要な4つのポイント

 
ビジネスチャットの選び方のポイント

 
ビジネスチャットは提供しているベンダーによって機能が多様化しており、選定に悩んでしまうこともあるはずです。

そこで、ここからは具体的にどこに着目してビジネスチャットを選定すればよいかポイントを解説します。

 

1. 用途

 
ビジネスチャットは、メールや電話と同じく、コミュニケーション手段の1つです。ビジネスチャットを導入すれば円滑にコミュニケーションが取れるという魔法の杖では決してありません。自社がどうようなコミュニケーションを実現したいのかを明確にして、それに最適なサービスを選定しましょう。

例えば、全社メンバーの通常業務のコミュニケーションであれば、大規模なメンバー管理に対応したビジネスチャットが便利です。

一方で、エンジニアやデザイナーなど技術職のメンバーがプロジェクト単位で使うという目的であれば、すでに利用しているツールとの連携や、プロジェクト管理機能が搭載されたサービスの方が適している場合もあるでしょう。

 

2. 利用人数

 
上記の用途にも関連しますが、ビジネスチャットをどれくらいの人数規模で利用するかという点にも着目してみましょう。小規模であれば、シンプルなチャット機能のサービスでも事足りるかもしれません。

しかし、100人以上の組織、あるいは、1,000人~数万人のようなの大規模な組織でのビジネスチャット導入を検討しているのであれば、社内の部署やプロジェクトごとにグループ管理がしやすいかどうか、大人数で使うことによる負荷の耐性はあるのかといった点に着目してみましょう。

自社の利用人数に対応しているかどうかを調べるには、提供ベンダーが公開している事例をチェックすることです。人数や事業内容など、自社に近い導入事例がないか確認してみてください。

▼導入事例はこちら▼
WowTalk(ワウトーク)導入事例のご紹介

 

3. 使い勝手

 
機能や利用人数など自社にとって要件を満たしたビジネスチャットを選定できたら、使い勝手にも注目してみましょう。

これは、現場のメンバーにとってはもちろん、管理者がメンバー管理、グループ管理、セキュリティマネジメントがしやすいかという点も含めた使い勝手です。

ビジネスチャットの種類によっても、「説明書不要で直感的な操作で使えるもの」から「すでに専門知識を持った人がより快適に使えるもの」まで様々です。有料のビジネスチャットでも、無料トライアル期間を設けているサービスもありますので、検討中のサービスを絞り込めたらトライアル利用してみるのも手です。

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4. セキュリティ

 
ビジネスチャットはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスから利用できます。そのため、気軽にコミュニケーションが取れる反面、セキュリティ対策もしっかりと行う必要があります。

そこで、自社の情報システム系の部署が定めるセキュリティポリシーに準じた仕様になっているかどうかも選定の基準になります。

  • 安心して利用できるベンダーのサービスか
  • ファイル共有時の複製や漏えいを防ぐ機能があるかどうか
  • 社外のメンバーと承認無しでやり取りできてしまわないかどうか

 
上記はあくまで一例ですが、検討しているサービスは基準を満たしているか、今一度確認してみましょう。

 

◆コミュニケーションロスの解決にビジネスチャットを活用

 
ビジネスチャットを導入することにより、場所や時間など働く環境を選ばず、即時的なコミュニケーションが取れるようになります。これにより、メールや電話、対面という手段では解決できないコミュニケーション課題をクリアにするのに役立ちます。

通常のコミュニケーションはもちろん、訪問先やテレワークなど様々なシーンで活用できるため、近年注目を集めている「働き方改革」の取り組みにも適しているでしょう。

ビジネスチャットは提供しているベンダーにより機能や特徴は様々です。自社でどのように活用するのか、上述した4つのポイントを踏まえて相性のよいチャットを選定してみてください。社内のコミュニケーションが円滑になることにより、業務生産性の向上にもつながるほか、メンバー同士のエンゲージメント(関係値)の改善も期待できるため、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

 


 

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