業務時間の〇〇%を会議に費やしている!

皆さんは週にどのくらい「会議」に出席していますか?
管理職の人は、週に平均3回、勤務時間の15%程度を会議に費やすと言われています。
もちろん、部署や業種によっても時間は変わってくるかと思いますが、1日8時間の労働時間だと考えると、週に6時間は会議をしている計算です。

会議に割かれている時間は、出席者の業務時間を費やすので、人件費が発生します。時間コスト=会社経費と捉えて、要点を事前にまとめ短時間で終わるように意識することも大切です。

無駄と感じてしまう3つのこと

そもそも会議は、主に「アイディア出し」「意思決定」「情報共有」がメインに行われますが、会議自体を無駄な時間だと捉える人が会社員の約半数はいるのだとか。
とは言え、会議を行わないと業務を進められないケースも多々あります。
はじめに、会議を行う際に何を無駄と感じてしまうか、を考えてみましょう。
ひとつは、事前準備。
会議やプレゼンを行うために資料の作成が必要な場合がありますが、作成するのに何時間も費やしてしまうことがあります。大事な会議だとなおさら気合いが入り完成までに時間がかかってしまうことも。
最近では「プレゼンテーション資料の廃止」を決定した企業もあるらしいので、資料の出来映えよりも活発な議論や意見交換が会議に求められている傾向があります。

二つ目は、進め方。
会議のタイトルやアジェンダが事前に決まっていても、いざ集まってみるとブレインストーミングだけで会議の時間を使ってしまい結論に至らない。

三つ目は、中身の薄さ。
せっかく時間を合わせて会議室に集まったのに、情報共有が成されただけ。これは、本当に集まる意味があったのか?と自問してしまいます。

会議の質と生産性を高めるには?

では、このような問題をクリアして会議の質に高めるには何をしたらいいのでしょう?
ヒントは「社内SNS」の使い方にあります。

社内SNS「WowTalk」なら、スマートフォンから気軽に投稿・閲覧できるので、会議のメンバーが集まる必要なくアイディアの集約や意見交換、情報収集が可能です。

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顔を合わせての会議も時には必要ですが、社内SNSを活用して事前の情報収集や意見交換に役立て、無駄な会議を減らし生産性を向上させてみませんか?

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