KINGSOFT 法人マーケティングチームのマネージャー兼エバンジェリストの鈴木です。
本日は下記の内容で、当社のWowTalkの業務利用例をご紹介する。
読み終わった後に、自社での社内コミュニケーションの課題をイメージできるようになるでしょう。


<本日の内容>
1.WowTalkを使い始めてKINGSOFT社員の働き方が変わった
2.チャットってマジ便利、メールいらんやん
3.ワークライフバランスにもWowTalkが効果的


 

1.WowTalkを使い始めてKINGSOFT社員の働き方が変わった

 

 

KINGSOFTでは、社長から契約社員まで全員が当然のようにWowTalkを使っている。

社内の連絡はメール、電話よりもWowTalkを使うのが習慣になっている。

なぜか?

自社製品なので、自社で使い倒すのは当然ではあるが、それは置いておいて、社内コミュニケーションのスピードがメールや電話と比べて圧倒的に早くなり、業務がサクサクスピーディーに進むからだ。

少し当社のWowTalk利用例を紹介しよう。

当社は、ベンチャー風のカルチャーであるので、とにもかくにもスピードが優先される。質も大事だが、スピードがそれ以上に大事。
そうすると、メールはそのスピード感を実現するには遅くて、電話も相手が離席中や外出中でつながらないことも多く、期待値に達しない。

そうした課題に対し、バッチリはまるのが、社内コミュニケーションの高速化ツールであるWowTalkである。

WowTalkの主な機能は、
・トーク(チャット機能)
・タイムライン機能(掲示板機能)
・無料通話/無料ビデオ通話機能である。

当社では、主に「トーク」と「タイムライン」を使って社内でこのような業務で使っている。

「トーク」:日常の指示、連絡、確認、複数人での情報共有(スマホ会議)、等
「タイムライン」:部署内、部署間、全社での情報連絡/共有/意見集約、等

「トーク」はLINEのような機能なので、LINEをイメージしてもらえれば、メールよりも業務スピードが速くなることは簡単に想像できると思う。
今日は「トーク」の利用例を主に紹介したい。

 


 

2.「トーク(チャット機能)」ってマジ便利、もうメールいらんやん

 

本文用画像②

 

当社はWowTalkを使い倒しているので、メールや内線電話よりもみなWowTalkで業務をしている。

社内ではPC WEB版のWowTalkを常に立ち上げており、外出中はスマホでやりとりをしている。
みなそれを使って常時連絡をしたり、簡単な会議であれば、全てWowtalk上で議論をしている。

 

なによりも繋がりやすいのが良い。

 

一般的に、90%の人はスマホを肌身離さずもっていると言われており、離席中や外出中の人でもスマホでWowTalkを常にみられる状態になっているので、とにかくつながりやすく、レスが早いのである。これがビジネスではとにかく重要。
プロジェクトで動くときや、上司の急ぎの承認が必要な場合などは、相手に確認をして、レスをもらわないとその後の行動がとれないことが多い。
相手からの返答待ち時間はすなわちロス時間である。
これを圧倒的に短縮できるのが「トーク」である。

 

トークルームを部署別、トピック別(案件プロジェクト、会議体、等)に複数作り、それぞれのトークルームごとに日々活発なやりとりをして、業務を高速化している。

 

これをメールでやったらどうだろう?

 

おそらく2倍以上の時間はかかってしまうと思う。
気が遠くなる。。。残業多くなりそう。。。

メールはもともと手紙から派生したツールであり、日常茶飯事の社内のやりとりをメールでやる必要はないだろう。冗長で仰々しくお互いにムダが多い。

トーク(チャット機能)は会話の派生形である。日常コミュニケーションの大半は簡単な指示伝達、確認、報告、意思決定、情報共有等で成り立っており、シンプルな会話の応酬でこまめにやりとりをした方が、コミュニケーションミスやロスがへり、業務スピードも向上する。

社内でもメールを使うのは、正式なやりとりや記録性を重視する場合のみで十分。
それ以外はWowTalkで十分日常のコミュニケーションは事足りてしまう。

メールを当たり前に使っていた時代には全く気付かなかったが、1年半前にWowTalkが業務コミュニケーションのメインツールとなってからは、メールの課題が浮き彫りになり、現在では、WowTalkがなければ当社では業務がまわらなくなるほどである。

<メールの課題>
・相手が読んでいるかわからない。
・大量のメールに埋もれて、見落としが生じる。
・形式的な文面で文章が長くなりがちで本意をとらえづらい。
・往復が多くなると、引用が多くなり、すぐに全体像を把握できない。
・返答の際、きちんと文章を書かないと失礼と思う心理があり、返答が後回しになりがち。

WowTalkでは上記課題をすべて解決しており、業務がコンパクトかつスピーディーになる。
案件プロジェクトに関わる社内の進捗スピードは従来の2倍、社内での意思決定や稟議決済スピードは、従来の半分以下の時間でこなせるようになっている。

インターネットが進み、世界はどんどん狭くなってきているので、スピードこそ命である。
そうした流れの中で、新しい働き方を実現する業務コミュニケーションツールとして、今後もチャットを使った業務は進んでいくだろう。
事実、調査機関のレポートを見てもこの分野(ビジネスチャット、社内SNS等)は毎年成長している。

少し、話が脱線してしまったので軌道修正。

当社がWowTalk導入により従来の社内コミュニケーションを変革した事例は下記である。
これにより、社内コミュニケーション関連の手間や時間は半減された。
全員がハッピーである。

<メールからの置き換え>
■日常的な上司への報連相
■部署内のメーリングリストによる情報共有や周知事項連絡
■グループ/チーム単位でのこまめな情報共有

<内線電話からの置き換え>
■業務上関連のある部署への内線連絡
半分くらいの確率で外出や離席により相手につながらないことがあった。
折り返しの連絡をもらっても、今度は逆にこちらが離席中・・・など。
これがWowTalkであれば、どこにいてもすぐに連絡をもらいやすくなり業務の滞りが減った。

<業務フローの置き換え>
■緊急の承認依頼
従来はワークフローツールで承認を取っていたが、迅速な承認がしづらかった。
現在は緊急時はWowTalkで迅速に承認を得て、すぐに行動ができるようになった。
ワークフローでの正式決済は後追いでやれば良い。

<リアルなやりとりからの置き換え>
■会議の削減
簡単な情報共有のみの会議であれば、チャット会議に置き換えられるので、
メンバー全員が同じ時間に一か所に集まる負担が減った。
また、会議が減ることによる印刷費や電気代等の削減もできた。
会議時間分の時間が短縮され、残業時間も減った。

 


 

3.ワークライフバランスにもWowTalkが効果的

 

 

当社はコアタイムがないフルフレックス制を導入しており、いつ出勤していつ帰っても良いので、自分のスタイルに合わせて仕事ができる。

日によってプライベートを優先させて、自由な出社/退社ができる勤務体系ある。
私もジム通いが趣味なので、16時で帰ってジムに行き、リフレッシュしたりしている。

 

国としてもワークライフバランス(内閣府)や働き方改革(厚生労働省)を提唱しており、今後もこのようなワークスタイル変革の流れは加速していくだろう。

ブラック企業は公表(厚生労働省)されるようにもなってきているし、2015年12月からは社員のストレスチェック制度(厚生労働省)なども義務付けられ、ワークスタイル変革はあなたの会社でも取り組むべき課題なのである。

 

それを実現する1つの選択肢として、当社はWowTalkを利用しており、スマホ1つで仕事が進むような形になっている。

私の場合、朝の勤怠連絡や日中のマーケティングチーム内での進捗確認や業務のやりとり、上司への相談や緊急の承認依頼、夜間休日のトラブル時の連絡等すべてWowTalkで行っている。

逆を言うと、WowTalkがなくなったら私の業務は一気に滞り、今のスピード感は担保できなくなる。もう逆戻りはできない。

 

それくらい、一度導入すると、過去のやり方やツールで当たり前だと思っていたことは、すべて課題へと変わる。
革新的なツールが出ると、それ以前の働き方において当たり前とされていたことが、一気に不便と感じられ課題として顕在化する。
新しいツールは、昨日までの古いパラダイムを根本から変える威力がある。

 

WowTalkはキングソフト社員のやる気とチームでのパフォーマンスを最大限引き出し、結果的にワークライフバランスをも満たす働き方を実現している。

ワークスタイル変革もここ1年で積極的に推進しており、「働き方」におけるストレスは低い。

社内コミュニケーションは毎日の大半の時間を使うので、ここでストレスを溜めるのはナンセンス。

 

一度あなたにも、自社のコミュニケーション環境が、人、チーム、会社にとって最適な働き方を実現できるようになっているか考えてみてほしい。

 

 

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