KINGSOFT 法人マーケティングチームのマネージャー兼エバンジェリストの鈴木です。

本日は前回に続き、当社のWowTalkの業務利用例をご紹介します。
今回はタイムライン(共有機能)にフォーカスしてお話します。
読み終わった後に、自社での社内コミュニケーションの課題をイメージできるようになるでしょう。


<本日の内容>
1.タイムラインって業務の中でどうやって活用するの?
2.KINGSOFT社内はタイムラインを使って全員が気ままに情報発信
3.社内の繋がり強化、仲間意識の醸成にもWowTalkが効果的


1.タイムラインって業務の中でどうやって活用するの?

 

本文用画像①

 

KINGSOFTでは、社長から契約社員まで全員が当然のようにWowTalkを使っている。
今回は共有機能(通称:タイムライン)を使った活用事例を紹介したい。

まずは、当社の社内の情報共有の運用の棲み分けについて。

社内情報ポータルとしては、GoogleAppsの一機能であるGoogleサイトを利用している。
この社内情報ポータルには、下記のようなものが掲載されている。

<当社の社内情報ポータルの掲載コンテンツ例>
・重要なお知らせ
・よくある質問
・年間カレンダー
・座席表
・社内規定/ルール
・職務権限表
・勤怠内規
・業務窓口
・組織図
・社内申請書類
・共有ドライブ
・各種マニュアル
・社内公募

どちらかというと、社内情報ポータルは毎日見るというよりは、必要な時に見に行く「社内情報まとめサイト」である。

お客様と会話をしているとたまに心配の声がある。
「社内ポータルやグループウェアを入れているから、タイムラインは便利そうだけどツールや運用が二重になるのでは?」

しかし、このような社内ポータルとWowTalkのタイムラインは二重にはならず、むしろ棲み分けている。
タイムラインは社内ポータル/グループウェアではできない部分を補完して会社の業務を円滑に回す潤滑油の役割を果たしているのである。

社内ポータルは、「静」で「ストック型」。
PCからのアクセスが中心で、必要な時のみ利用する情報メディア。

それに対し、タイムラインは、「動」で「フロー型」。
スマホ(もしくはPC)でどこからでもアクセスできて、毎日生きた社内情報/ニュースに接することができる情報メディア。

どちらも補完しあっているので、ないと困る。

日常の社内情報を社内ポータルで共有しようとすると、毎日「能動的にアクセスをして見に行く」習慣がある人は良いが、おそらく大抵の人は見に行かない。

WowTalkのタイムラインであれば、Facebookのように手元のスマホで簡単に社内の情報が時系列で流れてくる。
スキマ時間に見るだけでも常に最新の社内状況にキャッチアップできるのである。
これが毎日積み重なると、1年後には「全社での情報共有レベル向上」、「仲間意識の醸成」、「会社や業務への共感」というのは必然的にできてくる。

またユーザー側においても自分の業務に役立つ社内情報が自動的に流れてくる仕組みは利便性が高いので、お互いにハッピーである。


 

2.KINGSOFT社内はタイムラインを使って全員が気ままに情報発信

 

本文用画像②

 

当社では上記で述べたように、全員が社内ポータルとタイムラインの使い分けの整理が頭の中でできているので、日々の情報発信はみなタイムラインで実施している。
主な投稿内容(発信情報)は下記。情報は必要に応じて、開示範囲を部署内に限定したり、全社まで共有したり可変で運用している。

<ニュース系>
・最新トレンド/業界情報/競合情報(マーケティング部門)
・新製品/キャンペーン告知(マーケティング部門)
・メディア掲載情報(PR部門)
・大規模案件受注トピック報告(営業部門)
<社内告知系>
・社内的なお知らせ(総務部門)
・テック系情報やバグ情報共有(技術開発部門)
・業務上の不明点の投稿(全員)
・クレーム情報の共有(サポート部門)
・採用系情報(人事部門)
<その他>
・社内イベント告知
・業務外告知

みんなが共感する内容であれば「いいね」が押されたり、コメントしてくれる人がいるので、投稿者のモチベーションがアップするし、コメント欄を使ってアイディアのディスカッションをしてブラッシュアップもできる。
ここで新しいアイディアのヒントも生まれることがあるので、マーケティング担当の私としてはかなり重宝している。

だいたい投稿すると全社員の1/4~1/3くらいの人が毎回「いいね」を押してくれたり、コメントをしてくれるので次にまた有益な投稿をしよう!というモチベーションにもつながる。

営業マンも「顧客からの反応」「良い事例」「顧客から聞いた競合情報」「実際の顧客からのニーズ」などを共有し、営業組織全体でのレベルアップにも貢献している。

Facebookと同じような見た目、投稿の簡単さなので、肩ひじ張らずカジュアルに、自分が良いと思った情報はすぐに投稿できる企業文化であることも浸透している理由かと思う。

 


 

3.社内の繋がり強化、仲間意識の醸成にもWowTalkが効果的

 

本文用画像③

 

Facebookを思い出してみてほしい。
Facebookだとタイムラインで日々友人の投稿が流れてくるが、実際には数年間会っていない友人でも、Facebookの投稿で頻繁に目にすることで会っていない期間は関係なく親しみを感じる。

これは心理学でいう「ザイオンス効果(単純接触効果)」である。
頻繁に接触する頻度が高いほど、人は相手や物に対して好印象をいだくという法則である。

WowTalkのタイムラインもこれと同じで、社員が毎日いろいろな投稿をすることで、実際に話したことがない人や他拠点の人ともタイムライン上で頻繁に目にすることで相手に親しみを抱き、仕事がしやすくなる。
これが結果的に部署・拠点を超えた社内のつながりをもたらし、仲間意識の醸成にもつながる。

最後に、
タイムラインは「社内SNS」と呼ばれるカテゴリとなるが、調査会社の資料などを見ても今後浸透が進んでいく分野である。
流れには逆らえないのであれば、それを活かすことを早めに検討し導入することをしてみてはどうか?
攻撃は最大の防御であります。

あなたの競合他社もこういったITツールを使って業務生産性をあげていくだろう。
ただ、注意点としては、流行りに乗って目的がないままやみくもに導入しても浸透しない。
導入においては、目的や、既存ツールとの棲み分けた運用設計、自然に浸透させるためのプロセス、等が必要である。

また、社内SNSを使ったことのない会社では、社内SNSそのものは知っていても、社内SNSによる課題解決のイメージがわかないので、「無くても良い」と考えているところもあるだろう。

こういった新しいツールは、一度使って利便性や有益性を体感しないとなかなか理解できない。
一度使って良さを理解すると、使っていなかった時代のことを振り返った時に、いかに自分たちが非効率な働き方をしていたのに気づく。

時代や環境にキャッチアップしない会社はやがて淘汰される。
環境変化に適応できる会社が一番強いのである。

我々は今後も啓蒙・認知活動を通じて、新しい世界観を広げて行き、日本の企業全体の生産性をあげる支援をしていきたい。

一度あなたにも、自社での情報共有のコミュニケーション環境が、人、チーム、会社にとって最適な働き方になっているか考えてみてほしい。

 

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