◆メリットがあるのはわかっても「面倒」な日報提出

 
1日の業務の終わりに「日報」の提出がルール化されている企業も少なくないはずです。

業務の振り返りをしやすかったり、仲間の日報から業務改善の着想が得られたりと、メリットが多いことはわかっていながらも、「毎日やるのは面倒」と感じていませんか?

そういった手間を省ければ、日報提出もストレス無く行えるのではないでしょうか。

今回は、ビジネスチャット「WowTalk(ワウトーク)」の「日報機能」を使って、日報提出を簡単に実現する方法を解説します。

また、「提出」だけではなく「確認作業」をより効率的に、そして次のアクションに役立てるための便利な活用方法についてもお伝えいたします

▼前回の記事はこちら▼

個人向けチャットは危険?安全にビジネス利用できる「パーティション機能」とは

 

◆そもそも「日報」を出すだけで満足していませんか?

 
仕事が終わり、「よし、帰るぞ!」という気分になったものの、待ち受けている日報提出業務……。

仕事終わりの爽快感もすぐに消え、「今日何をやったかな…」と思い出しながら手を進めることもあるはずです。早く帰りたいという気持ちから「日報を提出している」だけになってませんか?

何気なく書いている日報ですが、「お客さんからこんな指摘を頂いた」「今日は予想以上に苦戦した業務があった」のような、いつもの業務との差異が生まれることがしばしばあります。そういった差異こそが業務改善のヒントになったり、新たなビジネスアイデアの源泉となったりするのです。

日報がもたらすメリットについては、ワウテックの技術開発部 部長の伍が詳しく解説していますので、ぜひ一読ください。

▼日報のメリットとは?▼

「報告」はアイデアの源泉!?僕たちがWowTalkに「日報機能」を追加した理由

「日報は面倒だから辞めてしまいたい!」ではなく、「面倒だからこそ、簡単な仕組みにしよう!」という背景から生まれたのが、WowTalkの日報機能です。
次に、WowTalkの日報機能ではどういったことができるのか?お客様からよく頂く質問にお答えします!

 

◆よくある「日報」機能に関する質問

Q1. 日報機能とはなんですか?

A.
日報の提出、確認、検索などをWowTalk内で完結させることができる便利な機能です。スマートフォン版「WowTalk」アプリの「ツール」からご利用いただけます。

毎日ストレス無く提出できるように日報のフォーマット(提出方式)をテンプレートとして登録でき、提出する宛先も2回目以降は自動挿入される仕組みです。

(マネージャーや部長など)日報を確認する担当者はメンバーごとに一覧で確認することができるため、確認作業も簡単に行えます。

Q2. どうやったら日報機能を使えるようになりますか?

A.

WowTalkの管理者用サイトから日報機能をONにすることで利用可能です。

※1 PC版は現在(2018年11月時点)開発中でございます。

※2 WowTalk内のアプリバージョンが古い場合、「日報」が表示されないことがございます。App Store(iOS)、Google Play(Android)よりアプリのバージョンを最新版へ更新をお願いいたします。

Q3. 日報の提出先を指定することはできますか?

A.
可能です。メンバーごとに個人指定できるほか、部門ごとにまとめて提出先を指定できます。詳細はこの記事の後半でお伝えします。

Q4. 定型文を入力するのが面倒なのですが……

A.
WowTalk管理者用サイトから、(最大20個まで)テンプレートの登録が可能です。また、2回目の提出以降は宛先の記憶機能もございますので、日報提出のたびに入力する手間が省けます。

Q5. 日報機能のオススメの使い方(ポイント)はありますか?

A.
日報機能はシンプルな設計になっておりますので、自社に合わせてご活用いただけます。参考までに下記の方法を後ほど詳しくお伝えいたします。

・「確認済」「未確認」のステータス表示により確認漏れを防ぐことが可能
・検索機能で、「人(メンバー)」「日付」それぞれで絞り込みが可能
・文字カウント機能によって「日報の差異」を可視化

まずは、基本的な日報機能の使い方を解説します。

 

◆実際に日報機能を設定してみよう

1. 初期設定

初めて日報機能をご利用いただく方のために、初期設定の方法と提出の方法を解説します!

まず、WowTalk管理者用サイト(AdminSite)にログインしてください。左端メニューの「機能カスタマイズ」から「サービス機能の利用」をクリックしてみましょう。

「日報機能の利用」という項目を「許可」にすることで、全メンバーが日報機能を利用できるようになります。

 

2. 日報のテンプレート登録をしよう

WowTalk管理者用サイト(AdminSite)の左端メニューの下部に「日報機能」という項目内にある「テンプレート管理」からテンプレートの登録と管理が行えます。

テンプレート管理をクリックすると、「新しいテンプレート」というボタンが表示されます。こちらから、新規追加ができます。

 

3. 日報を提出してみよう

WowTalkのスマートフォンアプリのメニュー下部の「ツール」をタップしてみましょう。日報という項目が表示され「トップ」「新規」「検索」という文言が表示されます。

日報メニューの「トップ」をタップすると、上記のページが表示されます。

このページには次の2つが記録され、提出状況を確認したいときにトップを利用してみましょう。

・自分が提出した日報
・メンバーが提出した日報で未確認のもの

次に、日報メニューの「新規」をタップしてみましょう。

こちらは日報を提出する際に利用します。下記を入力後、「送信」をタップすることで提出完了です。

・日報の対象日
・提出先(部門もしくは個人名で指定)
・テンプレート指定(登録している場合)
・日報入力欄

「検索」は特定の日付、メンバーの日報を確認したい場合に利用します。自身が「確認者」として宛先を指定されている日報の検索ができます。

◆日報機能のオススメ活用法

1. 日報の確認状況を可視化する

毎日複数のメンバーの日報を確認していると、誰の、どの日付の日報を確認したかわからなくなり、確認漏れが発生することがあるかもしれません。ただし、WowTalkの日報機能ではそうした不安・悩みをクリアにする仕組みがあります。

日報画面の最下部にある「確認状況」をタップしてみてください。指定した宛先のメンバーごとに「確認済」「未確認」というマークが表示されます。

他人の日報を「確認済み」にする方法

そして、自分以外のメンバーの日報には「確認」というボタンが表示されます。その「確認」ボタンをタップすることで確認済にステータス変更することができ、仮に「未確認にする」というボタンが表示される場合はすでに「確認済み」ステータスの日報ということになります。

2. 「検索」から「メンバー」「日付」絞り込みで確認作業を簡単にする

検索画面で日付やメンバーを選択する画面

日報機能の「検索」を利用することで、メンバー単位、日付単位で日報を一覧表示させることができます。確認作業をまとめて行いたい場合や、特定の日報だけを確認したい場合にご活用いただけます。

また、こちらの機能を活用することで、「日報」としてだけではなく、会議の議事録などの用途にもご利用いただけます。例えば、会議のメンバーを宛先に指定し、議事録のフォーマットを「新しいテンプレート」として登録しておくことで、日報業務と使い分けも可能です。

3. 文字数カウント

WowTalkの日報機能には「文字数カウント」機能があります。この文字数カウントからは、”日報の変化を読み取る”という活用方法があります。

例えば、平均200文字程度の日報が400文字の倍になったとします。これは、タスク量が急激に増えたのか、所感としていつもよりも「書かなければならないことがあった」ことを意味します。

日報の文字数の変化は、業務上何らかの変化が起きた証拠です。こうした変化をすぐに見つけるために文字数カウントをご活用ください。

◆日報提出をシンプルかつ業務改善につなげるには

日報は単なるルーチンワークと捉えられがちな業務の1つです。ですが、日報は毎日提出するからこそ、変化が生まれ、そこに改善案やビジネスの種が潜んでいます。

面倒だからこそ簡単に、そして、振り返りやすいようにメンバー単位で管理できる環境を整えることで、「日報」という報告業務に意味をもたせることができるのです。

WowTalkの日報機能は、今回ご紹介してきたようにテンプレートや検索といった機能を搭載しています。ぜひ、普段の日報提出にWowTalkを活用してみてはいかがでしょうか。

▼前回の記事はこちら▼

個人向けチャットは危険?安全にビジネス利用できる「パーティション機能」とは

▼参考記事:日報のメリットとは?▼

「報告」はアイデアの源泉!?僕たちがWowTalkに「日報機能」を追加した理由