1人あたり100件~150件/日のメール対応から開放!シンプルかつスピーディな情報連携を実現

 

昨今、現在のビジネスシーンにおいて、英語や中国語をはじめとした“外国語”を活用してコミュニケーションを図ることは珍しくありません。むしろ、今後はあらゆるシーンで必要とされる時代が目前まで迫ってきているといっても過言ではありません。既に、普段の業務において外国語が必要となった経験のある方もいるのではないでしょうか。

その際、ぜひ皆さんに注目していただきたいのが「プレイン・イングリッシュ」表現方法です。シンプルにいうと「プレイン・イングリッシュ」とは ”誰にでもわかりやすい必要最小限の単語を使ったクリアでストレートな英語表現” を指します。

その概念をベースとし、 経験豊富で専門性に優れた日本・北米を中心に実務経験3年以上の約700名の翻訳家、ライター、通訳者と業務締結して、「翻訳」「通訳」「IR制作」「セミナー」「Webやドキュメントのローカライズ」などを手掛けているのが株式会社エイアンドピープル(以下、「エイアンドピープル」)です。

エイアンドピープルでは翻訳や通訳の手配など、様々なプロジェクトを1人のメンバーが担当します。そして、その担当者は、実作業だけではなく、翻訳者へのディレクション業務や社外のお客様との連携など様々な業務をこなす必要があり、その際に最も重要となるのが情報共有などの“コミュニケーションの効率化”です。

そうした取り組みの中で見えてきた課題をエイアンドピープルは最終的に、弊社のビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を導入して解決するという判断を下しました。

果たして、エイアンドピープルの組織文化にビジネスチャットはどのようにフィットしたのでしょうか。また、組織におけるコミュニケーション課題をいかにしてクリアにしたのでしょうか。

今回の導入事例では、エイアンドピープルがビジネスチャットを導入した背景・経緯、そして実際にどのように活用しているのかという点を中心に同社のグローバルコミュニケーション事業部 業務推進課長 伊藤祐子 様、同事業部のプロジェクトマネージャー チームリーダー 臧菁 様にお話を伺いました。

 

WowTalk導入前は1人あたり100~150件/日のメール対応に追われていた……

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写真左から、エイアンドピープル グローバルコミュニケーション事業部 プロジェクトマネージャー チームリーダー 臧菁 様、業務推進課長 伊藤祐子 様
【導入の背景・課題】
■課題1:1人あたり100~150件/日のメール対応に時間を追われていた
■課題2:社内向けのタスク管理方法に課題があった
■課題3:社内行事(業務外)には個人向けSNSを利用していた

 

― ワウテック担当者
まず初めに、WowTalk導入に至った経緯を教えていただけますでしょうか?

 

― エイアンドピープル 伊藤様
もともと、弊社ではメールがメインのコミュニケーション手段でした。

弊社のメンバーは12人で、1人あたり月30~40件の案件を抱えています。その中で、お客様とのメールだけではなく、社内の諸連絡にもメールを利用しており、社内外合わせて1日あたり100件~150件ほどメール対応が発生していました。

また、弊社のメンバーは全員女性で、それぞれ家庭があり、時短勤務のメンバーもいます。だからこそ限られた時間の中で効率良く仕事を進めたいという思いが強いのですが、気づくとメール対応に追われて……ということもしばしば。早急にこの状況を改善したいと考えていました。

そのほかにも、社内のタスク管理という面でも課題がありました。当時は翻訳業務以外の社内タスクの管理をMicrosoftのExcelで行っていました。共有サーバーに管理表を保存しておき、それをメンバーが各自で確認するという方法です。

ただ、この方法ではセキュリティという点では良かったのですが、社内の共有サーバーにアクセスしなければタスクを確認できないため、確認漏れが発生したり、確認そのものが属人化、という課題も見つかりました。

 

― ワウテック担当者
複数の課題を抱えていたわけですが、ビジネスチャット以外の解決策というのはありましたでしょうか?

 

― エイアンドピープル 伊藤様
ビジネスチャットが最初の候補でした。1番解決したかった課題が「対応すべきメールが多過ぎること」だったので、「社内向けの連絡メールを無くしていきたい」という思いが強かったため、ちょっとした報告や連絡などのコミュニケーションが取れるものということでビジネスチャットを導入することに決めました。

 

― ワウテック担当者
ビジネスチャットを導入する上でなにか懸念点などはありましたか?

 

― エイアンドピープル 伊藤様
弊社のセキュリティルールと照らし合わせても、特に問題はありませんでした。

例えば、私たちはお客様の決算情報や機密情報を取り扱う業務もありますので、業務に関する話は社外の方とは一切しないルールになっています。入社時のセキュリティ教育も徹底しており、個人のスマートフォンやPCなどの端末利用は禁止しており、会社貸与の端末に関しても指定以外のアプリケーションのインストールを禁止しています。

それに、法人向けのビジネスチャットであれば安心して利用できると考えました。特に、WowTalkはセキュリティを重視していると伺っていたため、その点も安心して導入する決め手の1つとなりました。

 

WowTalk導入の決め手はシンプルかつスピーディに情報共有が行えること

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【サービス選定のポイント】
■ シンプルな機能で簡単かつスピーディにコミュニケーションが取れる
■ 「タスク」「掲示板(共有)」など自社の業務フローに沿って活用できる機能を標準搭載
■ 緊急連絡から業務外の活動までをWowTalkに一元化できる

 

― ワウテック担当者
セキュリティ面以外でWowTalkを選ぶ決め手となったポイントはありましたか?

 

― エイアンドピープル 伊藤様
当時の担当者がいくつかのビジネスチャットを検討し、トライアルも実施したそうなのですが、その中でも最もシンプルで使い勝手が良いと感じたツールがWowTalkだったと聞いています。弊社では社内コミュニケーションを円滑に、かつ、スピーディに行いたかったというのもあり、それが大きな決め手となりました。

あとは、標準搭載されている「タスク」機能が非常に便利だと感じました。タスクの期限が近づくとリマインド通知がWowTalk上に届くことで確認しやすいですよね。タスク管理ツールの中には、リマインド通知がメールで届いてしまうものもありますが、それだと(減らしたかった)メールが増えてしまいます。

私たちの業務フローに合っており、ニーズを満たせるビジネスチャットは何かと比較検討したところ、最終的にWowTalkに決定しました。

導入時のサポート体制も整っており、不明点を質問すればすぐに回答いただけたことも良いと感じています。

 

― ワウテック担当者
続いて、現在のWowTalkの運用状況を教えていただけますでしょうか?

 

― エイアンドピープル 伊藤様
トークで連絡を取り合うだけではなく、よく「共有(掲示板)」を使って情報共有しています。具体的な活用方法でいうと、以前、マネージャー陣にメーリングリストで一斉送信していた情報共有を、共有に置き換えました。

例えば、業界の最新動向や、社内イベントのアンケート、業務に関する諸連絡などです。

こうした情報を共有(掲示板)機能で展開しているのですが、必ずしも全員が確認しなくても良い情報が含まれているので、メーリングリストで届くと本当に確認したかったメールを見逃してしまう可能性もあります。これにより、後から確認したいときにもメールとくらべて確認しやすいところも良いと思います。

 

― ワウテック担当者
トークや共有(掲示板)機能を活用されてらっしゃるんですね。対面でのコミュニケーションとの使い分けなどはありますか?

 

― エイアンドピープル 臧様
基本的にはトークなどのテキストコミュニケーションが中心ですね。

というのも、私たちの業務は、翻訳を始め「集中して作業をする」ということが多く、それに少数精鋭のチームで取り組んでいるので、対面で話しかけるよりもテキストでやり取りする方が効率的なんです。社内メールが多かった理由もここにあります。

それがWowTalkに変わったことで非常にコミュニケーションのスピードが上がりました。

 

コミュニケーションの効率化と活性化により“働く女性ならではの課題”をクリア

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【導入後の効果について】
■ 社内向けの連絡をメールからWowTalkに移行。コミュニケーション工数を大幅削減
■ メンバーの意見を募りやすくなり組織が活性化
■ 時短勤務のメンバーなどでも効率的に業務に取り組めるように

 

― ワウテック担当者
WowTalkを導入したことによって、何か業務上の変化や効果などはありましたか?

 

― エイアンドピープル 臧様
業務上の一番大きな変化は、社内メールがほぼ無くなったという点です。WowTalkで連絡することでメールを削減できるほか、ほぼリアルタイムにやり取りできるようになりました。

私たちは外出する業務が多く、会社に届いたお客様からの電話の取次の共有などがスピーディに行えるのが非常に便利だと感じました。

 

― ワウテック担当者
電話の取次をメールからチャットに移行するだけでかなり時間短縮になりますね。

 

― エイアンドピープル 伊藤様
そうなんです。また、今まではお客様のメールを最優先で対応するため、社内のメールは後回しになってしまいがちだったんです。自動で社内と社外でフォルダが振り分けられる設定にしているため、対応が遅れてしまうこともありました。そういった連絡の遅延もWowTalkを導入してから解決しました。

 

― ワウテック担当者
そのほか、何か変化はありましたか?

 

― エイアンドピープル 伊藤様
先ほどもお伝えしたとおり、弊社のメンバーは全員女性なのです。育児と仕事を両立させているメンバーもいます。

私も時短勤務で、限られた時間の中で業務を効率的に進めなければなりません。そうしたメンバーもいる中で、WowTalkでスピーディに連絡を取り合えるようになったことでより働きやすくなりました。

それに、以前は業務外で働くママ同士の相談グループを個人向けチャットツールで作っていたのですが、そうした情報交換のグループもWowTalkで行っています。社内のメンバー同士のコミュニケーションをWowTalkに一元化することができました。

 

コミュニケーションを改善!新たなビジネス創出の機会に

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― ワウテック担当者
「働く女性」という観点からお話いただきありがとうございます。今後、お二人はWowtalkを通じて働き方をどのように変化させていきたいと考えていらっしゃいますか?

 

― エイアンドピープル 臧様
私は(今の)仕事がとても好きなんです。現在は仕事を中心に捉え、今後もより良い仕事をできればと思っています。WowTalkを導入したことによってコミュニケーションが円滑になり、効率的に業務が進められます。今後はもっと生産性を高めていきたいです。

 

― エイアンドピープル 伊藤様
弊社ではマネージャー以上のメンバーになると、既存の業務のマネジメントだけではなく、新たなビジネスの創出にも取り組まなければなりません。単に時間短縮するだけではなく、ビジネスにおける生産性も高めていくミッションもありますので、そういった観点からも、WowTalkが貢献している面が大きいと感じています。

最近ではコミュニケーションの質が格段に向上しており、お客様からのご意見を頂いたら実際に試してみようと取り組むことも増えてきました。

また、ビジネスチャットがあることによって、コミュニケーションのハードルが下がり社内のメンバーからも意見が生まれやすくなっているため、会社が発展していけるようにさらに活用していきたいです。

 

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk (ワウトーク)」を宜しくお願いいたします。

株式会社エイアンドピープル
https://www.a-people.com/

株式会社エイアンドピープル
代表取締役社長:浅井満知子
事業内容:
・翻訳/技術翻訳
・IRツール企画制作・デザイン・制作
・通訳派遣、国際会議運営
・ローカライゼーション
・マニュアル・取扱説明書の企画制作
・英文セミナー
住所:東京都渋谷区恵比寿西1-3-10 ファイブアネックス 7F
TEL:03-5428-5668

 

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