社内連絡を「メール」から「ビジネスチャット」に!コミュニケーション革命が業務スピードと質を変えた

「はたらくママを応援する」をビジョンに、大阪府に本社を構え保育所の運営や保育士の求人サービスを展開するSSMotherホールディングス株式会社(以下、「SSmother」)。今回のビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」のお客様活用事例は、SSmotherのグループ会社で保育士求人サービス「ベビージョブ」を展開しているBABY JOB株式会社(以下、「BABY JOB」)にお話を聞きました。

同社では「ベビージョブ」を通して、保育士転職・就職支援、研修サービスから、保育園のサポートまでを行っており、子育てをしながら働くご家族、そして保育に関わる保育士さんが働きやすい環境づくりに取り組んでいます。

そして、同グループ企業であるぬくもりのおうち保育株式会社(以下、「ぬくもりのおうち」)では、ご家族が子どもを預け安心して働ける環境を提供する保育事業「ぬくもりのおうち」も運営しています。

そこで、自社の働く環境の改善として、「コミュニケーション方法」の効率面の課題に着目。改善手段として、社内コミュニケーション手段をメールからビジネスチャットに移行するという方法を取り、結果としてグループ会社を含めてWowTalkを導入いただきました。

同社で発生していたコミュニケーション課題を如何にして解決したのか、WowTalkの導入以前と以後でどのような改善が見られたのか、ビジネスチャットの具体的な活用例について、ベビージョブ 情報システム部 部長 子育て支援員 浜本敬 様にお聞きしました。

 

メールの使い勝手、個人SNSのリスクなどに課題……

image3ベビージョブ 情報システム部 部長 子育て支援員 浜本敬 様

【導入の背景・課題】
■課題1:情報共有はメールが主。スピード感や連絡の確認漏れなどに課題があった
■課題2:入退社時のアカウント管理を考慮し個人向けツールは禁止していた
■課題3:ITツールに不慣れなメンバーでも使いやすい法人向けサービスを検討

 

― ワウテック担当者
まず、ベビージョブの事業内容を教えていただけますでしょうか?

 

― BABY JOB株式会社 情報システム部 部長 子育て支援員 浜本敬 様(以下、「BABY JOB 浜本 様」)
ベビージョブは、保育士の求人、転職のサービスを提供しております。応募のあった保育士さん一人ひとりに対して、当社の営業担当者が付き、保育園を紹介し転職までのご支援をさせていただくサービスです。

当社(BABY JOB)のサービスは、Web上での求人でありながら“ぬくもり”を大切に、保育士の目線に立ったサービス提供を心がけています。

また、グループ会社では保育事業である「ぬくもりのおうち」という、働くご家族が安心してお子様を預けられるような、ご家族の視点を大切にしている事業も展開しております。

そして、当社でおむつやおしりふきなどの準備をサポートし、忙しい働くお母さんがお子様とゆとりを持って登園できる「手ぶら登園」という事業を新たに開始しました。

保育士や働くお母様にとっての支えとなるようなサービスをこころがけております。

 

― ワウテック担当者
ビジネスチャットを導入される以前はどのように社内コミュニケーションをされていたのでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
非対面でのやり取りに関しては、各個人ごとにメールを利用していました。ただ、ベストな方法だとは思っておらず、効率があまり良くないと感じるシーンが多々あったのです。

例えば、直近でやり取りした内容を確認したいと思った時、すぐに探せないことがありました。メールには、社内外のやり取りが集約されているため、件名から目星をつけてスレッドを辿る……という状況でした。

プライベートでは、個人向けのチャットサービスが当たり前に使われていることもあり、そのようなカジュアルな感覚で使える法人向けサービスがあれば導入したいと感じるようになりました。

 

― ワウテック担当者
メールを利用されていたのですね。ビジネスチャットはどのようなサービスを検討されたのでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
保育士さんも利用することを想定して、ITリテラシーがそこまで高くない方でも簡単かつセキュリティ的な面でも安全なツールという軸から、WowTalkの他にもう1種類のツールを比較検討しました。

また、上記2サービスに加えて個人向けのチャットサービスの中に「法人向けサービス」を提供しているものもあり、一時的に候補に上がりました。

ただ、普段使っている個人向けのチャットのアカウントに紐付けることから、その連絡手段が使い手によって混在してしまうかもしれず、情報漏えいなどのリスクも考えられなくはないということで、選定時の候補からは外すことにしました。

 

セキュアな管理機能と直感的な操作性に魅力を感じ導入決定!

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【サービス選定のポイント】
ポイント1:個人向けサービスに近い直感的な操作性
ポイント2:法人利用に特化しているため公私混同の抑止につながる
ポイント3:管理者が社員のアカウントの追加/削除が行える

 

― ワウテック担当者
最終的にWowTal導入に至った決め手はどこにあるのでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
「法人向け」に特化して提供されているチャットサービスでありながらも、直感的に使えるようなわかりやすい操作性が大きな決め手となりグループ会社を含めて導入いたしました。

法人利用に特化したサービスの中には、複雑な使用感のものも少なくないですよね。その点、WowTalkは個人向けに近い操作性を持っているため、IT関連サービスに不慣れな保育士さんでもすぐに利用できると感じました。

さらに、「プライベートは個人向けチャットサービス」「仕事ではWowTalk」というように使うサービスを明確に分けていることを社内で周知できるというところも、セキュリティ上のメリットになりますよね。

 

― ワウテック担当者
導入を決めた際、法人向けサービスとして期待されたポイントはありましたでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
アカウントの追加と削除が管理者によって一括で行えること。そして、投稿権限などを組織の役割に応じて管理できることが優れていると感じました。

例えば、個人向けのサービスだとそこは従業員一人ひとりに委ねられる部分になってしまいますが、入退社の手続きと共に会社側がチャットサービスも合わせて管理できるので、より安心して利用できるだろうという期待がありました。

管理者向けの機能としてトークのログ閲覧ができることも選定時に重視したポイントです。日常的な利用ではなく、何らかのトラブルが発生した場合を想定し、文章として根拠を残し必要に応じて提示できるため、リスクマネジメントの観点から安心だと感じました。

 

― ワウテック担当者
「役割に応じた管理」をされているとのことですが、具体的にどのように権限を分けているのでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
取締役と役員以上のメンバーが「共有」機能に投稿できるように設定しており、部長以下の役職者は一部のメンバーのみ投稿可能という設定にしています。

特に共有は、全員に向けて周知可能な機能なので、誰でも自由に使えてしまうことでコミュニケーション上のトラブルの原因になりかねないと判断したためです。

 

保育士同士や本社の部門の枠を超えたコミュニケーションが快適に

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【導入後の効果について】
■ 本社と保育士、保育士同士の情報交換ツールとして活躍
■ 部署をまたぐプロジェクトの情報共有が円滑に
■ 保育士の欠員時の人員補充や休園のお知らせなど、本社発信の連絡などを迅速に伝えられる

 

― ワウテック担当者
WowTalkを導入される際、社内(園内)での反響はありましたでしょうか?また、具体的にどのようにご利用されていますでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
メールなど既存のコミュニケーション方法からWowTalkに移行するにあたって3ヵ月くらいの期間はかかりました。特に園で働くメンバーに利用を促すに当たって周知という面からも時間がかかったように思います。

そのため、私自身もそうですし、取締役以上のメンバーにも手伝っていただく形で頻繁にWowTalkで発信を続けました。情報共有などを頻繁に行うことで利用する文化を醸成していきました。ただ、利用方法という観点では特に障壁となるものはなく、周知された段階でスムーズに使い始めているなという印象です。

具体的な用途としては、部署をまたぐようなプロジェクトや緊急課題が発生した時、部署内の一部のメンバーのみで行うプロジェクトなど状況に応じてグループを作りその中で盛んに使われています。

また、個人同士のトークではカジュアルな感覚で仕事中の何気ない話なども頻繁に行われているので、仕事中の標準的なコミュニケーションツールとして役に立っています。

 

― ワウテック担当者
社内での利用頻度が上がってからメンバーの方から反響などはありましたか?

 

― BABY JOB 浜本 様
「使いやすかった」という反応が一番多くありました。トーク機能なども個人向けのサービスに近く、ユーザー機能全体を見ても難しいと感じること無く利用が進んでいる印象です。保育士の方は、IT機器を日常的に利用しているわけではないので、アナログ気質な文化もあるのですが、その中でもWowTalkは抵抗なく触ってもらえたなと実感しています。

その一方で、やり取りが増えることで「どこで、どういったやり取りをしていたのか」を把握するのが難しくなってきたという声もあがってきました。使い方の工夫で改善できることもあるかもしれませんが、検索機能の強化などは今後WowTalkに期待したいポイントでもあります。

 

保育士の欠員状況や休園時の情報共有が素早く伝達されるように

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― ワウテック担当者
WowTalkの利用が進むことで業務上の変化はありましたか?

 

― BABY JOB 浜本 様
社内間のメールがほぼ無くなったことですね。

一部は業務の都合上使っているメンバーもいますが、基本的にはほぼ社内コミュニケーションはWowTalkを利用しています。

仕事に関しては個人版のチャットサービスも禁止しているため、業務で取り扱う社内の情報が知りたければWowTalkを開けば解決するという状態に近づいています。

情報が一つのビジネスチャットに集約され、それを管理者が一元的に管理できるというのは大きな変化です。

 

― ワウテック担当者
社内コミュニケーションの標準的なツールとしてご利用いただく中で、従来の方法と比べて感じられたメリットはありましたでしょうか?

 

― BABY JOB 浜本 様
保育園の園長さん同士のコミュニケーションが図れるようになりました。全地域の園長グループと、関西・関東・東海のようなエリアごとのグループもあります。

保育園には、「園児が何名以上の場合は保育士は何名」といった規定があるのですが、体調不良やご家庭の事情などで急な欠員が発生する場合、すぐに他の園から対応可能な保育士の確認ができるようになりました。

そのほかにも、台風が発生した時に、警報が発令されますよね。そのタイミングで休園に関するやり取りを社内で行うのですが、WowTalk内で迅速に情報共有できるので活用しています。

今までは、電話かメールで行っていたのですが、「電話がつながらないタイミングがある」や「メールの返信がいつ来るのかわからない」といった課題がありました。WowTalkであればいつでも気軽に送信することができますし、未読/既読もひと目で把握できます。

何より、テキストのやり取りでも即時性の高い状態を保てることはメリットですね。そうしたやり取りが全てWowTalkに集約されているため、仕事の効率や正確性という面で助かっています。

 

― ワウテック担当者
最後の質問となります。WowTalkを貴社のビジネスにとってどのような活用をしていきたいと考えていますか?

 

― BABY JOB 浜本 様
WowTalkを導入したことにより業務の効率や可視化という点でメリットを感じられています。

当社は、本社のメンバー、園の保育士さん含めてより働きやすい環境作りにも力を入れています。保育という業界から女性社員も多く、ライフステージに合わせて柔軟な働き方ができることを目指しています。

その中でもコミュニケーションの改善というのは重要な位置づけとなっており、業務を円滑かつ安心して進めるための手段としてビジネスチャットWowTalkを導入しました。

今や、社内コミュニケーションの土台として活用できているため、さらに便利に利用できるよう機能アップデートにも期待しています。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

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ベビージョブ株式会社

代表取締役社長:灘 広樹
事業内容:
・保育士紹介・派遣サービス
有料職業紹介事業許可番号 27-ユ-302494
労働者派遣事業許可番号  派27-303818
住所:〒532-0011大阪市淀川区西中島六丁目7番地8号
URL:https://baby-job.com/company/

 

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