本社・店舗間でのスピーディな情報共有から災害時の緊急連絡まで活躍!

1980年(昭和55年)に、NTTグループの前身である日本電信電話公社の電話加入権取引業から創業者が個人として開業し、NTTドコモとの販売代理店契約、携帯電話のレンタルなどを経て、1991年(平成3年)に法人化した南国テレホン株式会社(以下、「南国テレホン」)。現在は、鹿児島県で3番目のドコモの正規販売店として、5店舗のドコモショップと携帯ショップ3店舗の運営を県内で行っています。

その南国テレホンでは、普段の業務を遂行する上で、注力しているポイントがありました。それが本社から実店舗に向けた情報周知であり、販売に関する優良事例の共有など積極的に情報交換を行い、販売力の強化に努めることでした。

ただ、主たる方法として当時は「電話」で伝達していたのですが、そこに課題感を覚えていたといいます。例えば、訪問先の法人営業担当や店舗での窓口対応を行うスタッフは、一日の中でも接客対応に費やす時間も多く、電話がつながらないといったことも珍しくありません。

まさに、そうした課題改善の検討を重ねた結果、相手の時間を縛ることなくスピーディな情報共有を可能とするビジネスチャットの導入にいたります。

今回のインタビュー記事では、南国テレホン 営業本部 営業推進部 部長 兼 営業企画課営業企画担当課長の横山剛士 様にWowTalk導入の背景と、その活用方法について伺いました。

 

急ぎの要件でも電話がつながらない……販売店特有の情報共有の課題

image4南国テレホン株式会社 営業本部 営業推進部 部長
兼 営業企画課営業企画担当課長 横山剛士 様

【導入の背景・課題】
■課題1:店舗の担当者に向けた周知のスピードに課題
■課題2:接客対応中のスタッフなど電話がつながらないため連絡手段に課題
■課題3:既に導入していた社内SNSの使用感が複雑で浸透しなかった

 

― ワウテック担当者
まず初めに、南国テレホン様はどういったビジネスを展開されているのか、教えていただけますでしょうか?

 

― 南国テレホン株式会社 営業本部 営業推進部 部長 兼 営業企画課営業企画担当課長 横山剛士 様(以下、「南国テレホン 横山 様」)

南国テレホンではドコモショップ5店舗(直営)、ドコモ製品を取り扱う携帯ショップを鹿児島県内の離島に3店舗運営しています。

もともと、日本電信電話公社の電話加入権取引業を創業者が開業し、ドコモから直々にお声がけいただき代理店販売を開始し、法人化したことで現在にいたります。

 

― ワウテック担当者
複数の店舗を運営されているとのことですが、ビジネスチャット導入以前はどういった方法で連絡を取り合っていたのでしょうか?

 

― 南国テレホン 横山 様
弊社には、本社と各店舗それぞれに営業担当がおり、業務の領域も異なります。本社勤務の営業担当は店舗の管理マネジメントを担っており、店舗には窓口もしくは、法人営業の担当者がいます。

その中で発生するコミュニケーションは大きく3つに分けられます。会議の日程を伝える「情報の周知」、担当者同士の「情報交換」、販売方法などの知識「優良事例の共有」です。

対面で会わない時のコミュニケーション方法としては、電話でのやり取りがメインとなり、そのほかに海外製の社内SNSを利用していました。ところが、電話の場合、担当者がお客様の対応をしているタイミングなどつながらないことも多く、情報を周知するまでに時間が掛かることがありました。

情報共有を素早く行いたいと感じており、異なる手段を探していました。

 

全社的な周知や情報交換をよりスピーディに行えることがビジネスチャット導入の決め手に

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【サービス選定のポイント】
■ WowTalkを導入している関連会社からオススメされた
■ 導入時に煩わしい設定不要で直ぐに利用開始できる点
■ シンプルなUIで誰でも素早くコミュニケーションできる点

 

― ワウテック担当者
当時、従来の主たるコミュニケーション手段として「電話」、そして「海外製の社内SNS」を活用していたということですが、どのような点に課題を感じられていたのでしょうか?また、ビジネスチャットを検討されたキッカケはどこにあるのでしょうか?

 

― 南国テレホン 横山 様
社内SNSで迅速に共有できれば良かったのですが、ツール自体でセキュリティ対策がとれないため、運用ルールとしてログインする以前に、VPN接続とセキュリティゲートへのログインを行い、ようやく社内SNSにログインするという手順を踏んでいました。

開くまでの手間が掛かるため、社内SNSを常日頃から開いていない担当者の場合、確認と返答が翌日に……ということもあったのです。SNSでありながらも使い勝手が悪く、それに替わるツールを探そうと模索しました。

そこで、親会社であるMXモバイリング株式会社が利用しているツールとしてビジネスチャットの紹介を受けたことがキッカケとなります。そのツールこそが「WowTalk(ワウトーク)」でした。

セキュリティ性の高いツールでありながら、ログインするだけで誰でも簡単に使えるという点が魅力に感じ、導入を決めました。

 

― ワウテック担当者
現在ではどういった用途でWowTalkをご利用されているのでしょうか?

 

― 南国テレホン 横山 様
冒頭でお伝えした、「情報の周知」「情報交換」「優良事例の共有」の3つを主にWowTalkで行っています。

そのほかには、周知に含まれるものではあるのですが、「注意喚起」ですね。「この店舗でこういう状況が発生したので、皆さん注意しましょう」といったニュアンスの周知を行うこともあります。

全社的なアナウンスももちろん行いますし、各店舗の店長同士のグループのほか、細かく業務に併せてグループを作成して利用しています。また社員の強みなどに合わせて、「こういった面をもっと伸ばしていこう」といった個別指導のような使い方も本社に居ながら行えるのが便利だと感じています。

 

鹿児島豪雨の出勤状況確認や情報共有に活躍!

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【導入後の効果について】
■ 鹿児島県の記録的豪雨の際の迅速な安否確認と情報共有
■ 社内の情報共有や周知をほぼWowTalkに一元化
■ 独自に運用ガイドラインを作成し利用促進に成功

 

― ワウテック担当者
WowTalkを利用される上で貴社ならではの活用方法などはありますでしょうか?

 

― 南国テレホン 横山 様
基本的には会社から貸与したPCとスマートフォンで利用することが前提となっており、それに加えて「WowTalk利用ガイドライン」という運用ルールを定めて利用を促しています。このガイドラインには、機密情報の送信やハラスメントに該当する発言の禁止、勤務時間外の連絡は禁止、会社に関わる重要な情報が届いた場合は必ず閲覧するといった使い方のガイドラインになっています。

上記のガイドラインに沿って、おおむね情報共有の方法はWowTalkに一元化されつつあります。ただし、以前利用していた社内SNSも過去のやり取りを含めた情報が残っているため、完全にWowTalkに移行しているわけではありませんが、一部の店舗ではWowTalkしか利用していないといった事例も出始めています。

 

― ワウテック担当者
個人の端末からWowTalkをご利用されることはあるのでしょうか?

 

― 南国テレホン 横山 様
個人のスマートフォンに関しては、利用ガイドラインに沿った申請を行い、承認を得ることでWowTalkの利用が可能です。その際、会社貸与の端末と同様にセキュリティソフトを入れるといった対応が必要になります。

ただ、今年発生した鹿児島豪雨の際は、災害対応策として全員WowTalkをインストールするという例外措置を行いました。電車の交通状況も読めず、車で通勤する社員は事故の危険があるため、通勤状況の確認や、自宅待機の連絡などを円滑に行うためにWowTalkを活用しました。

スタッフ同士で声を掛け合うような形で「JRのこの沿線が止まっている」や「この地域が冠水している」「この道路が交通止めになっているから気を付けて」といったやり取りを行いました。

1回送れば皆が確認できるので、個別に連絡する必要もなく非常に素早く情報を伝達できました。通勤困難者の確認を行った後、ヘルプで他店舗のスタッフの応援要請を行うなど、イレギュラーなシフトの編成などにも活躍し、この時、WowTalkを導入していてとても良かったと感じました。

 

社内の情報共有をWowTalkに集約し、今後の利用促進も目指す

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― ワウテック担当者
それでは最後の質問です。今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

― 南国テレホン 横山 様
情報伝達の速度が格段に上がり、災害時の連絡手段としても活用できているため導入時の期待以上に利用できているように思います。ガイドラインを取り決めたこともあり、安全かつ快適にWowTalkを利用できるようにしていきたいです。

現在は、トーク機能を主に活用しているのですが、これから共有機能などいままで活用しきれていなかった機能に関しても便利と感じられるような活用方法を見つけていければ良いなと考えています。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

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南国テレホン株式会社
代表取締役社長:山下政憲
事業内容:
・携帯電話の販売代理店
・携帯電話関連商品等の販売
・法人向け携帯端末、ソリューションの提供
住所:鹿児島市東千石町14-10 天文館大樹生命 南国テレホンビル2F
URL:http://www.nantele.co.jp/

 

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