業務中の社内外のコミュニケーションで困ったことはありませんか?

「口頭で説明したけれどニュアンスしか伝わらなかった……」
「デザインラフや営業資料などデータの社内確認に手間がかかる……」
「商談先で社内のメンバーにすぐ確認を取りたいシーンが多々ある……」

対面でのやり取りのほか、メールや電話など様々な方法はありますが、非効率なコミュニケーションになってしまっていることも珍しくありません。ビジネスチャットツールを活用することで、それらを解決する手段になります。

そこで今回は、ビジネスチャットを利用すると得られるメリットを4つご紹介します!

 

◆ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、業務に関する連絡や、メンバー同士のコミュニケーションを目的として開発されているチャットツールです。「社内SNS」と定義されるサービスもあります。

一般消費者向けのチャットツールと異なり、複数人や(部署やチームなど)各グループごとに用いることを想定した設計になっており各社情報セキュリティの強化に取り組んでいるのも特徴です。

また、外部のツールとAPI連携できるビジネスチャットもあるため、自社の業務に合わせて機能を拡張することもできます。コミュニケーションだけでなくプロジェクト管理などの業務にも役立つでしょう。

 

◆ビジネスチャットを利用する4つのメリット

次に、企業がビジネスチャットを利用するメリットを4つご紹介いたします。

 

1. リアルタイムかつ簡潔にコミュニケーションできる

ビジネスチャットは、メールと比べてメッセージが即時的に届くためテキストでありながらリアルタイムでやり取りできるのがメリットです。

例えば、メールの場合、送信の際にメールアドレス・件名・本文を入力する必要があります。一方で、ビジネスチャットは登録されているメンバーやグループ名を選択してメッセージ(本文)を入力して送信するだけで完了します。

そのため、メールと比べて素早く気軽に連絡できるのが特徴です。LINEやFacebookメッセンジャーなど一般ユーザー向けのチャットアプリと近い操作性で気軽に使えます。

訪問先から社内に連絡する際など、メールするほどでもないもののテキストで共有したいときに便利です。

 

2. プロジェクトや部署単位で情報共有が効率化

個人間はもちろん、プロジェクトチームや部署など業務の領域に応じたメンバーでグループを作成できるため、情報共有が効率的にできるのもビジネスチャットのメリットです。

ビジネスチャットの多くは標準機能としてファイル共有機能があります。これは、Microsoft Officeなどで作成した資料や画像や、音声データなどをメンバーに共有できる機能です。

作成途中の資料を社内のメンバーに確認してもらいたいときや、自身が属するグループ内に資料を展開したいときなどに活用できます。

 

3. 場所を選ばず利用できWeb会議も可能

ビジネスチャットの多くは、一般的なチャットツール同様にPCやスマートフォン、タブレットなど端末問わず利用できます。そのため、インターネット回線さえ繋がれば、国内外問わずどういった場所からでもコミュニケーション可能です。

商談や海外出張はもちろん、近年広がり始めているテレワーク(リモートワーク)を実施する際も、スムーズに業務を進めることができるでしょう。

そして、ビジネスチャットにはテキストメッセージだけではなく、音声通話やビデオ通話機能が搭載されているのが一般的です。複数人で通話できるビジネスチャットであれば、オフィスに行かなくともWeb会議で参加できます。

 

4. セキュリティ性が高く外部のメンバーが追加できるサービスもある

ビジネスチャットはその気軽さゆえ、メールよりもセキュリティ性が脆弱という印象を持っている方もいるのではないでしょうか。近年、ビジネスチャットツールの各社ベンダーはセキュリティ強化に力を入れており、安心して利用できます。

法人利用に特化したビジネスチャットは会社がアカウント権限の管理やチャットログの管理できるため、情報漏えいやデータの損壊などに対するリスクマネジメントが可能です。

例えば、管理権限を持つメンバーがグループに制限をかけることで、外部(社外)のメンバーを追加できるビジネスチャットもあります。この機能は、外部パートナーや業務委託のフリーランス担当者と業務を行う際に活用できるでしょう。

私たちが提供するWowTalk(ワウトーク)では、数十人~数千人規模の社員を抱える企業様や徹底したセキュリティ管理をされている金融機関様など、業種業態問わず幅広く導入いただいています。活用方法や使用感などを企業様にお聞きしていますので、ぜひWowTalkの事例紹介もご覧になってください。

 


 

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