ビジネスチャットとは？基本機能や導入メリットを解説！活用事例も紹介

ICT化やコミュニケーションの活性化を目的として、さまざまな企業の間で利用が進んでいる「ビジネスチャット」。テレワークの推進にも後押しされ、その言葉を耳にする機会が増えた方も多いかと思います。主にコミュニケーションツールとして活用されるビジネスチャットですが、具体的にはどのようなツールなのでしょうか。今回の記事では、ビジネスチャットの概要や導入のメリットについて解説します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、業務利用を目的として開発されたコミュニケーションツールです。テキストメッセージの送受信機能やネットワークを介した通話機能など、コミュニケーションに役立つ機能を備えています。

ビジネス利用を目的として作られたツールですが、「個人向けSNS」と使用感が近しく、これまでビジネスシーンで主として使われてきたメールと比較してカジュアルに使えるのが大きな特徴です。

ビジネスチャットと働き方改革

ビジネスチャットは、働き方改革の推進に伴って普及が拡大してきたという側面があります。その理由は、働き方改革の取り組みのひとつである「企業のDX」に、ビジネスチャットが有用であるとされているためです。

ビジネスチャットには、企業のコミュニケーションを支援するための機能が豊富に搭載されています。個別でやり取りを行える「メッセージ機能」や、複数人が1つのグループ内で快適に会話を行える「グループトーク機能」、社員のツール利用状況を管理者がコントロールできる「管理機能」などです。

ビジネスチャットは、これらの豊富な機能を用いることで、コミュニケーションを中心に企業のDXを促進し、働き方改革において重要な「情報共有の高速化」や「社内コミュニケーションの活性化」の実現を叶えます。

ビジネスチャットでできること｜5つの基本機能

ビジネスチャットは、サービスごとに搭載されている機能が異なるため、対象のビジネスチャットによって「実現できること」も変わってきます。それゆえに、ビジネスチャットを選ぶ際は、どんなことができるサービスなのか？を理解した上で、自社に合ったサービスかどうかを検討するのがおすすめです。

一方で、ビジネスチャットとしての基本的な機能については、どのサービスでも共通していることが多く、「ビジネスチャットができること」の大部分は、ここの理解を深めることで十分に知ることができます。 具体的なサービスの検討段階に入った場合、サービスごとの特色を理解しておくことは自社に最適なサービスを選ぶために有効です。

ただし、サービスごとの細かい違いを知る前に、ビジネスチャットという大枠における「できること」を理解しておくことで、それを前提にさまざまなサービスを比較できるようになり、結果として最適なサービス選びの近道となります。

ビジネスチャットの基本的な機能を、5つ取り上げて解説します。

①トーク機能

アカウントを知っている者同士が、1対1でメッセージを交換できる機能です。サービスによっては、社外の人にアカウントを与えられるものもあり、取引先とのコミュニケーションに活用することもできます。

②グループトーク機能

作成されたグループの中で、複数のアカウントがメッセージを交換できる機能です。グループの切り分けや参加させるアカウントの設定は任意で行うことができ、組織やプロジェクトごとにグループを作成できます。

③音声・ビデオ通話機能

ネットワークを介した音声通話やビデオ通話ができる機能です。サービスによっては「画面共有」の機能を備えたものもあります。

④ファイル共有機能

ExcelやWord、PDFや画像など、さまざまなファイルデータを共有できる機能です。端末で撮影した画像をアップロードして共有したり、反対にアップロードされたファイルをダウンロードして端末に保存することもできます。

⑤その他の機能

ビジネスチャットの基本機能は上述した4種類が一般的ですが、市場に流通しているサービスの多くは、この基本機能に加えて、サービスの特色を表す“プラスアルファの機能”を備えていることが多いです。

具体的な機能としては、「日報」や「掲示板」、「タスク管理」などの機能が挙げられます。これらの機能を活用することで、コミュニケーションインフラであるビジネスチャットを起点に、さまざまな業務を効率的に行うことができます。

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールの違いは、大きく分けて3つあります。

1つ目は、「やり取りの手軽さ」です。ビジネスチャットはメールよりもカジュアルに扱えるコミュニケーションツールです。メールは相手が社内であっても“冒頭のあいさつ”や“結びの言葉”といった形式的な文章を入れることが多いですが、ビジネスチャットの場合これらは省略される傾向にあります。

本題のみを記載した文章となることが多く、場合によっては“絵文字”や“スタンプ”を使ったリアクションでコミュニケーションが行われることもあります。フォーマルさが重視されるメールとは違い、スピード感を重視したカジュアルなやり取りをできるのがビジネスチャットの特徴です。

2つ目は、「多人数での情報共有のしやすさ」です。ビジネスチャットはグループトーク機能を活用することで、複数人での情報共有を簡単に行えます。

例えば、プロジェクトの資料をメンバーに共有したいとき、そのプロジェクトのグループに資料をアップロードするだけで共有が完了します。メールのように宛先にメンバーのアドレスを入力する必要はありません。

3つ目は、「コミュニケーションの即時性」です。ビジネスチャットは、メールと比較して打ち込む文章量が少なく本文が簡潔なので、素早くコミュニケーションが取れます。対面で会話をしているかのような早さでやり取りを行うことが可能です。

ビジネスチャットと個人向けSNSの違い

ビジネスチャットと個人SNSの大きな違いは、「セキュリティ機能の充実さ」と「搭載されている機能」にあります。

ビジネスチャットでは、契約書類や個人情報など機密性の高い情報を多数扱うため、情報漏えいのリスクを抑える機能が充実しています。具体的には、「アクセス制限機能」や「通信内容の暗号化」、「ログ監視機能」などです。

また、搭載されている機能が異なることも、両者の違いのひとつとして挙げられます。ビジネスチャットは業務を効率よく進められるように、さまざまな「ビジネス向けの機能」を搭載しています。

「日報機能」や「タスク管理機能」など、エンゲージメント施策や業務効率化に役立つ機能を豊富に備えており、これはプライベートの利用を想定している個人向けSNSにない、ビジネスチャットならではの特徴です。

ビジネスチャットと社内SNSの違い

ビジネスチャットと近しい意味を持つ言葉として、「社内SNS」というものがあります。社内SNSとは、企業利用向けにカスタマイズされたSNSツールのことです。ビジネスチャットとの違いは、大きく分けて3つあります。

1つ目は、社内SNSは社内コミュニケーションの活性化に特化したツールであることです。ビジネスチャットは社内の他にも、例えば社外の取引先とのコミュニケーションにも利用する場合があります。社内SNSは利用者の範囲に社外を含まないという点で、ビジネスチャットとは異なります。

2つ目は、それぞれで得意なことが異なる点です。社内SNSは社内全体への情報周知や告知活動を得意としています。さまざまな企業活動を周知する場所として活用したり、社内報のように利用して社内SNSから社内広報を行ったりといったことが可能です。

一方のビジネスチャットは、スピーディな情報のやり取りを得意としています。そして、前に説明した通り、その範囲は社内だけでなく社外も含むものです。つまり、社内SNSは社内全体に向けた情報の周知・告知が得意なツールであり、ビジネスチャットは社内外を問わず迅速な情報のやり取りを行うのが得意なツールであるということになります。

3つ目は、利用される目的の違いです。社内SNSは、従業員エンゲージメントの向上を目的として導入されることが多いツールです。社内コミュニケーションを活性化させるという特性を活かして、従業員にとって働きやすい組織作りに寄与することができます。

ビジネスチャットは、業務効率化が主な目的として導入されるツールです。迅速な情報共有や、マルチデバイスによる場所を選ばないコミュニケーションなどを実現させ、業務効率化を支援します。このように社内SNSとビジネスチャットは、利用される目的において、前者は社内エンゲージメントの向上、後者は業務効率化の支援といった点で異なります。

ビジネスチャットと社内SNSは、似たような認識で扱われることの多い言葉ですが、これまで説明してきた通り、実はそれぞれで得意なことや利用される目的が異なります。働き方改革やDX化を進める際は、双方の特性を理解し、自社の課題に合った方を選ぶことが大切です。

ビジネスチャット導入のメリット3つ

ビジネスチャットの導入によって得られる3つのメリットを紹介します。

①業務効率化

1つ目のメリットは、業務の効率化が期待できることです。ビジネスチャットを利用することで情報共有が行いやすくなり、さまざまな業務の効率化が望めます。

例えば、紙の報告資料をファイル共有機能によって電子化して共有することで、「資料の印刷」と「提出された資料の回収」といった作業をなくせます。この作業を郵送で行っていた場合、「資料の封入」や「集荷対応」といった業務もなくすことができるでしょう。

またビジネスチャットは、インターネットの環境と使用するための端末さえあれば、どこからでも利用が可能です。場所を選ばずに情報共有や業務連絡が行えることで、不要な移動の削減や情報共有の速度向上といった効果が見込め、業務の効率化につなげられます。

②コミュニケーションの活性化

2つ目のメリットは、社内コミュニケーションの活性化が期待できることです。ビジネスチャットは、メールよりも手軽に扱えるコミュニケーションツールです。

使用感は個人SNSに近しく、絵文字やスタンプなどの機能も備えられています。フォーマルな印象の強いメールと比較して利用に対する心理的なハードルが低いため、社員同士の気軽なコミュニケーションに活用できます。

また、サービスによっては、エンゲージメントを高めるための機能として「アンケート機能」や「サンクスカード機能」を搭載しているビジネスチャットもあります。これらの機能を活用すれば、さらなるコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

③セキュリティの担保

3つ目は、セキュリティ環境を担保できることです。先述したとおり、ビジネスチャットでは機密性の高い情報を扱うため、情報漏えいを防ぐためにセキュリティを強化する機能が充実しています。

その中でも代表的なものは、「IPアドレス制限機能」です。この機能は、端末のIPアドレスをチェックし、許可されたもののみシステムへのアクセスを可能にするといったもの。

ID・パスワードの流出によって未認可の端末からビジネスチャットにアクセスされ、機密情報を抜き取られてしまうといったトラブルを防ぐことができます。

このIPアドレス制限以外にも、管理者が過去のトーク内容を遡って閲覧できる「ログ監視機能」や、データの覗き見・盗聴の防止に役立つ「通信暗号化機能」など、大切な情報を守るための機能が充実しています。

ビジネスチャットはこれらの機能によってセキュリティが強化されているため、安心して業務に利用することができます。

ビジネスチャット導入時の3つの注意点

ビジネスチャットを導入する際は、いくつかのポイントに注意する必要があります。その中でも特に注意しておきたいポイントを5つ紹介します。

①導入目的を明確し自社に合ったサービスを選ぶ

ビジネスチャットを導入する際は、導入目的を明確にした上で自社に合ったツールを選ぶことが重要です。ビジネスチャットのサービスは、高機能なものからシンプルなものまで幅広くあります。相性の悪いサービスを導入してしまうと「社員に使われない」「業務にフィットしない」などの事態に陥ってしまう恐れがあります。

「なぜビジネスチャットを導入するのか」「どのような業務に利用するのか」「社風と相性はいいか」などを事前に確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。

②ルールを定める

ビジネスチャットを導入する際は、利用に関するルールを定めておきましょう。社員それぞれが自由にチャットを使うと、情報共有の方法やタイミング、データを格納する場所などがバラバラになってしまい、無駄なコストが発生します。利用ルールを統一することで社員の間に共通認識が生まれ、情報共有の質が一定の水準に保たれるため、効率よくビジネスチャットを活用できるようになります。

また、利用に関するマナーについてもルールとして定めておくのがおすすめです。ビジネスチャットサービスの多くは、アプリをインストールすることで個人端末からでも利用できます。便利ですが、一方で「オンオフの切り替えが難しい」という課題が発生することも珍しくありません。例えば、「利用は業務時間内に限る」といったルールを設けることで従業員のプライベートを守ることができます。

③教育や研修を行う

ビジネスチャットを導入する際は、利用にあたっての「教育」や「研修」を行う必要があります。ビジネスチャットは多くの従業員が利用するため、中には「使い方がわからない」という従業員がいる可能性もあるからです。ビジネスチャットは従業員に利用されて初めて効果を発揮します。すべての従業員に正しくビジネスチャットを利用してもらえるよう、導入の際は教育・研修を行うようにしましょう。

④セキュリティを確認する

セキュリティの確認も重要なポイントです。ビジネスチャットは、クローズドな環境でのコミュニケーションであるがゆえに、社外秘の情報を取り扱う機会も多く、機密性の高いファイルやデータのやり取りも頻繁に行われるため、情報漏えいのリスクが常につきまといます。そのため、ビジネスチャットのサービスを比較検討するときには、「セキュリティに問題はないのか？」を考えることが大切です。

具体的には、「管理者がどこまで設定をコントロールできるのか」、「盗聴対策などの情報漏えい対策はしっかり行われているのか」、「ベンダーとしての情報管理体制に問題はないのか」といった点に着目して、サービスを比較できるとよいでしょう。

セキュリティが確保されたビジネスチャットを活用することで、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。

⑤予算内におさめられるかどうかをチェック

かかるコストも事前に確認しておきましょう。ビジネスチャットは、1IDあたり月額数百円のサービスが主流ですが、利用する従業員の数が多いと、それだけコストも膨らむことになるので、想定よりも大きな金額になってしまうことがあります。また、従業員を増やす可能性がある場合、そのことも加味して、中長期的な視点に基づいて予算管理を行う必要があるでしょう。想定外にコストが膨らむと予算オーバーとなり、途中で利用を停止しなければならない恐れがあります。

主要ビジネスチャット比較表

ビジネスチャットのサービスは世の中に数多く存在します。その中でも主要といわれるサービスを10つ抜粋して比較表としてまとめてみました。

導入するビジネスチャットにお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

▼より詳しい比較を知りたい方はこちら

ビジネスチャットの導入事例

キングソフトでは、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」を提供しています。ビジネスチャットの導入事例として、WowTalkをご活用いただいている企業様の取り組みを紹介します。

株式会社RSコネクト

ビジネスのIT化をワンストップで支援する株式会社RSコネクト様。働き方改革推進の一環としてビジネスチャットの導入を検討されるようになり、セキュリティ面の高さに魅力を感じてWowTalkの導入を決断されました。

RSコネクト様では、テレワークにおけるコミュニケーション手段として、案件ごとの業務連絡や社内での情報共有にWowTalkをご活用いただいています。

>>株式会社RSコネクト様の導入事例はこちら

三井住友建設株式会社

国内外に拠点を持ち高層マンションや橋梁などの建設工事を手掛ける、三井住友建設会社株式会社様。

2019年4月にDX推進グループが新設され、その推進活動の一環としてコミュニケーションのDXが図られるようになったそうです。管理機能が充実していることや直感的な扱えることなどを魅力に感じられ、WowTalkの導入を決められました。

三井住友建設株式会社様では、離れた場所での業務連絡や報告全般にWowTalkをご活用いただいています。

>>三井住友建設株式会社様の導入事例はこちら

株式会社ビューマインド

「美容サービスを通してお客様の笑顔と幸せを創造すること」を使命とし、パーツ美容のパイオニアとしてNo.1のパーツビューティーサロンを目指す、株式会社ビューマインド様。

同社では、当時利用していたチャットツールの料金改定をきっかけとして、ビジネスチャットのリプレイス検討を開始されました。直感的な操作性と、セキュリティに関する管理機能の豊富さ、営業担当の細やかな対応といった3つのポイントが決め手となり、WowTalkの導入が決定。

ビューマインド様では、普段のコミュニケーションにはトーク機能と共有機能を主に活用いただいています。また、そのほかのセキュリティに関する管理機能の活用においては、ロール機能やパーティション機能を駆使し、「利用者がセキュリティを気にせずコミュニケーションが行えるチャット環境の構築」に取り組まれているそうです。

>>株式会社ビューマインド様の導入事例はこちら

ビジネスチャットを導入して働きやすい環境を

ビジネスチャットは、業務の効率化やコミュニケーションの活性化に有効なICTツールです。DX化やICT化に課題を感じられている企業は、ぜひビジネスチャットの導入を検討してみてください。

また、先ほど紹介したWowTalkにご興味をお持ちいただけた方は、ぜひお気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。サービス利用のお申し込みはもちろん、製品に関する詳しい説明や他社の活用事例の紹介など、専任の担当者がさまざまなご要望にお応えします。また、無料でダウンロードいただける製品資料もございますので、合わせてご利用を検討ください。

※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。

WowTalk製品資料 導入実績10,000社を超えるビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」についてまとめた資料です。機能に関する具体的な説明の他、導入事例や導入効果、料金プランなどの情報も掲載しています。 資料をダウンロード

関連記事

• 
  ビジネスチャットの例文を紹介！シーン別にまとめ
• 
  【2023年】ビジネスチャットツールおすすめ11選！便利な比較表付き
• 
  「WowTalk」の“強み”とは？選ばれる理由と特徴的な機能を解説
• 
  個人SNS間の業務連絡に危険性。安全に使えるビジネスチャットとは