【医療・介護・福祉業】WowTalkの導入事例を紹介！外出先でも迅速にコミュニケーションが可能に

公開日：2024.06.07 更新日：2024.06.07

介護・福祉業界では、お客様の生活に直接関わるサービスを提供するため、スタッフ間の細やかな情報共有が求められます。しかし、訪問介護のように現場が点在していたり、シフト勤務でスタッフの出勤時間がバラバラだったりと、対面でのコミュニケーションが取りづらい環境にあります。そこで、介護・福祉業界でも「ビジネスチャット」の導入が進んでおり、お客様情報の迅速な共有や、スタッフ間の連携強化に役立てられています。

今回の記事では、医療・介護福祉業界におけるビジネスチャットの具体的な活用事例として、WowTalkを導入した企業の事例を3つご紹介します。導入の背景や実際の活用方法、実感している効果についてまとめました。

「ビジネスチャットに興味があるけど、どのように活用できるのかがわからない」「WowTalkの導入検討にあたって、具体的な事例を知りたい」という方はぜひ参考にしてください。

1 導入事例① 社会福祉法人松葉の園
2 導入前の課題
3 WowTalkに決めた理由
4 実感している効果・活用方法
5 導入事例② 医療法人社団明照会
6 導入前の課題
7 WowTalkに決めた理由
8 実感している効果・活用方法
9 導入事例③ 社会福祉法人幸尋会
10 導入前の課題
11 WowTalkに決めた理由
12 実感している効果・活用方法

導入事例① 社会福祉法人松葉の園

社会福祉法人松葉の園(以下、松葉の園)は、「明るく、正しく、潤いをもって」の理念のもとに、保育園、児童養護施設、自立援助ホーム、ショートステイ、板橋区放課後対策事業「あいキッズ」を長年にわたり運営しています。

導入前の課題

WowTalkの導入前は主に電話とメールで情報共有をおこなっていましたが、相手の時間を奪う問題がありました。また、一部では個人SNSの利用もあったため、放課後対策事業において子供たちの個人情報の取り扱いに対する懸念が高まり、セキュリティを担保できるツールを検討することになったそうです。

WowTalkに決めた理由

ビジネスチャットを検討する際に「友達感覚でやり取りをし過ぎない」「何のコミュニケーションか明確にする」「やり取りできる範囲を限定する機能を活用」という点を重視したとのこと。他社製品との比較検討の結果、情報共有のしやすさとカスタマイズ機能の充実さからWowTalkの導入に至りました。

実感している効果・活用方法

同社では、3校の放課後対策事業「あいキッズ」にてWowTalkを活用しています。学校ごとにパーティション機能を使い、必要なグループを作成し、細かい情報共有をおこなっています。共有機能では、事前に用意したテンプレートを活用して日報を共有しており、それらを各校ごとの情報共有グループにシェアすることでいつでも見返せるようにしています。また、常勤の社員・アルバイトのスタッフにアカウントを付与し、運用時間や留意事項を明記した社内SNS運用ガイドラインを配布しているとのこと。その結果、スタッフ全員が同じレベルの情報量で子供の変化を把握できるようになったそうです。オンラインでのコミュニケーションがオフラインでの会話や情報共有をより充実させる変革をもたらしています。

記事URL：https://www.wowtalk.jp/case/matsubanosono.html

導入事例② 医療法人社団明照会

医療法人社団明照会は、愛知県内にある10以上の施設と連携し、在宅医療の総合的な実現に向けて邁進してきたクリニックグループです。多職種との連携や24時間365日対応のシステム化、紹介状の即時発行にITツールをいち早く取り入れ、在宅医療に特化した強みを実現しています。

導入前の課題

ビジネスチャット導入前は主にメールや携帯電話のショートメールでコミュニケーションをしていました。クリニックが多店舗展開を始めた時期に、離れた場所とのスムーズな情報共有が必要となり、個人SNSではセキュリティに不安があったためにビジネスチャットツールを検討しました。リアルタイムで簡単に情報を共有できるツールを探していたそうです。

WowTalkに決めた理由

ビジネスチャットを検討する中で、WowTalkが候補の一つとして挙がりました。キングソフトのOfficeシリーズの信頼性がWowTalk導入の後押しになったということです。医療業界特有のセキュリティ要件を満たしながら、各クリニック間のコミュニケーションを円滑におこなうことができると判断したと担当者の方はいいます。

実感している効果・活用方法

WowTalkの導入後には、トーク機能を通じたメッセージ交換が始まりました。クリニックの規模が拡大するにつれ、電子カルテのクラウド化が進んだ結果、WowTalkの利用数が増加したそうです。活用にあたっては患者データや画像を含む機密情報の共有が容易になったことから、セキュリティ対策は特に重視されているといいます。退職者のアカウントに対しては管理機能から制限をかけ、迅速な情報保護を実施しているのだとか。

同会は、WowTalkの活用によって患者からの体調不良連絡が迅速にドクターに報告できるようになりました。ドクターが現場にいないことが多い訪問診療では、電話での指示遅れがひとつのリスクになります。WowTalkを使うことで、そのリスクが解消されリアルタイムでの対応が可能になったそうです。さらに、電子カルテの情報更新や確認依頼もWowTalkを通じて行われ、情報のタイムリーな共有が実現しました。

共有機能の活用も盛んで、「組織変更のお知らせ」や「新しいクリニック開院情報」などの全社的な連絡事項をWowTalk上で共有し、確認したメンバーが「いいね」ボタンを押す習慣が定着しています。これにより、全社的な情報の伝達がスムーズにおこなわれ、管理部門やクリニック全体の情報共有が強化されたそうです。

記事URL：https://www.wowtalk.jp/case/meishokai-1.html

導入事例③ 社会福祉法人幸尋会

社会福祉法人幸尋会は「お客様の日常に入り、職員一人ひとりが家族のような近い視点でサービスを心がける」ことを目指し、1974年に鹿児島県南さつま市で「特別養護老人ホーム養徳園」を開園しました。お客様の在宅介護支援など訪問介護事業、居宅介護支援事業を展開しています。

導入前の課題

同会では、訪問介護員とサービス提供責任者間の情報共有において、電話、メモ、口頭伝達などの手段がバラバラに使われていました。そのため、伝達内容のニュアンスの違いや、正確に伝わりきらない問題が生じ、お客様との信頼関係を損ねる可能性があったそうです。また、介護職員は訪問先への直行直帰が基本のため、対面で話す機会も限られていました。

WowTalkに決めた理由

情報交換をしている総合商社の担当者からWowTalkをおすすめされたこともあり、導入を検討しました。選定基準は「誰でも簡単に使えること」にあったと担当者の方はいいます。WowTalkは優れたUIを持ち、必要な機能が網羅されていながらも、研修なしに利用できる点が決め手となったそうです。

実感している効果・活用方法

WowTalkの導入により、お客様ごとにグループを作成し、関係者で情報を一斉に共有することが可能になりました。伝達スピードと確実性が向上し、お客様へのサービスが円滑に進んだことで、満足度の向上に繋がったそうです。また、現場から上がってくる情報の質と量が上がったことで、組織内部における情報格差の解消といった効果も実感されています。

また、管理者側ではセキュアでありながらも禁止項目を作り過ぎないバランスを意識し、グループ作成やファイルダウンロードの制限を設定しているそうです。法人全体に使用を拡大する際は、パーティション設定やロール設定による管理が必要だと考えているといいます。

WowTalkの導入により、職員間の連携だけでなく、管理者とのコミュニケーションも活発になりました。メンタル面での相談やキャリアの相談など、立場を超えた社内コミュニケーションが促進され、離職率の低下にも繋がっているといいます。また、資格取得の相談など、前向きな相談も届くようになったということです。

記事URL：https://www.wowtalk.jp/case/kojinkai.html

※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。

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