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“内定者フォロー”でのビジネスチャット活用術

公開日:2021.03.26 更新日:2023.10.03

新卒採用活動において、学生からの突然の内定辞退はどの企業でも起こり得ます。
入社前の採用担当者と内定者間での「コミュニケーション」は、内定辞退や入社後のギャップを防ぐためにも非常に重要となってきます。

では、採用担当者はどのようにコミュニケーションを取ればいいのでしょうか?

優秀な人材を確保し会社を発展させていくために、”ビジネスチャット・社内SNS”を活用した内定者フォローのポイントをご紹介します。

内定者フォローの課題点

内定者フォローを行なうツールとして、メールや電話、FacebookメッセンジャーやLINEなどのプライベートなSNSが使用されるケースが多く見られます。

日常的に使い慣れているツールであるものの、採用活動にてこのようなお悩みが発生がしたことはありませんか。

メールが読まれているかわからない

メールには既読機能がないため、相手がメールを開封したかどうかがわかりません。
採用担当者がメッセージを送ったとしても、相手からの返信があるまで確認状況が不明確なため、リアルタイムなやり取りには不向きと言えます。

メールアドレスが複数存在し、管理が煩雑になる

学生は大学のメールアドレスや個人のメールアドレスと複数のメールアドレスを所有している場合が多く見られます。採用担当者側からすると、どの連絡先にメールを送ればいいか混乱する可能性もあります。

電話で相手の時間を奪う

誰しも経験あると思いますが、電話に出られなかった時に折り返すと相手が出ない。また折り返すと出ない…といった行き違いが起こりやすいのが電話の特徴です。これではお互いにストレスがたまります。また、相手の状況に関わらず一方的にインターセプトし、相手の時間を奪ってしまうのも、電話の課題です。

プライベートSNSの利用

近年様々なSNSの普及により、内定者とのやり取りにFacebookメッセンジャーやLINEを使用している会社も多いのではないでしょうか。そういったプライベートなSNSを使用して内定者のとのやりとりを行なう場合、このような問題が発生する場合があります。

・会社の人にプライベートのSNSを教えるのは抵抗がある
・プライベートなSNSは必ずしもフルネームでやっている訳ではないので、誰が誰か区別がつかず、誤送信してしまう可能性がある
・プライベートのSNSの利用を会社として内定者に求めることは、「この会社大丈夫かな?」とモラルを問われる

ワウテック株式会社での内定者フォロー活用法

ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を自社開発・提供するワウテック株式会社では、2021年卒業の学生を対象に初めて新卒採用活動を開始しました。

昨今の新型ウイルスの流行や働き方改革の影響により、採用活動も主にオンラインでの実施になるなど直接顔を合わせる機会が少ない中で、WowTalkを活用した内定者フォローは非常に有効的でした。

実際に、ワウテック株式会社 人事担当者が行なっている活用方法をご紹介させていただきます。

運用方法

ワウテック株式会社の人事担当者は、内定者との連絡を円滑に行なうために内定者へWowTalkアカウントを付与しています。
その中で、下記の運用ルールを設けています。

・人事担当者と内定者で部門グループを作成
・管理画面の機能カスタマイズでロールを設定
・『グループ「全メンバー」への送信』、『ユーザーによるグループ作成』を禁止
・メッセージを確認したら、「了解しました。」の一言コメントや絵文字リアクションを押す
・月に2回程度、会社のプレスリリース情報やスケジュールを共有する
部門グループを作成することで、人事担当者と内定者間のスムーズなやり取りの実現が可能です。また、WowTalkには送信したメッセージを誰が読んでいるか/読んでいないか(既読/未読)の判別ができるので、文書やメール連絡で発生する「内容確認してくれているかな…」という煩わしさを解決してくれます。

※メッセージの既読/未読の確認方法をYouTube動画にてご紹介しております。

内定者へのメリット

内定者にとって、これから自分が入社する会社の雰囲気を事前に知ることは非常に大切です。
ワウテック株式会社では日常的に、社内の情報共有や管理部からのお知らせに「共有機能」を活用しています。内定者も共有の投稿を確認することで、あらかじめ会社や他の社員の情報をキャッチアップがすることができ、入社後のギャップの解消に繋がります。

また、わざわざ個々にプライベートのSNSの交換をしなくても、WowTalk内で自由に同期や社内の人とコミュニケーションを取ることが可能です。あえて内定者同士のコミュニケーションも開放することで、内定者同士のつながりも自然と深まっていくというメリットもあります。「内定者同士のやり取りを許可してしまって、トラブルは起きないかな?」と心配している人事担当者のあなた、ご安心ください。WowTalkはログの確認も可能になっていますので、万一トラブルが発生した際も迅速に対応が可能です。また、「ログが確認可能」という事実は、内定者同士のコミュニケーションに自由度を与えつつ、一定の秩序を保つことも可能です。

WowTalkを使った内定者フォロー他社事例

実例としまして、2016年よりWowTalkをご利用いただいているMXモバイリング株式会社でも、採用チームと内定者とのコミュニケーションツールとして活用いただいております。

毎年数百名もの内定者がいる中で、メールやフリーのチャットを利用をされていましたが、「メールが読まれているかわからない」「プライベートとの切り分けが難しい」という問題がありました。

WowTalkをご利用いただくことで、重要な連絡事項を送った際に「既読/未読」機能にて中々既読にならない内定者を把握することができ、「あの連絡確認してくれたかな?」と再度連絡をして確認するという作業がなくなりました。一方内定者同士でも個人間で連絡先を交換せずとも各自が自由にやり取りを行ない、コミュニケーションの質は大きく変化したそうです。

▼MXモバイリング株式会社の導入事例はコチラ
https://www.wowtalk.jp/case/mxmobiling.html

まとめ

WowTalkでの内定者フォロー活用術をご紹介させていただきました。

入社前の色々な不安を抱えている学生にとって、採用担当者のきめ細かいフォローや双方向でコミュニケーションを取ることは重要なポイントです。

ビジネスチャットを活用することで、採用担当者の内定者フォローにかかっていた時間や精神的負担を減らし、内定者にとっては入社後のギャップを防ぐことができます。

内定者フォローに課題を感じている採用担当者の方は、ビジネスチャットを活用してみていかがでしょうか。

ワウテック株式会社ではご導入後の手厚いサポートを行なっております。活用方法にお困りの方は、カスタマーサクセスチームまでお気軽にご相談ください。

ビジネスチャット「Wowtalk」サポートページはこちら
https://support.wowtalk.jp/

※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。

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