セキュリティ管理が管理者で完結！サロンスタッフが業務に専念できる環境を構築

「美容サービスを通してお客様の笑顔と幸せを創造すること」を使命として、パーツ美容のリーディングカンパニーの地位を築き上げた、株式会社ビューマインド。首都圏を中心に、「まつげエクステサロン『PLUS EYE』」「アイブロウサロン『ecarg』『ecarg HOMME』」「ネイルサロン『PLUS NAIL』」等を展開しています。

同社では、当時利用していたチャットツールの料金改定をきっかけに、WowTalk（ワウトーク）を導入いただきました。

今回は、株式会社ビューマインド 人事・総務部 山本 琴音 様に、WowTalk導入の背景から導入後の効果までを伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

本部から各サロンへ「一方向の情報伝達」が困難だった

人事・総務部 山本 琴音 様

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたって、どういった背景があったのでしょうか？

— 株式会社ビューマインド 人事・総務部 山本 琴音 様（以下、「ビューマインド 山本 様」）

当社は、サロンの店舗を展開しているため、施術を行うサロンスタッフが社員の大半を占めています。サロンスタッフは、お客様の施術をしている時間が長いので、パソコンを開いて連絡事項を確認することが難しい状況でした。

そのため、WowTalk導入以前から、他のチャットツールを活用していました。

― ワウテック担当者

他のチャットツールを利用していたときには、どのような課題がありましたか？

— ビューマインド 山本 様

まずは、「一方向からの情報伝達」が困難だったことです。以前のチャットツールでは、WowTalkでいうところの「共有（掲示板）機能」がなく、本部から各店舗へ共有事項がある際には、全社員が入っているトークグループに共有していました。

しかし、この運用方法だと、トークグループ内で、スタッフから質問やコメントが寄せられると、共有事項が流れてしまいます。そのため、共有事項が全員に浸透せず、効果的な情報伝達ができないという課題が発生していました。

また、その共有事項の検索も難しく、後から検索して見返すことにも時間を要していて、手間だと感じていました。

― ワウテック担当者

サロンスタッフとして働かれている方が、常にスマートフォンで情報を確認するのは難しいということですね。

— ビューマインド 山本 様

そうですね。サロンスタッフは、施術に入ると、30分から2時間ほどお客様とマンツーマンで向き合うことになります。その間に共有事項が質問やコメントで流れてしまうということがありました。

サロンスタッフだけでも200名以上在籍している当社では、その全員に共有事項を周知させることが難しく、共有情報を一か所に溜めておく必要があると感じていました。

「トークグループ内で発信した共有事項が、サロンスタッフが見逃していてマニュアルに反映されていない」、という事態が発生したこともありました。

― ワウテック担当者

その他に、他のチャットツールからWowTalkに切り替えることになった経緯はありましたか？

— ビューマインド 山本 様

当時利用していたチャットツールの料金改定が、一番最初のきっかけでした。料金改定により、以前と比べて数倍のコストを要する必要がありました。当社は、利用社員が200名以上いたので、数字的にかなりのインパクトがありました。

料金改定の数字的なインパクトに対して、当社がそれに耐えられるほど、そのチャットツールを使いこなせていないと判断しました。これを良いきっかけと考えて、別のチャットツールに乗り換えてみることとなりました。

導入の決め手は、直感的に使えるシンプルさとアクセス権が細かく設定できる点

代表取締役社長・CEO 鈴木 明 様

― ワウテック担当者

WowTalk以外にも複数のビジネスチャットがありますが、他に検討されていたサービスはありましたか？

— ビューマインド 山本 様

主要なビジネスチャットのサービスは、一通りデモを見ながら検討しました。例えば、個人SNSも提供している法人版のチャットツールなどです。

― ワウテック担当者

様々なビジネスチャットのサービスを検討していく中で、どのようなポイントを重要視していましたか？

— ビューマインド 山本 様

まずは、サービスを乗り換えるきっかけが料金改定ということもあり、コスト感が今までと変わらないようなサービスを希望していました。

次に、「説明がなくても感覚で使えるかどうか」というポイントも重要視していました。サロンスタッフは、本業がお客様の接客になるので、本業に関係のないITツールは、すぐに使いこなせるような操作感でなければなりませんでした。何故なら、抵抗感が生まれ、利用が浸透していかないからです。

― ワウテック担当者

サロンスタッフに気兼ねなく使っていただけることは大切ですね。その他にも、検討されていたポイントなどありましたか？

— ビューマインド 山本 様

「使い勝手の良さ」以外にも、「ビジネス」で使うツールなので「セキュリティ面」も重要視していました。特に、サロンスタッフが意識せずともセキュリティを担保できるものを求めていました。

「サロンスタッフは施術や接客に集中してもらいたい」という、当社の社長の意向もあったので、管理者側でセキュリティをコントロールできるツールを検討していました。

― ワウテック担当者

それらのポイントを重視する中で、WowTalkをお選びいただけたということですね。

— ビューマインド 山本 様

そうですね。「使い勝手」という面では、WowTalkも直感的に操作することが可能ですが、他社のチャットツールでも同様に扱いやすいサービスはありました。

しかし、「セキュリティ」という面では、WowTalkのほうが管理機能が豊富で、管理者が利用ユーザーのアクセス権を細かく設定できるので、当社の要件に一番フィットしていました。

また、営業の方の対応についても、各社と比較して非常に細やかに応じてくださったので、その点も少なからずWowTalk導入の決め手になったかなと思います。

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただいて、現在は具体的にどのように利用されているのでしょうか？

— ビューマインド 山本 様

サロンスタッフを含めた社員全員（約200ID）にWowTalkのアカウントを付与しています。また、主要なお取引先様にも、当社で用意したWowTalkアカウントを付与しています。

基本的に活用している機能として、普段のコミュニケーションには「トーク機能」、一方向からの発信には「共有機能」を主に活用しています。

役職や立場によって閲覧できる情報の制限や、外部のお取引先様には公開すべきではない情報のアクセス制限を実現するために、「ロール機能」や「パーティション機能」を活用することで、見るべき人に情報が公開されるように設定しています。

「一方向の情報発信」「双方向のコミュニケーション活性化」が同時で実現可能に

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか？

— ビューマインド 山本 様

WowTalkの「共有機能」を活用することで、「一方向からの発信」が可能になったことです。先ほども申し上げた通り、以前まで利用していたチャットツールには、「共有機能」がなかったので、グループトーク上で情報の周知を行っていました。

それが、WowTalkを利用することによって、「社長からの発信」や「社内制度の変更告知」などが、社員の方々に気づいてもらいやすい形で行えるようになりました。

「一方向からの発信」以外にも「双方向のコミュニケーションの活性化」としても、「共有機能」は活躍できると感じています。現状は、スモールスタートという形で進めているものになりますが、「ベストプラクティス」というナレッジ共有を始めています。

これまでは、店舗内やブランド内のみで成功事例の共有がされていました。しかし、成功ノウハウを全店舗に展開し、それを他店・他ブランドが参考にすることで、より売上や顧客満足度の向上につながるのではないかと考えています。

現在は、本社社員が取り組みをピックアップして投稿するような文化醸成の段階ですが、いずれはスタッフ自ら投稿してもらうことで、さらに盛り上げていくことが目標です。

― ワウテック担当者

スタッフの成功事例が全体に共有されることは、スタッフの方々のモチベーション向上という面でも良い取り組みですね。

— ビューマインド 山本 様

そうですね。現状、投稿があった際は、お互いに「いいね！」などのリアクションをしていきましょうと伝えていて、実際に取り上げられた本人も「いいね！」がつくと嬉しそうにしていますし、成功事例を真似してみようという動きも出てきています。

― ワウテック担当者

素晴らしいですね。続きまして、WowTalkを導入後、具体的に感じている効果はございますか？

— ビューマインド 山本 様

以前もチャットツールを使っていたので、チャット自体を活用することの効果はあまり変わりませんでしたが、以前より、良い意味でラフなコミュニケーションができるようになりました。

WowTalkは、スタンプが豊富でかわいいものが多いので、女性のスタッフが9割以上を占めている当社では、非常に活躍しています。

今までは、トークで連絡があった際は、「ありがとうございます。」と文字で送信していたものが、スタンプで送れるようになったので、その点ではコミュニケーションにスピード感が生まれたような気もします。

― ワウテック担当者

続きまして、運用・管理面で山本様自身が感じられたWowTalk導入後の効果などはありますでしょうか？

— ビューマインド 山本 様

新しくスタッフが入社された際に、セキュリティに関する周知をその都度行わなくても良くなりました。

以前のチャットツールでは、ユーザーの登録だけを行えばよく、その点はすごく簡単な作業でしたが、追加後、ユーザーに対してセキュリティに関する注意喚起が必要でした。

しかし、WowTalkでは、「パーティション機能」や「ロール機能」を活用することで、管理側で適するセキュリティ環境を設定できるので、利用者にセキュリティを意識させなくても済むようになりました。私もスタッフも「お互いに意識しなくて良い」という点で、運用の負担が大きく減りました。

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか？

— ビューマインド 山本 様

災害対策の一環として、「安否確認機能」を活用していければと考えています。ワンタップで安否確認ができたり、文字や写真・位置情報なども送れたりと使い勝手は良さそうなので、活用していきたいです。

また、「サンクス機能」も活用していきたいと感じているので、現状運用ルールを考えているところです。

株式会社ビューマインド 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社ビューマインド 山本 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。