情報発信。緊急時の連絡手段としても大活躍

 
北海道を中心に約200店舗を構えるドラッグストア事業をはじめ、調剤事業、卸・商品開発事業、マーケティング事業などを展開するサツドラホールディングス株式会社(以下、「サツドラホールディングス」)。

サツドラホールディングスでは、同社が掲げる働き方改革に向けた取り組みである「サツドラジョブスタイル」の一環として、2017年にスマートフォンを導入。その際、スマートフォンをビジネスツールの1つとしてより有効活用するためにも、社内のコミュニケーションツールとしてビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」の採用を決断しました。

当初は自由度の高いカジュアルなコミュニケーションツールとして活用していましたが、利用目的を明確にしたことと、運用ルールを必要に応じて都度ブラッシュアップ。それが功を奏して、現在では「社内の情報連携・共有手段」として、さらには「緊急時の連絡手段」と、すでに会社にとっては重要なインフラという存在です。

そこで今回のサツドラホールディングスへのインタビューでは、2年前にWowTalkを導入した背景や運用の方法と、そこで見えてきた課題と現在の活用方法に関して、株式会社サッポロドラッグストアー(以下、「サッポロドラッグストアー」) 総務部 庶務担当マネジャー 諏訪正彦 様、サッポロドラッグストアー 業務システム部 IT基盤担当 成澤公彦 様、サツドラホールディングス CIグループ 広報・CSR担当 吉田真紀 様にそれぞれの部門の視点からお話を伺いました。

 

独自の働き方改革「サツドラジョブスタイル」がキッカケに

 

image4写真左から、業務システム部 IT基盤担当 成澤公彦 様、CIグループ 広報・CSR担当 吉田真紀 様、総務部 庶務担当マネジャー 諏訪正彦 様

 
【導入の背景・課題】
■課題1:同社独自の働き方改革「サツドラジョブスタイル」推進の手段として必要に
■課題2:フィーチャーホンを使った連絡手段に課題を感じていた
■課題3:実店舗の写真共有の方法に課題を感じていた

 
― ワウテック担当者

WowTalkをご利用いただき2年が経ちました。改めて、当時の導入の経緯を教えていただけますでしょうか?

 
― サッポロドラッグストアー 総務部 庶務担当マネジャー 諏訪正彦 様(以下、「サッポロドラッグストアー 諏訪 様」)

2年前の2017年にWowTalkの導入のキッカケとなったのが、働き方に関する取り組み「サツドラジョブスタイル」を掲げたことです。

この取り組みの中に「多様な働き方促進制度」があり、在宅ワーク、女性の出産や育児を考慮した働き方など柔軟な働き方の制度化を進める中で、場所や時間を問わず働く環境づくりの一貫として、スマートフォンの社内貸与が決定しました。そして、スマートフォンを活用した連絡手段として、ビジネスチャットを検討するに至りました。

 
― ワウテック担当者

「サツドラジョブスタイル」の推進やスマートフォン導入以前の働き方の課題は何だったのでしょうか?

 
― サッポロドラッグストアー 諏訪 様

当時の社内の情報連携、コミュニケーション手段としては、社内のイントラネットのみで利用可能なメッセージサービスでした。そのほか、外出中の営業担当やサツドラ店舗の従業員とのコミュニケーション手段としてフィーチャーフォンを貸与していました。

前者のメッセージサービスは、社外に一歩でも出れば利用できませんし、フィーチャーフォンはセキュリティ上のルールでショートメールを禁止していました。そのため、ちょっとした外部での打ち合わせなど「異なる場所」で働く場面での、連絡フローに課題を持っていました。

在宅ワークなど働き方も多様化する中で、ますますこうしたコミュニケーション課題が発生することを想定できますし、働き方改革の第一歩として「サツドラジョブスタイル」があり、そこでスマートフォンとビジネスチャットを積極的に活用していこうという流れになりました。

 
― ワウテック担当者

実際、各店舗ではどのような課題がありましたでしょうか?

 
― サツドラホールディングス CIグループ 広報・CSR担当 吉田真紀 様(以下、「サツドラホールディングス 吉田 様」)

当時は各店舗にメッセージサービス(PCで利用)とフィーチャーフォンが最低1台ずつ貸与されていました。

私はもともと店舗の担当をしていた時期があり、特に悩みに感じていたのが写真を本部に送付する時です。

棚の状態などを報告する業務があるのですが、フィーチャーフォンから写真を撮ることはできても、ショートメールを送付することがルール上禁止されていたため、写真データを保存したSDカードからPCに取り込みPCからメール送付していました。

 
― サッポロドラッグストアー 業務システム部 IT基盤担当 成澤公彦 様(以下、「サッポロドラッグストアー 成澤 様」)

こうした背景には、コーポレート・ガバナンスの強化が挙げられます。

現在、弊社は3,000名を超える従業員がおり、店舗はドラッグストアと調剤薬局などを合わせると200店舗以上あります。そうした中で、情報漏えい防止などリスクマネジメントを徹底しつつ、円滑に情報共有を行えることが理想です。

当時のツールやシステムの環境では課題となることも多くありました。

 

「自由なコミュニケーション」から「組織の円滑な情報共有」へ

 
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【サービス選定のポイント】
■ 普段使っている個人向けのチャットアプリと同じ感覚で利用できる
■ SNS感覚で「いいね」を付けられ、誰もが閲覧できる共有機能
■ 法人専用チャットとして用途を限定でき、他ツールと異なる管理ができる点

 
― ワウテック担当者

ビジネスチャットを検討するにあたって、WowTalkを選定いただいた決め手はどこにありますでしょうか?

 
― サッポロドラッグストアー 諏訪 様

導入当時の検討理由としては、まず社内限定のツールとして利用できるか否かという点です。そして、個人向けのチャットアプリのように連絡を取り合うことができ、共有機能はSNSのように「いいね」が付けられるなど、カジュアルに使える点が決め手として大きかったように思います。

「外部とつながない」ことがセキュリティと社内統制という意味でも重要だからです。

 
― サッポロドラッグストアー成澤 様

諏訪と同じく、個人向けのチャットアプリと同様な使い勝手という点は導入する上で非常に大切でした。

さらに、それに加えて、インストールした時点で迷わず使える操作性なので研修や教育を別途実施する必要が無いというのはメリットだと感じています。

実店舗では、各店舗ごとに共有のiPadも貸与しており、そこにもWowTalkをインストールしています。本部からの情報共有がそのiPadにも届くのですが、貸与スマートフォンを持っていなくても誰でもすぐにWowTalkから情報を参照することができます。

 
― ワウテック担当者

WowTalkを導入いただき2年以上ご利用いただいておりますが、2年前と現在で利用方法に変化などはありますでしょうか?

 
― サッポロドラッグストアー 諏訪 様

導入当初は利用ルールは特段設けておらず、自由にコミュニケーション用途に利用していました。ただ、「いつでも」「どこでも」連絡できてしまうというのは、柔軟である反面「業務時間外の連絡」などもできてしまい、それがデメリットになることもあります。

そこで、現在はルールを明確に定めて「今後業務で重要になる情報の共有や連絡」の用途として活用しています。

 
― サッポロドラッグストアー 成澤 様

情報が一斉に誰にでも届くということは非常に大切なのですが、実店舗は「お客様へのサービス」が最も大切な業務です。なので、TPOをわきまえた発信というところを前提に利用している形ですね。

ただ、導入後2年あまり利用していると、さすがに最初の要件と結構変化があります。

例えば、導入初期は自由度を高くしていましたが、現在は情報共有と緊急連絡を主な用途にしています。

業務指示などはWowTalkでは行わず、イントラネット環境のみで利用できるメッセージサービスを利用。今後の業務に必要になるニュースや情報共有などをWowTalkにし、ツールごとに何を発信するかを分けているんです。

 

2018年の北海道地震時の安否確認ツール!迅速な対応を実現

 
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【導入後の効果について】
■ 北海道地震時の緊急連絡として活躍
■ 広報や社内報など情報共有が促進した
■ 他ツールとの組み合わせた情報発信を実現

 
― ワウテック担当者

導入から2年。使い方に変化がということですが、特に効果を感じた出来事などありましたでしょうか。?

 
― サッポロドラッグストアー 成澤 様

この2年間で最も導入効果として良かったなと感じたのは、昨年(2018年)の9月に発生した北海道胆振東部地震のときの緊急連絡です。電話がつながりにくく、停電も発生したため連絡網として大きな役割を果たしたのです。

 
― サッポロドラッグストアー 諏訪 様

先程、成澤からお伝えしたとおり、WowTalkの強みでもあり、弊社導入の決め手にもつながった「研修不要」という点もプラスに働いたと思っています。

誰でも利用できるという操作性が導入⇒浸透を後押しして、現場のスタッフとも情報共有がすぐに行えました。

 
― サッポロドラッグストアー 成澤 様

弊社の社長は地震発生時に東京に出張していたのですが、WowTalkで随時連絡を取り合いつつ、そこで緊急対策室というグループを作成しました。そのグループに社長と各部門長が入り、本部や店舗の写真などを共有しながら対策を迅速に決定するフローができました。

今年(2019年)2月に発生した最大震度6の余震発生時には、緊急対策室グループが既に稼働していたので情報の抜け漏れなく迅速に対応することができました。昨年の時点でWowTalkが緊急連絡網として活躍することがわかり、情報連携の自信にもなりました。

 
― ワウテック担当者

BCPという観点からも、そうした有事の際に貴社のお役にたてたこと、大変嬉しいです。

 
― サッポロドラッグストアー 成澤 様

以前は、災害発生時は本部に集合してそこで情報を共有し合うというマニュアルだったのですが、WowTalkを導入してから現地での対応が必要ないと判断できれば全員がその場に集まる必要が無いというのも効果としては非常に大きいですね。

私たちしても、そうしたシチュエーションもさることながら、そうした有事の経験を通じて、ごく自然に「WowTalkに情報がすぐ届く」というのが社員1人ひとりに定着しています。

 

社長によるQ&Aも!ビジネスチャットで積極的に情報共有

 
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― ワウテック担当者

災害発生時の連絡手段としてご活用いただいたのですね。ありがとうございます。

ちなみに、そのほかにビジネスチャット(WowTalk)を活用して、コミュニケーションに変化はありましたでしょうか。

 
― サツドラホールディングス 吉田 様

従業員に向けての情報発信が活発になりました。隔月で発信する社内報に加えて、プレスリリースなど広報的な情報を共有機能で発信したり、世の中で起きているニュースなどを積極的に共有しています。

また、弊社の社長は「情報のシャワーを浴びるべき」という考え方を持っており、積極的に情報収集することを是としています。

ウィークリーマガジンとして社長も自ら情報を発信していて、業界の動向に関する情報を共有するだけでなく、「社長へのQ&A」というコーナーも作りました。イントラネット環境のメッセージサービスで、全従業員から質問を募り、それに対して社長がWowTalkで回答するというもので、社内の人気コンテンツの1つになっていますよ。

社長も従業員が何を考えているか知る機会になりますし、従業員も社長がどういった人なのかを知る機会になります。情報発信を通して、会社として相互理解につながっていると感じています。

 
― ワウテック担当者

ありがとうございます。それでは、最後の質問になります。今後、貴社ではビジネスチャットをどのように活用していきたいでしょうか。

 
― サッポロドラッグストアー 諏訪 様

ビジネス利用に特化した「チャットサービス」ということで、安心して利用できるのが利点だと思います。より利用を促進するために、ゆくゆくはBYOD(私物端末の業務利用)なども視野に入れたいなと思っています。

現在は会社貸与の端末にMDMサービスを利用してセキュリティ管理と端末制限をしているのですが、WowTalk側の設定を自社のセキュリティポリシーに合わせて変更するなどの改善が必要になるので今後検討していきたいところです。

 
― サッポロドラッグストアー 成澤 様

弊社では様々なITツールを導入していますが、WowTalkはメールに次ぐ頻度で利用しているサービスです。今後の要望に近いニュアンスになるのですが、高頻度で使うサービスだからこそ様々なツールと連携できるようになれば理想的だと感じています。

情報が外部と分断されることはセキュリティ的に非常にメリットである反面、やはり様々なツールを利用しなければ必要な情報を参照できないという面もあります。

極論ではありますが、WowTalkが情報のプラットフォームのようなツールとなり、開いて検索すれば業務に関する情報をセキュアな状態で網羅できるようになったら嬉しいなと思っています。

 
 
インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 
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サツドラホールディングス株式会社
代表取締役社長:富山 浩樹
事業内容:
・グループ全体の経営戦略策定
・グループ事業会社の経営管理
・グループ全体の資金管理・調達
・グループ全体の広報
・グループコンプライアンスの推進
住所:〒002-8003 北海道札幌市北区太平3条1丁目2番18号
TEL:011-788-5166

 

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