外出中の社員の連絡手段としてWowTalkを!廃止していた日報制度が復活へ!

【導入の背景・課題】
■課題1:メールのやり取りが主だったが、「見てくれたか」という確認が取れなかった
■課題2:営業・工場間の連携のスピードに懸念がありお客様対応に遅れが発生していた
■課題3:日報を書くために帰社する社員もおり、運用に問題を抱えていた

【サービス選定のポイント】
■ チャットだけでなく、日報も利用できる
■ シンプルな機能と操作性で個人向けSNSを使っていない人がいても導入しやすい

【導入後の効果について】
■ 営業・工場間での情報共有がスピーディーでスムーズになった
■ トークの既読/未読機能によって、連絡の行き違いや情報の抜け漏れを防止できた
■ 出先から日報が送れるようになり、日報制度が復活した


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株式会社リフレックスは、神奈川県の横須賀市を活動拠点として、産業廃棄物処理や粗大ごみの処分などを担っている会社です。

同社では、Reduce,Reuse,Recycle,Repairの4つの”Re”を満たすことで価値あるゼロエミッションを実現することをMissionとしていると共に、持続可能な世界を目指す「SDGs宣言」をしており、常に環境問題と向き合って資源循環リサイクル事業に取り組んでいます。

今回は、株式会社リフレックスの代表取締役社長 本田 雅昭 様からWowTalkの導入背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

会社に戻らなければいけない状況が多く、お客様への連絡が遅れてしまっていた

株式会社リフレックス 代表取締役社長 本田 雅昭 様代表取締役社長 本田 雅昭 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— 株式会社リフレックス 本田 雅昭 様(以下、「リフレックス 本田 様」)

大前提として、WowTalkを導入する以前は営業社員にガラケーを持たせていました。その当時、主な社員間のコミュニケーションの手段としてメールを利用していましたが、メールでのやり取りだと「メールを読んでくれたか」ということがわからず、社内間の情報共有のスピード感と正確性に課題を感じていました。

また、工場と営業の間でのコミュニケーションにも課題を感じていました。営業のメンバーが出先から「受け入れ可能な廃棄物」の確認をする際、工場側にその場で撮影した写真を添付したメールを送信するという運用をしていました。しかし、容量の大きい写真はメールで送れず、結局一度帰社してから工場側に確認を取らなければならないという営業・工場間でのコミュニケーションに時間的ロスが発生していました。

実際に、これらが原因で得意先のお客様への連絡が遅れてしまうということがあり、連絡をスムーズでスピーディーに行う必要性を感じていました。

 

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか?

 

— リフレックス 本田 様

日報の運用にも課題を抱えていました。WowTalk導入以前は、ルールとして営業のメンバーにメールで日報を提出させていました。エクセルで日報のテンプレートを作成しており、そちらのテンプレートに沿って書いてもらっていました。

しかし、営業のメンバーにノートPCを貸与しておらず出先から日報を提出することができないので、直帰できる状況にもかかわらず必ず会社に戻らなければなりませんでした。

結果的に、営業のメンバーの時間的ロスやそれにかかる大きな負担を考慮して、日報制度を廃止していました。

 

個人向けSNSを利用していなかった社員も積極的に利用!

リフレックスの従業員の方が建物の前に集合され写真を撮られている様子

 

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか?

 

— リフレックス 本田 様

大きなキッカケとしては、全従業員の社用携帯をガラケーからスマホに一斉に変えるタイミングで、代理店の営業担当の方からお勧めいただいたことです。また、通常のチャット機能に加えて、日報機能も利用できることが大きな決め手の1つでした。

他には、機能やUI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいうことも決め手になりました。プライベートで個人向けSNSを利用している従業員はもちろんのこと、個人向けSNSを今まで利用してこなかった従業員も積極的に使っています。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— リフレックス 本田 様

私自身に加えて、営業、営業事務、工場の責任者のメンバーにWowTalkのアカウントを付与しています。営業のメンバーは主にスマホから、営業事務のメンバーはPCから利用することが多いです。

具体的に利用している機能としては、主にチャットと日報になります。チャットでは、リアルタイムなコミュニケーションをする際に利用しており、日報では、営業のメンバーが日々の活動記録を提出する際に利用しています。

また、グループの作成には制限を設けておらず、自由にグループトークルームを作成できるようにしています。細かくルールで制限してしまうと、従業員の利用促進を妨げると考えたからです。今では、従業員の間でグループが多数作成されていて社内コミュニケーションが活発になりました。

 

各方面での情報共有がスピーディーに!日報制度も復活!

リフレックスの従業員の方が集合し、現場をバックに写真を撮られている様子

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— リフレックス 本田 様

やはりスピード感のあるコミュニケーションが取れるようになったことが一番です。私自身、スピード感というものを他の業務においても大事にしていましたが、WowTalk導入によって、より一層スピード感のある業務を実現できるようになりました。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。具体的にどのようなシチュエーションでスピード感を感じられましたか?

 

— リフレックス 本田 様

営業・工場間でのコミュニケーションがよりスピーディーになりました。営業がお客様先に向かい廃棄物を確認したが、営業だけでは判断ができない場合に工場側に廃棄物の写真をWowTalkで送っています。工場側は、受信した写真を元に「受け入れ可能なのか」や「受け入れ時の見積金額」などの内容を営業側と打ち合わせをしたりしています。

先ほども言ったように、ガラケーを使っていた頃は写真の容量によって一度自社に持ち帰ったりする必要がありましたが、現在は出先から廃棄物の確認を行えるようになりました。

 

― ワウテック担当者

他にスピード感を感じられる場面はありましたか?

 

— リフレックス 本田 様

営業同士の間と営業・営業事務間でもWowTalk導入によって情報伝達がスピーディーになりました。

営業同士の間では、WowTalk上でお客様の情報を共有しています。ビジネスチャット導入以前は、電話でのやり取りが多く、本来は話に3名関わっているのに1対1のコミュニケーションになってしまい、その都度連絡しなければなりませんでした。しかし、ビジネスチャットは複数名をグループ化してトークを行えるので、1度の連絡で済むようになりました。

営業・営業事務間では、主に電話取次の場面で活躍しています。基本的に営業事務のメンバーがお客様の入電対応をして、外回りが多い営業のメンバーに折り返し対応をお願いしています。以前は、電話で連絡していたのですが、営業が商談中で出られず、情報の行き違いが多々ありました。現在は、チャットに送信しておけば相手は好きなタイミングで閲覧することができ、既読/未読機能によって「読んでくれたか」という所も把握できるようになりました。

 

― ワウテック担当者

トーク機能以外に活用して良かったと感じる機能は何がありますか?

 

— リフレックス 本田 様

やはり、日報機能になります。先ほども言ったように、WowTalk導入以前は提出するために必ず会社に戻らなければならないという問題を抱えており、やむなく日報制度を廃止しました。しかし、WowTalkの日報機能を用いることで、出先からでも日報を作成することができて、営業側の負担をとても軽減することができ、日報制度を復活させることができました。

予め管理機能からテンプレートを作成しておいて、営業のメンバーが記入しやすいものにしています。また、宛先は私と営業部長の合計3名に送ってもらっています。日報を読んだ際に、「確認する」という項目があるので、そちらで読んだことを日報作成者に伝えています。

 

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

— リフレックス 本田 様

ビデオ通話をもっと活用していければ、より便利になるのではないかと考えています。現状、営業・工場間でやり取りの際は写真を送信していますが、それに加えてビデオ通話も活用することができれば、よりリアルタイムなコミュニケーションが行えると思います。

 

株式会社リフレックス 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社リフレックス 本田 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社リフレックス ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社リフレックス

代表取締役社長:本田 雅昭

住所:
〒239-0836 神奈川県横須賀市内川2-5-50

URL:http://www.refulex.co.jp/


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