― ビジネスチャット導入前の課題とWowTalk選定の理由について教えてください。

マツハヤ・コーポレーション 坂井 様

以前は、各店舗内で従業員同士のやり取りを個人向けチャットツールで行っており、情報漏洩のリスクが懸念されていました。これがビジネスチャット導入の大きなきっかけです。

会社として従業員間の連絡手段を整備するため、複数のビジネスチャットツールを検討しました。

最終的には親会社であるMXモバイリング株式会社がWowTalkを利用していたこともあり、WowTalkの導入を決定しました。

― WowTalkの利用方法を教えてください。

マツハヤ・コーポレーション 守﨑 様

主に「トーク」と「共有」の機能を利用しています。総務人事部では、通知など全従業員に周知すべき事項をWowTalkの「共有」＞「お知らせ」機能で発信しています。また、WowTalkの安否確認機能も管理画面から設定を完了しており、万が一地震などの緊急時にもWowTalkを通じて安否確認ができる体制を整えています。WowTalkのユーザーIDは全従業員に付与しております。

マツハヤ・コーポレーション 竹野 様

営業本部では、ドコモショップの運営上、製品情報などの機密情報共有が不可欠です。当社には正社員・契約社員・パート・アルバイトなど様々な雇用形態のスタッフが在籍していますが、全員が業務用パソコンを保有しているわけではありません。そのため、現在はWowTalkを通じて周知や情報共有を行っており、日々の業務に不可欠なツールとなっています。また、各ドコモショップの責任者やエリア長は数値管理を行うため、店舗ごとにトークグループを作成し、情報管理や共有を行っています。私自身も、福岡・大分・長崎といった地域ごとにグループを設け、必要な情報を各店舗に共有しています。

マツハヤ・コーポレーション 山口 様

管理面ではWowTalk上で、機密情報まではいかないものの、情報漏洩のリスクも発生するため、WowTalk AdminSiteの「機能カスタマイズ」＞「全社設定」＞「マルチメディアの設定」からスマートフォン等の端末への画像やファイルの保存を禁止しています。

また、新卒内定者や会社外部の方には同AdminSiteの「機能カスタマイズ」＞「全社設定」＞「ロール」の設定を行い、より細かく利用できる機能に制限をかけ、セキュリティ面にも配慮しています。

― 内定者や外部スタッフにWowTalkのIDを付与して、利用するフローを教えてください。

マツハヤ・コーポレーション 坂井 様

内定者や外部スタッフは、社内のWowTalk利用申請を利用できないため、QRコード（アプリダウンロード用・申請フォーム用）を提供し、WowTalkアカウント申請フォームから申請してもらっています。

※申請フォームには、WowTalkの説明や利用制限、誓約事項も記載しています。

1. 対象者の端末でQRコードを読み取り、AppStoreまたはGooglePlayからWowTalkアプリをダウンロードします。
2. 同じくQRコードからWowTalkアカウント申請フォームへアクセスします。
3. フォームに必要事項（氏名、メールアドレス、WowTalk端末IDなど）を入力します。
4. 入力されたフォームデータから、WowTalkユーザーID登録用のCSVを作成します。
5. 作成したCSVを使ってWowTalkユーザーIDを発行・ロール設定し、人事担当と内定者のグループを作成します。
6. 申請者にWowTalkユーザーIDおよび初期パスワードをメールで送付します。
7. 申請者はアカウント登録完了メールをもとにWowTalkへログインし、初期パスワードを変更して利用を開始します。

― 貴社ではWowTalkとワークフローシステムのAPI連携によって業務プロセスの整備をおこなっているそうですが、詳しく教えていただけますでしょうか？

マツハヤ・コーポレーション 守﨑 様

先ほど申し上げた通り、全従業員がパソコンを貸与されているわけではなく、会社のメールアドレスを持っていないスタッフも多く在籍しています。そのため、従来はワークフロー申請の際にリアルタイムで進捗を追うことができず、最終的なステータスを把握できない状況が発生していました。また、紙での処理が必要となる場面も多く、業務効率化が課題となっていました。

そこで、従業員がどのようにすればワークフローの進捗を確認できるかと考え、全従業員が利用している「WowTalk」を活用することを決めました。

ワークフローシステムとWowTalkをAPI連携させ、社内申請が発生した際には「●●さんがこういう申請を行いました」という通知が承認者宛てにWowTalkで自動送信される仕組みを構築しました。承認者はワークフローシステム上で承認を行い、その結果が次の承認者にWowTalkを通じて順次通知されます。これにより、申請から承認までの進捗がリアルタイムで可視化され、業務プロセスの大幅な効率化につながりました。

このAPI連携のシステムはClaris FileMakerを利用し、組み込みから運用開始まで2か月ほどで導入が完了しました。

Claris FileMakerからWowTalkへの申請・承認通知

― WowTalkの導入後どのような効果が得られましたか？また、どのような変化があったか教えてください。

マツハヤ・コーポレーション 守﨑 様

WowTalkとのAPI連携によって、実際に申請フローの中で直属の上司やエリア長など複数の承認者がいる場合、紙でのやり取りだと最終的な完了までに一週間ほどかかっていたものが、現在では約半分の時間で完了できるようになりました。

特に3月や4月の人事異動時期は申請書類が増えますが、従来はパソコンを持っていない社員も多いため、PDFで申請書を送付することも難しい状況でした。WowTalkとワークフローの連携により、申請フローが整理され、業務効率が大きく向上しています。

また、WowTalk全体での効果として、個人向けチャットツールの場合は「未読／既読」の総数しか把握できませんでしたが、WowTalkでは誰が既読かまで確認できる点が非常に役立っています。総務人事の立場からは、体調を崩しているスタッフなど既読にならない場合や最終ログイン時間を確認し、個別にサポートすることも可能となり、社員ケアにも活用できています。

※本記事の内容は2025年4月時点のものです。