会社としてパブリックなツールを導入し、連絡手段を一本化!一斉連絡がスピーディーに!

【導入の背景・課題】
■課題1:会社として明確なツールを設けておらず、社員によって連絡手段がバラバラだった
■課題2:従来の連絡手段では一方通行の情報発信しかできなかった
■課題3:1対複数でのコミュニケーションのスピードが遅かった

【サービス選定のポイント】
■ 会社としてパブリックなサービスとして運用できること
■ シンプルで使いやすく、幅広い年齢層でも即座に浸透できること

【導入後の効果について】
■ 社員同士の情報共有のスピードが格段に上がった
■ 電話、メール、電話メモなど従来の連絡手段がWowTalkで完結するようになった
■ 既読/未読機能により、正確な情報共有ができるようなった


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株式会社内田歯科材料店は、北海道の旭川市を活動拠点として、歯科医療機器、材料、薬品等の販売や医療機器のメンテナンスサポートなどを行っている企業です。

同社は、信頼性や社会的責任が重大な医療業界(歯科医療業界)の方々がお得意先であり、正確で最新の情報を発信し、安心安全な商品のご紹介をしています。営業間で、より正確でスピーディーな情報共有の必要性を感じ、ビジネスチャットの導入に至りました。

今回は、株式会社内田歯科材料店の代表取締役社長 山本 浩史 様にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

会社として連絡ツールを定めておらず、連絡手段が相手によってバラバラだった

株式会社内田歯科材料店 代表取締役社長 山本 浩史 様株式会社内田歯科材料店 代表取締役社長 山本 浩史 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— 株式会社内田歯科材料店 山本 浩史 様(以下、「内田歯科材料店 山本 様」)

WowTalkを導入する以前は、スマホではなくガラケーを社員に貸与していました。その当時は、電話やショートメール、社内的な連絡は別でグループウェアを利用しており、他には私用のスマホから個人向けSNSを利用していました。

会社として明確に連絡ツールを定めていなかったので、連絡する相手によって連絡手段がバラバラになってしまい、非常に煩雑な運用をしていました。

また、外回りの営業の方々に連絡を取る際、従来の連絡ツールでは電話メモという機能を利用していたのですが、運用上の都合によって一方通行の連絡のみになり返信することができない状態でした。

そのため、折り返し確認を取りたい際には電話をしたり、親交が深い社員同士だと個人向けSNSを利用したりしていて、社員の間で「手間だ」という声が多くありました。

 

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか?

 

— 内田歯科材料店 山本 様

複数人に情報を共有する場合のスピードが遅かったことも課題の1つでした。電話は一人ひとり連絡しなければならず、メールは毎回CCに所定の人を入れなければならないので、どちらにしても面倒でした。また、個人向けSNSも連絡先を知っている人と知らない人がいるので、運用が難しい所がありました。

 

シンプルな機能・操作性で幅広い年齢層が在籍していてもすぐに浸透!

株式会社内田歯科材料店のオフィス外観

 

― ワウテック担当者

WowTalkを選んで良かったと感じた点やその理由はございますでしょうか?

 

— 内田歯科材料店 山本 様

まずは、会社内でパブリックな連絡ツールとして浸透させることができた点が良かったです。私自身、ビジネスとプライベートの境界線をしっかりと分けられた方が使い勝手が良いと考えているので、その点を踏まえるとビジネスとプライベートの棲み分けがWowTalkで行えるようになりました。

また、WowTalkはすごくシンプルな操作性なので導入コストがかからずに、すぐに社内に浸透できたことも良かったです。当社の社員は、若い方が20代後半で年配の方が70代後半になっているのですが、その全員がWowTalkを利用しています。

 

― ワウテック担当者

幅広い年齢層の方々に受け入れられていることは、当社としても嬉しい限りです。

 

— 内田歯科材料店 山本 様

WowTalkを実際に利用する以前は、無料で利用できる個人向けSNSもあるので「何故、有料のサービスを使わなければならないのか」と思っていましたが、いざ利用してみるとビジネスとプライベートを切り分けられる点やセキュリティの点から「使い勝手が良い」と感じるようになりました。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— 内田歯科材料店 山本 様

私を含めて、営業の方々と管理部の方々にWowTalkのアカウント(計10ID)を付与しています。外回りをする営業の方々は直行直帰をする場合があり、その場合は営業メンバーのトークグループに「直行します」「直帰します」という勤怠連絡を他の営業メンバーに共有しています。

また、管理機能から特に利用ユーザーに対して制限はかけておりません。連絡する内容によってグループを使い分けているので、その内容に応じたグループに送信するようにしています。

 

一斉連絡のスピード感が格段に良くなった!グループトークへ一度の送信で全員へ連絡可能!

WowTalkをご利用いただいているお手元の様子

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— 内田歯科材料店 山本 様

やはり、情報共有のスピードが格段に向上したことだと思います。ある情報を複数人に一斉に伝える時はトークグループに送信することで、一度の連絡で済むようになりました。

先ほどもお伝えしましたが、電話やメールは一斉連絡には向いておらず、個人向けSNSは会社として強制させることができないですが、WowTalkであれば会社として導入しているものなので、然るべき人にスピード感をもった情報伝達ができます。このように社員によってバラバラな連絡手段であったものが、WowTalkでほとんど完結するようになりました。

また、一斉連絡がスピーディーになったことに加えて、WowTalkの既読/未読機能によって「誰が確認したか」を把握できるようになったことで情報共有の正確性も向上することができました。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。具体的には、社員同士でどのような場面でどのようなやり取りをされているのでしょうか?

 

— 内田歯科材料店 山本 様

管理部と営業の間では、主に管理部の方々だけでは判断ができない内容を担当者に連絡する時にWowTalkでやり取りをしています。まだまだ、お客様から注文をいただく時にFAXで送られてくることが多いので、スマホからFAXの写真を撮影し画像としてWowTalkで担当者に送信しています。

営業同士では、担当の営業の方がお客様からの質問に正確な回答ができないという場合に、営業のトークグループに質問を投げかけるというようなやり取りをしています。

以前は、「この人ならわかるかな」と予想して電話で質問していたのですが、営業のトークグループに質問することで、回答できそうな方を予想する必要もなくなりスピーディーなコミュニケーションが可能になりました。また、全員が質問と回答がトーク上で見られるので、知識の共有もできるようになりました。

 

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

— 内田歯科材料店 山本 様

トーク機能をメインで利用しているのですが、その他の機能はあまり使いこなせていないのが現状です。そのため、共有機能だったりタスク機能を上手に使いこなせている他社事例を参考にしながら、当社でも実現できそうな機能を活用していければ良いと考えております。

 

株式会社内田歯科材料店 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社内田歯科材料店 山田 浩史 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社内田歯科材料店 ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社内田歯科材料店

代表取締役社長:山田 浩史

住所:
〒070-0037 北海道旭川市7条通6丁目左9号

URL:http://uchida-dental.co.jp/

 


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