東日本大震災の発生をキッカケにリアルタイムなやり取りが課題に

株式会社亀岡商会は、1902年に石油専門商社として創業以来、ENEOS株式会社の特約店として、潤滑油を中心とした石油製品のご提供及びサービスステーションの運営をおこなっている会社です。

今回は、株式会社亀岡商会 代表取締役 亀岡 幸子 様、管理部 田中 彩子 様からWowTalkの導入背景から利活用方法までを伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

グループウェアと上手くすみ分けて活用できるツールを検討

株式会社亀岡商会 管理部 田中 彩子 様／代表取締役社長 亀岡 幸子 様

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか？

— 株式会社亀岡商会 代表取締役 亀岡 幸子 様（以下、「亀岡商会 亀岡 様」）

元々本社として管轄されている管理部と法人営業部では、グループウェアをメインで使用しており、その中に搭載されている「掲示板」や「メール」機能を上手く活用していました。ですので、WowTalkを導入するとなった場合、どのように使い分けをするか悩んでいました。しかし、ガソリンスタンドの店舗では自主的に個人SNSを利用してグループトークでやり取りをしていると聞いて、ツールは違いますが既に同じようなことを実現していたようです。ただし、個人SNSはプライベートのものになりますので、若いスタッフたちが積極的にやっていたことをWowTalkに置き換えようと試みました。先ほども申し上げましたが、ガソリンスタンドのスタッフには既に「チャットでのコミュニケーション」という習慣がありましたので、移行もスムーズにおこなうことができました。

― ワウテック担当者

グループウェアを活用されているのとことですが、運用上何か課題など感じられていましたか？

— 亀岡商会 田中 様

グループウェアをスマートフォンから操作をおこなう場合、機能によっては制限がかかってしまいます。「閲覧」をするだけなら便利なのですが、メールを送信する際に上手く相手が選択できなかったり、移動中にメールを返信する操作がやり難いと思う部分もありました。また、個人対複数人となった際、メールアカウントを持っていない従業員へは、グループウェアからの連携が取れないため、それぞれの方法で個別に連携をとる必要があり、効率が悪いと感じる部分がありました。

テレワーク中の会社の「出入り」をWowTalkのトーク上で管理！

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか？

— 亀岡商会 亀岡 様

他のチャットツールとの比較はおこなってはいないのですが、メッセージに対して未読／既読がつくのはWowTalkを使っていて非常に便利だと感じます。さらに、無料のビジネスチャットツールだと既読の表示が付かなかったり、同様の機能がついているものもあるかと思いますが、WowTalkですと誰が既読したのかまで細かく把握することができますので、業務で活用させていただいております。

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか？

— 亀岡商会 亀岡 様

全社のコミュニケーションツールとして導入し、管理画面上で部署ごとに雇用形態を問わず全従業員のメンバー登録をしています。コロナウイルスが流行し始めた当初、弊社では社員の安全確保のためにもすぐにテレワークを導入しました。とはいえ、郵便物の確認のために最低限出社する必要があるため、今日誰が会社に出社しているのか常に連絡が取れるようなグループをWowTalk上で作成しました。例えば、「本社勤務メンバー」や「本社入退出」というグループを作って、「今、（会社に）入りました」「今、（会社を）退出しました」というメッセージを送る運用をしています。また、次に出社する人が引継ぎ項目を確認しているか、先ほど申し上げた既読機能で把握することができます。

また、ガソリンスタンドではシフト管理をWowTalkのグループでおこなったり、お客様からお預かりした車の情報をスタッフ間の引き継ぎや備忘録として残すようにしています。

テレワーク時の日常会話をWowTalkで実現！

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか？

— 亀岡商会 亀岡 様

今年で東日本大震災から10年をむかえるということで、震災時からどうやって従業員同士が円滑にコミュニケーションを取るかということを課題にしていました。先ほどもお伝えした通り、当初はグループウェアを導入していたので、WowTalkと並行して使う際に、ガチガチに切り分けのルールは作っていませんでした。まずは、緊急時のコミュニケーションツールとしてWowTalkを使っていこう、そこから徐々に使用シーンを明確にしていこうという方針でした。

そんな中で、新型コロナウイルスの影響もあり、まだまだ整備している状況ではあるのですが、テレワーク時の日常のコミュニケーションといったちょっとした会話から業務に関する連絡や依頼、質問などはWowTalkのトーク上でにおこなうようになり格段に業務効率が上がりました。

― ワウテック担当者

管理部ではWowTalkをどのように使用されていますか？

— 亀岡商会 田中 様

管理画面で部署ごとに階層をたててメンバー登録をおこなっています。特に、会社として縛りやルールを設けておらず、自由にトークをしてもらっています。

管理部としては、例えば現場従業員やアルバイトの方はグループウェアのアカウントを持っていないので、社内規定や全社的に重要なお知らせはグループウェアの掲示板と同じ内容をWowTalkでも流したりしています。どちらもアカウントを持っている人は、見やすい方を見てくださいと周知しています。当初は、グループウェアと機能が重複してしまうのではないか、という社内で声もあがっていましたが、使い始めると個人SNSのようにリアルタイムなやり取りが気軽にでき、自然と使い分けがされるようになってきました。

株式会社亀岡商会 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社亀岡商会 亀岡様、田中 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。