在宅勤務により個人向けSNSの業務利用シーンが増加!WowTalkの導入でセキュリティに安心感!

【導入の背景・課題】
■課題1:在宅勤務時のコミュニケーション手段として、個人向けSNSの業務利用が増加してしまった
■課題2:プライベートと業務のメリハリをつけることが難しかった

【サービス選定のポイント】
■ 他のサービスも検討したが、信頼している代理店からWowTalkをおすすめされた
■ UI(ユーザーインターフェース)も個人向けSNSと似た設計で浸透しやすかった

【導入後の効果について】
■ 会社内での共通ツールとして利用でき、安心感を得られるようになった
■ 業務上の数字や個人情報をチャット上でやり取りが可能に
■ プライベートと業務で使うツールが区別され線引きが明確化された


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水道水を作っている浄水場、一般廃棄物を処理し、再資源化や焼却熱エネルギーを利用し発電している下水処理場や清掃工場など、環境維持・ライフラインを担う環境プラントの設備管理業を主体としている株式会社クリアス。

同社では、新型コロナウイルス対策の一環として在宅勤務を実施する際に、個人向けSNSの業務利用によるセキュリティ観点での懸念により、WowTalkの導入に至りました。

今回は、株式会社クリアスの代表取締役社長 宇野澤 奈生 様にWowTalkの導入の背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。
 

在宅勤務による個人向けSNSの連絡量が増加しセキュリティの面に懸念

株式会社クリアス 代表取締役社長 宇野澤 奈生 様
株式会社クリアス 代表取締役社長 宇野澤 奈生 様

 

― ワウテック担当者

まず始めに、ビジネスチャットを検討し始めた背景について教えていただけますでしょうか?

 

— 株式会社クリアス 代表取締役社長 宇野澤 奈生 様(以下、「クリアス 宇野澤 様」)

WowTalkを導入する以前は、各社員の私用スマホを用いて個人向けSNSを利用する場面がありました。その当時は個人向けSNSを使用する場面は限定的で、比較的ライトな使い方だったので、そこまで業務利用に抵抗を感じていませんでした。

ただ、2020年の4月に新型コロナウイルス感染拡大によって、緊急事態宣言が発令されたことにより、当社も在宅勤務を実施しようという運びとなりました。在宅勤務当初は個人向けSNSを業務利用していたのですが、個人向けSNSの連絡量が圧倒的に増加したことをキッカケにセキュリティ観点に不安を覚えるようになりました。

 

― ワウテック担当者

個人向けSNS以外の連絡ツールはありましたか?また、その連絡ツールと個人向けSNSの使い分けはどのようにされていましたか?

 

— クリアス 宇野澤 様

本社の社員には、ウェブメールのメールアドレスを付与しており、ネット環境があればどこにいてもメールを確認できる状況にはなっていました。しかし、こまめに確認していた社員は少なかったと思います。

書類のやり取りなどが必要な場合には、メールで送信していました。そして、メールを送ったことに対して個人向けSNSで後追い連絡をしてメールの確認を促すというような運用をしていました。

 

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか?

 

— クリアス 宇野澤 様

在宅勤務が始まった時期から、業務とプライベートのメリハリをつけることが難しくなりました。当社は、全てが在宅勤務日ではなく出社日と在宅勤務が混在している状態で運用しています。同僚に連絡をしようとした時、連絡先の同僚が「勤務中」か「休暇中」かの判別ができず、実は「休暇中」の同僚に連絡してしまうといった問題もあり、社員から不満の声が多少ですがありました。

 

機能制限を設けずに自由に利用できることで利用促進へ!

導入に至った経緯をお話している宇野澤 様

 

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか?

 

— クリアス 宇野澤 様

「使い慣れている」という理由から、個人向けSNSも提供している法人向けビジネスチャットを検討していたこともありましたが、代理店の営業担当の方にWowTalkをお勧めされたことが大きなキッカケだったと思います。

本社の全社員に社用スマホを貸与することが決まった時に、代理店の方にビジネスチャットについても相談していました。代理店は、安心して管理の部分をお任せすることができたり、使い勝手の相談に乗っていただいたりもしました。そのようなことから、代理店の営業担当の方を「信頼できる方」と感じ、その方がお勧めするWowTalkを導入することを決定しました。

さらに、WowTalkもシンプルで慣れやすい操作性とUI(ユーザーインターフェース)で設計されていることもキッカケの一つだったと思います。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— クリアス 宇野澤 様

本社の全従業員にWowTalkのアカウントを付与しています。基本的に機能の制限はしていませんが、「管理機能で機能制限できるサービスである」ということを社員に伝えた上で、自由に利用してもらっています。

機能制限してしまうことで、使い勝手が悪くなってしまうことや社員の利用促進の妨げになることに懸念を感じたため、社員に自由に利用してもらうことを優先しました。

今後は、サブ管理者設定して管理者機能の一部を付与することによって、アカウント整理などの業務負担を軽減できればなと考えています。

 

セキュリティの観点で安心感が得られるようになった!

実際にWowTalk(ワウトーク)を利用している画面

 

― ワウテック担当者

WowTalkを導入することによる効果はどのようなものがありましたか?

 

— クリアス 宇野澤 様

個人向けSNSを使って連絡を取っていたものをWowTalkに置き換えられたことによる「安心感」を得られたことが大きな効果の一つだと思います。導入当時は、個人向けSNSのセキュリティ問題に対して社会の関心が大きく、また私自身も「このまま個人向けSNSを業務利用しても大丈夫なのか」ということを考えていました。

その中で、WowTalkという会社内の共通のツールとして利用できるようになったことで、上記のような懸念を解消し、「安心感」を得られるようになりました。

 

― ワウテック担当者

主にセキュリティの観点で、WowTalkの導入による変化はありましたか?

 

— クリアス 宇野澤 様

明確な変化というものではありませんが、業務上の数字や個人情報をWowTalkでやり取りしても問題ないと社内で感じるようになりました。

今までは、上記のような情報は個人向けSNSでやり取りすることはなく、電話やメールでやり取りしていました。しかし、WowTalkの導入によってセキュリティの部分に「安心感」をもって活用できるようになりました。

 

― ワウテック担当者

その他に、WowTalk導入による効果はありましたか?

 

— クリアス 宇野澤 様

今までは個人向けSNSを業務利用してやり取りを行っていたので、プライベートと仕事のやり取りが一つのツールでやり取りされていた状態でした。しかし、WowTalkの導入によって、「業務連絡はWowTalkで」という状態になったので、プライベートと仕事の境界を明確に分けることが可能になりました。

また、在宅勤務の場合には、トークルーム上に「出勤します」「退勤します」送信することによって、「自分は業務中」であるという意識付けができ、メリハリをつけられるようになりました。

 

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

— クリアス 宇野澤 様

勤怠管理システムと連携してWowTalkを活用できればなと考えています。当社は、アナログな文化が根強く残っていて、勤怠管理に関してもその例外ではありません。

WowTalkでは、勤怠管理システムと連携することでWowTalk上で勤怠管理ができると伺っていますので、少しずつデジタル化することができればなと思っています。

 

株式会社クリアス 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社クリアス 宇野澤 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社クリアス ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社クリアス

代表取締役社長:宇野澤 奈生

住所:
〒165-0026 東京都中野区新井1-26-6 いちご中野ノースビル

URL:http://www.clearth.jp/

 


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