きっかけはシャドーIT対策。16,000人超のメンバーが積極的にビジネスチャット活用

【導入の背景・課題】
■課題1:従業員間の個人SNSなどシャドーITを未然に防ぐため
■課題2:連絡手段が電話とPCメールのように限定的だった
■課題3:即時的な問い合わせに対応しきれない場面があった

【サービス選定のポイント】
■ セキュアに利用でき大規模導入実績が豊富に揃っていたこと
■ マニュアル不要で直感的に使えるビジネスチャットである点
■ 人事データベースとの連携ができ大規模でもアカウント管理が容易であること

【導入後の効果について】
■ 自由度の高い運用によりシャドーITを防いだ社内コミュニケーションを実現
■ 各拠点で発生する問い合わせ業務の対応スピード向上
■ 会議資料の共有や質疑応答などにタスク機能が活躍


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「パチンコを“日常の娯楽”に改革する」を経営ビジョンとし、北海道から九州まで約440店舗のパチンコチェーンを経営する株式会社ダイナム。従業員数はグループを含めると16,108人(21年3月末時点)と業界では最多となる従業員数を誇る企業です。

同社では、シャドーIT対策の一環としてビジネスチャットツールの導入を検討。2016年から一部の従業員への導入をきっかけに、2020年に全社導入に至ります。

今回の導入事例では、WowTalk導入の背景や全社導入によって得られた効果などについて、株式会社ダイナム 中日本営業部 営業担当 山口 隆弘 様、情報システム部 浜中 沙帆 様に伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

連絡手段が限定的かつ、シャドーITを防ぐためにビジネスチャットを検討

中日本営業部 営業担当 山口 隆弘 様中日本営業部 営業担当 山口 隆弘 様

 

― ワウテック担当者

まず始めに、ビジネスチャットを検討し始めた背景について教えていただけますでしょうか?

 

— 株式会社ダイナム 情報システム部 浜中 沙帆 様(以下、「ダイナム 浜中 様」)

弊社は、社内貸与の携帯電話を一部従業員へしか配布しておらず、加えてアルバイトの従業員は社内用のメールアドレスを持っていない状態です。なので、以前はアルバイトの方と連絡を取る手段がなく、店舗や事務所の固定電話で対応するという手段に限られていました。

そのため、緊急連絡などが周知しづらい環境でした。また、当時からセキュリティリスクの観点から個人向けのSNSやメッセージルールの利用を禁止していました。とはいえ、シャドーIT発生のリスクを考慮しなければなりません。

他社の方からお話を聞いたことがあるのですが、個人向けツールを利用したことで誤送信をしてしまったといった事例もあるそうです。

そこで、シャドーITの抑止力として会社内で自由度高く使えるビジネスチャットツールの検討を始めました。

 

― ワウテック担当者

対策としてビジネスチャットを検討されるわけですが、それ以前は具体的にどういったコミュニケーションを行っていたのでしょうか?

 

— 株式会社ダイナム 中日本営業部 営業担当 山口 隆弘 様(以下、「ダイナム 山口 様」)

基本的には浜中が申し上げたように、固定電話ないしメールが中心でした。一部の社員に限り会社貸与の携帯電話を持っているため、それを使って電話やメールを使っていました。また、ビジネスチャット検討のタイミングで携帯電話とメールを連携させるツールなども実験的に利用したこともあります。

とはいえ、一部の社員しか携帯電話を持っていないため緊急連絡は各拠点の電話のみに限られていました。

 

— ダイナム 浜中 様

それに加えて、社内の情報共有用途としてダイナムネットという社内のグループウェアを使って、全体案内や掲示板により文書を公開しています。しかしながら、これも社内ネットワークに繋がないと見れないためリアルタイムな情報共有ができているとは言えない状況でした。

 

大規模導入実績が豊富で人事データベースとの連携が可能なWowTalkを導入

情報システム部 浜中 沙帆 様情報システム部 浜中 沙帆 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットを検討されるにあたり、どういった点を基準に選定されたのでしょうか?

 

— ダイナム 浜中 様

まず2016年に店長職のみへ試験的に導入しました。当時の選定理由としては、第一にセキュアな環境でやり取りできる法人に特化したサービスであることでした。あとは、弊社には幅広い年齢層の従業員が居まして、ITリテラシーもさまざまです。なので、誰でも使いやすかったのがWowTalkでした。

 

― ワウテック担当者

セキュアで使いやすいという点をお選びいただきありがとうございます。2020年には全社導入へと拡大していただきましたが、その背景を教えていただけますでしょうか?

 

— ダイナム 浜中 様

弊社はグループを含めると16,000人以上の従業員がおりまして、そこで全社的にコミュニケーションを促進していこうとなると、不具合なく利用できることが重要なので大規模導入の実績があることが必要でした。ただ、ビジネスチャットの多くは小規模やチーム、プロジェクトで使うような用途のものも多くありました。

その点、WowTalkは大企業の導入実績も豊富だったため、他社と比較したときに安心してアカウント数を拡大できると思いました。

また、試験的に導入していた2016年時点ではアカウントの管理は手動で操作していたのですが16,000人の規模となると手動で管理するのは膨大な作業が発生してしまいます。弊社は月に2回、人事異動の発令がされるのですが、その都度手動で作業をすることは現実的ではないため、WowTalkが人事データベースと連携できるビジネスチャットであるというのは重要な要素でした。

 

私用の連絡まで従業員同士が自由に連絡でき、シャドーITの抑止につながる

ご登録いただいているグループ公式キャラクター「モーリーズ」のスタンプご登録いただいているグループ公式キャラクター「モーリーズ」のスタンプ

 

― ワウテック担当者

実際に導入いただいたあと、どのような業務においてWowTalkを活用されているのでしょうか?

 

— ダイナム 浜中 様

ダイナムグループ全体に導入しており、今では社員からアルバイトまで全従業員が利用できる環境になっています。弊社では仕事だけに限らず、私用の連絡に使っても良いというルールにしました。それにより従業員同士の身近なコミュニケーションからタスク機能を使って会社内の重要な業務連絡や情報共有まで幅広く柔軟に活用しています。

 

― ワウテック担当者

私用の連絡まで利用できるというのはとても幅広いですね。そういったルールを作られた理由を伺えますか?

 

— ダイナム 浜中 様

個人向けのSNSを使ってうっかり業務連絡をしてしまうということを徹底的に防ぎたかったというのが大きいですね。個人用と社用を分けてしまうことで、人間なので楽な方に流れてしまうことを懸念していました。利用ルールは厳格にしすぎず、気軽にWowTalkが使えるようにすることで利用促進していきたいと考えてルールを作ることにしました。

 

— ダイナム 山口 様

店舗ではアルバイトの従業員の方からシフトの連絡などの用途でも一部では使われ始めています。利用に関しては各店舗にまかせている面はあるので全店舗でやっているわけではありません。

本部では問い合わせ窓口やアドバイザーとしてお店のグループに入って回答などを行ったりしています。

 

― ワウテック担当者

店舗の従業員の方からどういった問い合わせがあるのでしょうか?

 

— ダイナム 山口 様

基本的には現場を重視して判断を任せるようにしているのですが、パチンコ業界は警察の許可営業なので、許可が県によって異なるんですよね。なので、「これはやっていいが、これはやってはいけない」といった法律やルールが県ごとに違うため、ルールを照らし合わせて法律遵守を徹底するための回答や指導を行っています。

 

— ダイナム 浜中 様

現場からの問い合わせという観点から、情報システム部でも問い合わせを受け付けることがあります。店舗のパソコンがフリーズしてしまったなど、システム系の問い合わせですね。エラー情報など言葉では伝えにくいものも多く、スマートフォンで写真を撮ってWowTalkに送ってもらって対応するということをしています。

 

― ワウテック担当者

店舗で働かれている方の意見を尊重されているとのことですが、貴重な意見や質問などは水平展開されたりするのでしょうか?

 

— ダイナム 山口 様

同じような案件があれば、問題点は一緒なので水平展開とか改善に取り組んでいます。ただ、リソースの兼ね合いで完全に対応できているわけではないので、質問集のようなものを作ったり、改善の幅を広げていきたいなと考えています。また、WowTalkを導入してから問い合わせの対応スピードも上がったように思います。

 

全社会議にタスク機能を活用。大規模でも安心して利用できるルール整備も

WowTalkのタスク機能についてお話しいただいている山口様の様子

 

― ワウテック担当者

先ほど、タスク機能を使って会社の情報共有を行っていると伺いましたが、タスク機能をどのように活用されているのでしょうか?

 

— ダイナム 山口 様

全体会議の際に、資料をタスクに添付して共有し会議に参加してもらうようにしています。また、会議で挙がった質疑応答に関してもタスク機能にまとめていくという使い方をしているんです。これは、5月の中旬から始めたので、まだ活用し始めて間もない状況です。

 

― ワウテック担当者

全従業員の方に利用いただいていますが、アカウント発行時に管理の工夫などされていますでしょうか?

 

— ダイナム 浜中 様

一番最初にWowTalkをインストールしたとき、管理者からトークが飛ぶように設定しています。誓約書のURLを添付しており、これに同意しないとWowTalkが使えないようにしています。

セキュリティの担保、ルールの確認、あとは禁止行為についてとかログを取得していることなどが誓約書に記載されています。それをすべて確認した上でチェックをつけるとWowTalk上に名前が表示され、機能が利用できるようになります。

 

― ワウテック担当者

最初の時点でルールなどの周知を徹底されているのですね。全従業員向けに利活用促進の取り組みなどはされましたか?

 

— ダイナム 浜中 様

ダイナムネット(グループウェア)の掲示板で一斉に周知するとともに、事務所に社内向けのサイネージを設置しているのですが、そこでWowTalk利用開始の案内と私用のコミュニケーションで使って良いというメッセージを行っています。

サイネージでは社内ニュースの共有を行う用途で設置しているので、広く周知するには効果的でした。

 

「WowTalkがあったからテレワークを実現できた」さらなる利用促進を目指す

WowTalkがあったからテレワークを実現できたと話す浜中様

 

― ワウテック担当者

その他になにか活用や導入効果などありましたら教えていただけますでしょうか。

 

— ダイナム 浜中 様

現在はコロナ禍ということもあり、本社の7〜8割がテレワークを実施しているのですが、WowTalkがあったからこそテレワークを実現できたと思っています。先にもお伝えしたように、そもそもコミュニケーション手段が限定的かつ個人向けSNSも厳格に禁止していたため、セキュアに柔軟にコミュニケーションできるWowTalkが無かったら実現は難しかったはずです。

 

— ダイナム 山口 様

メールを使っていたころは、ビジネス的な言葉遣いのように一通送るにしても送信のハードルが高かったですし、WowTalkが導入されたことでメールよりも一段階フランクになりコミュニケーションが活性化していますね。

メールのように送ったままではなく、相手が見たかどうかの既読未読も確認できるためコミュニケーションが取りやすくなりました。

 

― ワウテック担当者

最後に、今後WowTalkを利用するにあたってさらに取り組んでいきたいことなどはありますでしょうか?

 

— ダイナム 浜中 様

全従業員に導入しているものの、現在は北海道から九州まである店舗をエリアで区切っています。北海道の中でも第一、第二というように。アルバイトの従業員の方は全社員とやり取りができないようになっています。

そういった制限を掛けているのですが、今後はそれを撤廃してより自由度高く誰とでもやり取りができるような状態にできたらと考えています。

 

株式会社ダイナム 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社ダイナム 山口 様、浜中 様、ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社ダイナム ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社ダイナム

代表取締役:保坂 明

事業内容:全国チェーン型パチンコホールの展開

住所:
〒116-8580 東京都荒川区西日暮里2-27-5

URL:https://www.dynam.jp/top/index.html

 


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