タスク機能の活用で、必要な情報をシェア＆管理！

株式会社佐倉レッカーは千葉県佐倉市に本社を置き、自動車全般のロードサービス／解体業／修理サービスをおこなっている会社です。また、JAFや各提携保険会社、警察／消防などと連携して、車の事故や故障にもすぐに駆けつける「車のトラブルを救うレスキュー隊」のスペシャリストです。

今回は、株式会社佐倉レッカー 所長 渡邊 貴幸様にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

現場とオペレーション間をスムーズに、且つセキュリティを担保できるツールを検討

株式会社佐倉レッカー 所長 渡邊 貴幸様

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入以前は、どのように社内でやり取りをされていましたか？

— 株式会社佐倉レッカー 渡邊 貴幸 様（以下、「佐倉レッカー 渡邊 様」）

ビジネスチャットの導入前は、無線と電話、メールなどで業務連絡をおこなっていたのですが、それぞれの連絡方法の利用シーンがきちんと確立されていなかったことが問題でした。また、クライアントからの連絡がありその情報を隊員へ共有する際、電話や口頭連絡での「言った言わない問題」の発生や、現場到着の際に本部のオペレーションスタッフが別の無線や電話を対応していて、すぐに指示を仰ぐことができないシーンが発生していました。

― ワウテック担当者

WowTalkに選定いただいた時のお話をお聞かせください。

— 佐倉レッカー 渡邊 様

ドコモさんからの紹介でWowTalkを導入しました。クライアント様から言われるのは、個人SNSのような公開スペースではなく、社内での情報共有はきちんとセキュリティが担保されたビジネスチャット内でおこなうよう強く言われてました。お客様の個人情報に関わる内容のやり取りをしているので、信用問題に繋がります。そのため閉鎖されたスペースで、安全に使えるチャットを選びました。今では、WowTalkが業務に欠かせないツールの一つとなっています。

WowTalkで勤怠を管理、業務上のツールとしてWowTalkは欠かせない存在に

― ワウテック担当者

導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか？

— 佐倉レッカー 渡邊 様

会社の端末にWowTalkをインストールして、持ち回りで使用しています。毎日の管理の流れとしては、番号を割り振られたスマートフォンを出勤した社員から取っていきます。各スマートフォンのカメラロールに、社員の名前の画像が保存されているので、WowTalkのアイコンを自分の名前に変更し、トークの「全メンバー」のグループで「開局」というメッセージを送信します。退勤時には、アイコンを黒い画像に変更し「閉局」のメッセージを送信するようにしています。この流れをもって、勤怠管理まではいかないですが、勤務報告として会社のルールとして設けています。

お客様の個人情報を扱っているため、スマートフォンは退勤時には会社に置いて帰社し、WowTalkは完全に業務で利用するためのツールとして位置づけています。

― ワウテック担当者

貴社ならではの使い方はありますか？

— 佐倉レッカー 渡邊 様

トークの他に本来のタスク機能の使い方ではないかもですが、社内でタスク機能の利用シーンが非常に多いです。各現場ごとに、お客様の許可を得てから車の事故やトラブル状況をスマートフォンで撮影します。タスク作成時のルールとしては、タイトルを「お客様の車のナンバー下4桁」「対応した隊員の名前」を設定するようにしています。作成したタスクは「作業・預かり写真」のトークグループにシェアをして、最低一ヶ月残すようにしています。案件ごとに写真や情報を一つにまとめることができ、検索をすればすぐに見返すこともできるようになりました。

― ワウテック担当者

WowTalkを利用する際のルールなどは設けていますか？

— 佐倉レッカー 渡邊 様

業務連絡を簡潔におこなうため、管理画面で「ユーザーによるグループ作成」を禁止の設定にしています。現在は、「全メンバー」「現着・完了」「作業・預かり写真」の3つのグループで業務連絡をおこなっており、シンプルな運用を目指しています。新入社員が入社したときは、WowTalkを使った報告・共有は業務の一つであると最初に伝えています。

タスク機能の活用で現場写真を一定期間管理が可能に

投稿したタスクはグループにシェア

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか？

— 佐倉レッカー 渡邊 様

現場とオペレーション社員間のやり取りが何よりスムーズになりました。電話や無線のやり取りだと、言った言わない問題が発生してしまうこともあり、トークで文章としてやり取りが残せるのは、業務で非常に役立っています。また、タスク機能を活用前は、写真をトークにベタ貼りをして共有していたのですが、いざ見返したいときに検索がしづらかったので、作業効率というところではタスク機能のおかげで円滑に進むようになりました。

あとは、先ほど出勤時退勤時のWowTalk投稿ルールをお伝えさせていただきましたが、このルールが出退勤の補助として管理ができるようになりました。

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか？

— 佐倉レッカー 渡邊 様

要望になるのですが、WowTalkで動態管理ができるようになればいいなと思っております。その日に誰がどの車体に乗車して、今どこにいるか受動的に情報を取り、何か緊急な対応が必要なときに、WowTalkで指示が出せるようになるとさらに業務の効率化が図れると感じています。

株式会社佐倉レッカー 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社佐倉レッカー 渡邊 貴幸 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。