実店舗からSE派遣まで異なる場所で働く社員との連絡手段としてビジネスチャットを導入!

流行の発信地、東京都・渋谷駅近くに拠点を構え、「私達は社会から愛される人財を育て日本のストアビジネスを元気にしたい」という企業理念を掲げて、実店舗の運営・管理などストアビジネスに特化した、人財サービス、コンサルティング事業を展開している株式会社STAR CAREER(以下、「STAR CAREER」)。

STAR CAREERは実店舗への社員の派遣、企業へのSEの派遣、企業とのマッチングを行う人材紹介事業など、ストアビジネスと人財に絡めた事業を多面的に行っています。

上記からもわかるように、人事や総務のように本社で働くバックオフィスのメンバーと派遣先で働く社員は、離れた場所で働くことが前提となるためコミュニケーションは「遠隔」で対応する必要があります。電話や個人向けSNSを利用するものの、確認漏れリスクや返答スピードが遅くなる可能性もあります。

例えば、社内行事に関して周知しても、「確認している人・していない人」のギャップが生まれたり、各メンバーが異なる店舗に所属しているため、個別で社内規定の確認が発生するなど、同社の業態ならではの課題が生まれていました。

そこで、情報共有の確実性、スピード、柔軟性など複数の要素を考慮し、ビジネスチャット導入の検討を始めました。今回、WowTalk導入にいたった背景、実際にどのように活用しているのかについて、STAR CAREER 経営企画本部 管理部 熊谷栄美 様、延味瑞穂 様にお話を伺いました。

 

総勢230人超のメンバーから個別に社内問い合わせ対応が発生していた……

image1写真左から、株式会社STAR CAREER 経営企画本部 管理部 延味瑞穂 様、熊谷栄美 様

【導入の背景・課題】
■課題1:230名以上のメンバーから届く社内問い合わせ対応を個別対応していた
■課題2:社員への情報共有時に「誰が確認しているか否か」を把握し切れていなかった
■課題3:ツール選定時にニーズを満たすビジネスチャットがなかった

 

― ワウテック担当者
まず初めに、STAR CAREER様はどのようなビジネスを展開されているのか教えていただけますでしょうか。

 

― 株式会社STAR CAREER 経営企画本部 管理部 熊谷栄美 様(以下、「STAR CAREER 熊谷 様」)
STAR CAREERは、ストアビジネスを軸としたアウトソーシング事業が主になっており、主にはモバイルショップ、量販店への派遣などをしていることがほとんどです。

また、プログラミングを習うところからスタートし、SEとして派遣に出るテクノロジー事業。そして、量販店の店頭などで行うキャンペーンを支援するプロモーション事業なども展開しています。そのほかでは、2019年の4月から、人と企業をマッチングする「就活カフェ」という事業も新たにスタートしました。

 

― ワウテック担当者
ありがとうございます。お二人は普段どのような業務(役割)をされているのでしょうか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
私は労務、延味は総務それぞれ管理部門としての役割を担っています。勤怠管理をはじめ、本社から派遣先の社員の状況を労務的な側面からサポートをする業務です。

 

― 株式会社STAR CAREER 経営企画本部 管理部 延味瑞穂 様(以下、「STAR CAREER 延味 様」)
派遣先の社員はそれぞれ異なる地域の実店舗や業種の異なる企業に出向いているため、私の場合、ほぼ全てのコミュニケーションが「遠隔」になります。普通の会社であれば、同じ会社で従業員のサポートができるのですが、遠隔で約230名超のメンバーとやり取りを行うコミュニケーションに課題を感じていました。

 

― ワウテック担当者
遠隔地で働くメンバーとのコミュニケーションに課題があったとのことですが、現在までは主に、どのような方法でやり取りをしていたのでしょうか。

 

― STAR CAREER 熊谷 様
一対多に向けて情報共有・発信を行うこと、個々人の社内問い合わせに対して対応すること、双方とも対応できるように、主に個人向けSNSを利用してました。

社内問い合わせというのは、「制度としてこういう事をしても良いのですか?」というような、派遣先(店舗や企業ごと)の規則、本社の規則で異なる点に関する問い合わせが主です。メンバーが派遣されている場所によっても問い合わせ内容が変わるため、個別対応が必要となっていたのです。

 

― ワウテック担当者
聞いただけでも1日に、いや1週間、1ヵ月で言うとかなりの対応量になりますよね?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
はい、おっしゃるとおりです。社員数が100名ほどの時期は、個人向けのSNSと個別対応で十分対応はできていたのですが、200名、300名と社員数が増えるに従い、対応に割く時間が増えているほか、社員向けに情報共有をしても確認した人を把握するのが困難になっていきました。

そのタイミングで、個人向けのSNSのようにコミュニケーションが簡単に取れることを前提に、メンバーの状況把握も快適に行えるツールとして、ビジネスチャットの導入を検討しはじめました。

 

制度として検討していた「日報」が機能として標準搭載されている点が大きな決め手に!

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【サービス選定のポイント】
■ メンバーごとの既読/未読が確認できる点
■ 管理者設定でメンバーへの共有範囲を細かく設定できる点
■ トークや共有だけではなく「日報」など独自の機能を備えている点

 

― ワウテック担当者
ツール選定時、どのような基準でビジネスチャットを探していたのでしょうか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
ビジネスチャットを選定する時、一番の選定ポイントとして考えたのが「既読/未読」が把握できることでした。

一時期、外資系のビジネスチャットツールを利用したこともあったのですが、そのツールでは把握することができませんでした。投稿に対して全員から反応がもらえるわけではないので、そこの判別がツールとして把握できることを重視しました。

共有したい情報もメンバーによって異なるため、階層としてメンバー管理ができるツールというのも検討要素になりました。

具体的には「ここの範囲まで共有したい」というのを簡単に設定でき、情報共有が簡単にできるものです。

 

― ワウテック担当者
数あるビジネスチャットの中から「WowTalk」を選定いただいた決め手はどこにあったのでしょうか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
当時、WowTalkのほかに3社ほど(ビジネスチャット、もしくはそれに近しいサービスを)トライアル利用していました。

その中で最も私たちのニーズにマッチした機能を搭載していたのが、ワウテックのサービス『WowTalk』でした。既読と未読がメンバー単位で把握できる点に魅力を感じましたし、ちょうど検討タイミングで、情報の共有だけではなく、”実績の共有を行う環境を作ろう”という話になっていました。

そして、結果的に、その実現方法として行きついたのが社内で「日報」を始めようというものでした。

 

― ワウテック担当者
既読/未読という点だけではなく、WowTalk内にある日報機能にも関心を持っていただけたわけですね。

 

― STAR CAREER 熊谷 様
社内で日報を始めてみようかとなった時に、WowTalkを検討していて「WowTalkには日報機能がついている」ということで、さらに導入に向けて大きく前進した形でした。

 

― ワウテック担当者
ちなみに、その後、WowTalkをトライアル利用してもらうわけですが、その際はどのような使い方をしたのでしょうか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
まずは小さな範囲で試してみようということで、管理部内で使い始めました。そこで搭載されている機能をいくつか試し、そのときに日報も試してみました。メンバーの意見をヒアリングしつつ、「社内で取り組みたいことが機能として揃っている」と皆が同意したため、最終的にWowTalk導入にいたりました。

 

顔を合わせる機会が限られた派遣先メンバーとのコミュニケーション手段として活躍

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【導入後の効果について】
■ 本社と派遣先企業の遠隔地からの問い合わせ対応に活躍
■ 重要な情報共有の「確認漏れ」が大幅に削減し伝達の精度が向上
■ トーク内「ノート」を活用して“稟議”に活用

 

― ワウテック担当者
WowTalkの導入が決まった際、社内への浸透という点ではいかがでしたでしょうか?

 

― STAR CAREER 延味 様
個人向けSNSを利用していたところからの移行となるため、最初は「ログイン方法がわからない」というような問い合わせを受け、アカウントを使い始めてもらうための工夫が必要でした。

例えば、私たちは管理部門ということもあり、派遣先のメンバーに直接会いに行く機会がありません。そこで、現場を回る営業担当の方に依頼する形で、派遣先のメンバーへログインしてもらうよう伝えてもらいました。その場でわからないことがあれば営業担当に確認すれば済むことなので、そこからは比較的スムーズに導入できたように思います。

 

― ワウテック担当者
派遣先のメンバーの方々が同じ場所に集まる会議のような機会というのはあるのでしょうか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
年に2回の全社イベントがあり、そこで派遣先の都合に合わせて任意で2回の内のどちらかに参加できる仕組みで集まってもらうことがあります。

その際は、懇親会を開いたり、取り組んでいることに関してのディベートを行ったり、対面で集まるからこそできるコミュニケーションに力を入れています。

とはいえ、参加するメンバーからすれば年に1回の機会になるため、メンバーごとの状態など日々知る上では、WowTalkが生命線のようなツールとなっています。勤怠状況や問い合わせに答える中で、「元気しているかなー?」とかそういった面も気にかけるキッカケになっていますね。

 

― ワウテック担当者
社内問い合わせや日報など、日常業務で利用するほかに、何か貴社ならではの活用方法などはございますか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
特定の期間に開催されるイベントに合わせたプロジェクト単位のグループ、半永久的に議題が発生するような固定のグループ、特定のメンバーが情報共有をして周知するグループのように、用途にあわせてグループを作成しています。

 

― STAR CAREER 延味 様
グループという点でユニークなのは、業務とは直接関係がないものですが、「フットサルをやりたい」のように共通の趣味をもつメンバー同士でグループを作ってサークル活動のようなことが生まれるようになっていることですね。

 

情報共有の「抜け漏れ」が大幅改善。稟議としての独自の活用方法も生まれる

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― ワウテック担当者
WowTalkを導入したことで得られたメリットや、何か業務改善のようなエピソードはありますでしょうか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
先にあげたグループ分けに関して、用途に応じて「人事関連」「総務関連」のように作られたことで「どのグループで誰が何を話していたのか」を追いかけやすくなりました。

個人向けのSNSだとその管理が煩雑になりがちで、見落としのリスクもあったので、そこは大きく改善したように感じます。

 

― STAR CAREER 延味 様
そのほかでは総務で稟議として活用しています。

今までは、上長にサインを貰い、さらに上の階層までサインを貰い、最終的に社長の承認を貰うというアナログな方法だったのですが、稟議用のトークグループを作成し、必要な情報を投稿しています。そして、全員が見られるので合意が取れたものから、ノート機能にまとめるようにしています。すると、「◯月分の稟議」としてあとから振り返りやすいため、稟議承認までのスピードが格段に向上しました。

 

― ワウテック担当者
最後の質問となります。WowTalkを貴社のビジネスにとってどのような活用をしていきたいと考えていますか?

 

― STAR CAREER 熊谷 様
コミュニケーションを行う上での抜け漏れも格段に減ったほか、グループごとの管理も円滑に進められているので、活用が徐々に進んでいるなと実感しています。さらに活用という点において、日報機能を活用した実績管理の精度を仕組みとして整えていきたいなと考えています。

現在は純粋にテキスト入力をして報告するだけですが、そこからメンバーとのコミュニケーションに発展させていけると良いのではないか、という議論を営業部門と相談しながら模索している段階です。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

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株式会社STAR CAREER
代表取締役社長:保坂龍政
事業内容:
・アウトソーシング事業
・プロモーション事業
・店舗プロデュース事業
・定着支援サポート事業
・人財紹介事業
・就活カフェ事業
・SE派遣事業
・自社開発事業
住所:〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー25F
URL:https://star-career.co.jp/

 

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