口数の少ない“職人気質”なスタッフたちがコミュニケーション促進によって業務効率が向上!

 

札幌市の中心部から車でおよそ25分の丘珠町に拠点を構えているのが、熟練した職人の技術力を武器に、上下水道や電気など人々の生活に直結するインフラ設備のメンテナンスサービスを行っている株式会社岡田工業(以下、「岡田工業」)です。取引先から要請を受ければ、災害時のような突発的なトラブルにも対応します。

国や市町村が運営している設備を中心に、あらゆる機種の送水・排水ポンプや送風機、発電設備の保守点検・整備・据付を担っています。

「縁の下の力持ち」として人々の生活を支える岡田工業の社員、技術者の方々は、技術力に絶対的な自信をもっており、まさにプロ集団といっても過言ではありません。

総勢11名で全道各地から寄せられる仕事をさばいていき、ポンプなどを製造するメーカーとの連携を図るため、チームワークと円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。そこで、より効率的な働き方をしたい、という想いを持っていました。

今回の岡田工業様へのインタビューにつきましては、実際に岡田工業がビジネスチャットの導入検討段階でどのような課題に直面していたか、その課題に対してどう向き合い、どう対応したのか、という点を中心に代表取締役社長 川本英博様、取締役事業部長 伊東崇様に話を伺いました。

 

「口頭」や「電話」での連絡手段が中心である現状。その課題の原因とは?

okadakogyo-4写真左から、株式会社岡田工業 取締役事業部長 伊東崇様、代表取締役社長 川本英博様

【導入の背景・課題】
■課題1:コミュニケーション手段は口頭・電話のみ。情報共有の効率化に課題
■課題2:口数の少ない職人気質のスタッフが中心のため業務連絡で齟齬が発生することも
■課題3:工程管理等は紙が中心。現場に合わせて柔軟に連絡を取るのが難しかった

― ワウテック担当者
まず初めに、ビジネスチャットの導入にいたった経緯を教えていただけますでしょうか?

 

― 株式会社岡田工業 代表取締役社長 川本英博様(以下、「岡田工業 川本様」)
もともと弊社では、連絡手段は対面でのやり取りか、出張先では電話でのコミュニケーションが基本でした。どちらにせよ口頭での連絡になるため、聞き違いや認識のズレなども稀に発生することがあり、情報共有の効率に課題があるなと感じていました。

それに、弊社のスタッフは技術職ということもあり、職人気質のスタッフが多く在籍しています。業務において技術力に重点を置いている反面、寡黙で口数が少なくコミュニケーションが希薄になりやすいこともあります。それが結果として、先に申し上げた聞き違いや認識のズレなどにつながってしまうことがありました。

 

― ワウテック担当者
口頭・電話のやり取りに限られていたことが課題となったのですね。

 

― 岡田工業 川本様
特に現場では機材を動かしながらやり取りすることもあって、1つひとつ丁寧に説明する時間が無いというのも理由の1つです。何か問題が起きた時、焦ってしまうこともありますよね。そうした状況では、相手に上手く伝えきれていないということも考えられます。

 

― 株式会社岡田工業 取締役事業部長 伊東崇様(以下、「岡田工業 伊東様」)
例えば、現場に出ているスタッフから何かわからないことがあると電話が掛かってきます。

そこで「あの部品ってどこにありましたっけ?」「あれは、この辺にあるはずだよ」といったやり取りを作業をしながらすることがあるのですが、「あれ」「これ」「それ」のように、現場の状況や機材の運転操作方法など電話の音声だけだと上手く伝えきれない場面もあり、現場に出ているスタッフも私自身も苦労することがありました。

 

― ワウテック担当者
そうしたコミュニケーション課題を解決するための手段としてビジネスチャットが候補に上がったキッカケは何だったのでしょうか?

 

― 岡田工業 川本様
重要な取引先であるメーカー企業様の1社が、Salesforceを導入していて、弊社との画像などのファイル共有から精算までを一元化していました。最初はITツールは難しそうだし面倒だと思っていたのですが、使ってみると非常に便利だと感じました。

そこで、私たちも社内のスタッフ間で情報共有をしようと思った時に、必要な機能を踏まえて様々な種類のツールを検討した結果、ビジネスチャットを入れてみようという話になったのです。

 

“年齢差のあるスタッフ同士”が誰でも簡単に使える操作性が大きな決め手に

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【サービス選定のポイント】
■ ITツールの文化が無かった組織でもスムーズに利用できるシンプルな機能
■ 写真などのファイル共有が外出先の現場から簡単に行える操作性
■ (グループトークにて)個人単位で表示される既読・未読表示

― ワウテック担当者
ビジネスチャットの中でもWowTalk(ワウトーク)を導入した決め手はどこにあったのでしょうか?

 

― 岡田工業 川本様
弊社のスタッフは年齢幅が広く、若手からベテランまで様々な年齢のスタッフが在籍しているので、誰でも簡単に利用できるシンプルなツールであることが重要な選定基準でした。

やはり、高齢なスタッフほど、PCで利用するITツールのように複雑なものは使いづらく感じてしまいます。

当時は「トーク機能をシンプルに使うことができれば大丈夫だろう」という選定基準で進めており、トークで文字のコミュニケーションだけではなく、写真などのデータを出張先でも簡単に送信できるという点が現場で利用する上で非常に重要な決め手となりました。

 

― 岡田工業 伊東様
タブレット端末を全スタッフに貸与したこともあり、タブレットで利用できるアプリがあることも決め手の1つです。

川本が申し上げたように、年齢幅が広いこともありタブレットに慣れていないスタッフは文字入力で苦労したこともありましたが、いざWowTalkをトライアルしてみるとトラブルも無く、すぐに組織に浸透していきました。

実際に試して気づいたことなのですが、グループトークでやりとりをする時、WowTalkは既読・未読が個人単位でわかるんですよね。業務連絡をした時、必要な人がきちんと見てくれているかが離れた場所でも把握できるのが良いと感じました。

 

コミュニケーションの齟齬を解消し、スピーディかつ正確な情報共有を実現

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【導入後の効果について】
■ 連絡や情報共有時の確認漏れや行き違いが減り、正確なコミュニケーションを実現
■ 口数の少ないスタッフ、年齢差のあるスタッフ間のコミュニケーションの距離が縮まった
■ 北海道胆振東部地震の安否確認ツールとして活躍

― ワウテック担当者

実際にWowTalkを導入されてみて、操作性や運用といった面で何か感じられたことはありますでしょうか?

 

― 岡田工業 川本様
導入前に想定していたとおりに使いやすいと感じています。まだ全ての機能を使い込むほどでは無いのですが、トーク機能で連絡を取り合ったり、グループトークを作成して共有が必要な情報を一斉に送ったりとスムーズに運用できていますね。それに、文字として記録に残るので、「誰が言った・言わない」といった問題もクリアにできています。

それに、WowTalkを導入して良かったと思うことがありまして、それが昨年2018年9月に発生した北海道胆振東部地震の時です。

 

― ワウテック担当者
北海道胆振東部地震の際、ご活用いただいたのですね。

 

― 岡田工業 川本様
それ以前から作っていた全社共有のグループを使ってすぐに安否確認の連絡を取りました。そして、当時はとても仕事ができるような状態ではなかったため、現場に出る前のスタッフに対して作業の中止を伝え、休むように呼びかけるなど活用しました。

 

― 岡田工業 伊東様
当時は停電があり、スタッフの皆との連絡手段がタブレットのWowTalkのみでした。幸い、発生当日は電波が通常どおりにつながっていたこともあり、すぐに連絡が取れました。

 

― ワウテック担当者
当初想定していなかった活用というところで、そのほかに利用されている中で気づいた効果などはありますか?

 

― 岡田工業 川本様
コミュニケーションを取る頻度が増えたことです。最初にお伝えしたように、職人気質で寡黙なスタッフも多かったのですが、WowTalkを使い始めたことで発言が少なかったスタッフからも意見が出るようになりました。

昔は、若手の教育には「先輩の背中を見て覚える」みたいな文化もありましたし、私もそういった経験をしてきました。でも、WowTalkを使って上下とかの人間関係がより近くなり、知りたいことを気軽に質問できるようになってきているので、若い世代にとって働きやすくなっているんじゃないかなと思いました。

 

― 岡田工業 伊東様
先日も、私が出た現場が密閉に近い環境の工場で作業を行っていたのですが、暑さのあまりに「暑いよ」とグループに送ったら、皆から「頑張れ!」って連絡が沢山きたんです(笑)そこでスタンプとかも送ることもあり、こうして気軽にコミュニケーションできるのが良いですよね。

それに、普段から個人のトークで何気ない会話も送り合ったりするのですが、高齢のスタッフにとっては、タブレットに文字を入力する練習になるらしく、IT機器に慣れるという視点からもWowTalkが活躍してくれています。

 

ビジネスチャットをキッカケにITツール活用で業務効率化に取り組みたい

 

― ワウテック担当者
今後、WowTalkをどのように活用していきたいですか?

 

― 岡田工業 川本様
今は情報共有や業務連絡といった使い方がほとんどなのですが、今後は作業手順の共有や管理などもWowTalkで実現していくことができたらと思っています。工程管理をはじめ、弊社ではまだ業務で紙を使う機会が多くあります。そうした業務のペーパーレス化ができたら嬉しいですね。

以前は勤怠管理も紙で行っていて、最近KING OF TIMEというツール(株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド勤怠管理システム)を導入したのですが、WowTalkとも連携できるというお話を聞いたので、今後試してみたいと思っています。

 

― 岡田工業 伊東様
弊社はメーカー企業様と取引をすることが多くあるため、ITツールの活用と平行して進めていきたいのがセキュリティ対策の強化ですね。現在もすでにセキュリティ講習を受けたり取り組み始めています。

WowTalkはセキュリティ対策に関する機能も充実しているので、端末へのダウンロード制限を掛けるなど、取引先のお客様と相談しつつ、そうした設定も実施していきたいです。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

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株式会社岡田工業
代表取締役社長:川本英博
事業内容:ポンプ・送風機・発電設備の保守点検・設備・据付
住所:北海道札幌市東区丘珠町638番地1
TEL:011-374-1840(代表)

 

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