安否確認機能を使って、本社社員・活躍社員のWowTalk利用状況を月1で確認

【導入の背景・課題】
■ 本社スタッフと活躍社員間のコミュニケーションツールが統一されておらず、バラバラのツールを利用した情報伝達をおこなっていた
■ 事務連絡が直接、活躍社員へではなく、本社スタッフ内も担当を介す伝達リレーとなってしまい、時間的ロスが発生していた

【導入後の効果について】
■ WowTalkのグループアイコンを色分けし、情報の交通整理を実現
■ 活躍社員は、本社スタッフへ各種手続きや業務の相談やキャリアについてコミュニケーションがよりタイムリーに取れるようになった


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エールスペック株式会社は、人と企業と社会をつなぎ、人が活きる社会創りに取り組んでいます。同社では、採用試験を通過した成長意欲の高い若手層から、幅広い知識・経験を持つベテラン層まで、ロイヤルティの高い正社員志向の人材を企業へ派遣することにより、長期的かつ安定した人材供給が可能となり、企業の業務生産性の向上に貢献しています。また、企業側と従業員側の双方合意のもと、直接雇用への切り替えも行っており、新しい採用手法の一つとしても活用されています。

今回は、エールスペック株式会社 専務取締役 土屋 寿和 様、愛甲 祐也 様にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として写真撮影のみマスクを外し、短時間で実施いたしました。

 

各社員が異なるツールを利用。業務上でのコミュニケーションはWowTalkに統一へルール化

エールスペック株式会社 専務取締役  土屋 寿和 様
エールスペック株式会社 専務取締役 土屋 寿和 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— エールスペック株式会社 土屋 寿和 様(以下、「エールスペック 土屋 様」)

弊社では、取引先企業で就業する社員を「活躍社員」と呼んでいますが、本社スタッフと活躍社員とのやり取りについて、WowTalk導入以前は、電話・SMS・Eメールなど各個人が希望する様々なツールを使って連絡をとっていました。バラバラなツールを使ってしまうと、どうしてもコミュニケーションの効率性が下がってしまうのと、プライベートでも使っているツールを使用させてしまうと、やり取りの中でも公私混同が起きてしまう懸念がありました。

また、従来の連絡手段ですと活躍社員に対する事務的な伝達事項は、管理部から営業担当を通して連絡をおこなっていたため、時間的ロスや伝達リレーになってしまうこともありました。やはり、当事者同士が直接やり取りをしないとコミュニケーション的な溝も発生すると考え、この点を改善したいと思い、ビジネスチャットツールを探していました。

 

― ワウテック担当者

WowTalkに選定いただいた時のお話をお聞かせください。

 

— エールスペック 土屋 様

やはり、コミュニケーションツールとして導入する上では、社員が積極的に活用してくれないと意味がありません。そのためにも、できるだけ操作性がシンプルかつ、導入時に教育の必要がない点を重視してツールを探していました。

いくつかの他社のツールとも比較検討し、操作性のシンプルさやコスト面、また安否確認といった機能性など、WowTalkが私たちの求めていた点を一番多く兼ね備えていたので導入に至りました。

 

社員が情報に迷わないコミュニケーションの交通整理を実践

WowTalk トークグループの活用イメージ画像
※実際のトークグループのイメージです

 

― ワウテック担当者

導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— エールスペック 土屋 様

まずは、社員が連絡を取る際に迷わないように、頻度の高いやり取りはトークグループを作成し、アイコンを業務ごとにピンク・青・緑で色分けしています。掲示板の機能については、本人が意識して閲覧しなければ情報漏れが起きてしまったり、またコメントを追いきれなくなってしまうため、今は利用を制限しています。その変わりに、健康診断やストレスチェック、給与に関するお知らせなどの周知事項は管理画面の「通知」機能から一斉に送信しており、これによって、社員が情報を受け取るのに迷わない方法が確立できていると思います。

 

— エールスペック株式会社 愛甲 祐也 様(以下、「エールスペック 愛甲 様」)

営業側の使い方としては、自分が担当している活躍社員との日常的なコミュニケーションで利用しています。

入社後は、定期的に別途面談をおこなっていますが、例えば就業先で初日の業務を終えた方に「今日はどうでしたか?」とフォローを入れたり、就業している中で困ったことはないかといった確認連絡にもWowTalkを積極的に活用し、活躍社員とのコミュニケーションは密に取るようにしています。

活躍社員は、取引先企業で業務を遂行しており、パソコンにWowTalkをダウンロードする場合は各就業先のIT部門への確認が必要となってしまい、オペレーションが煩雑になるため、基本的に自分のスマートフォンにWowTalkをダウンロードして使用いただいています。

 

― ワウテック担当者

貴社独自の使い方はありますか?

 

— エールスペック 愛甲 様

毎月15日に安否確認機能を利用した「利用確認テスト」をおこなっています。目的としては、災害時対応の練習はもちろん、安否確認を送った後の返信状況を見ることで、WowTalkが利用できているかのチェックも兼ねています。問題なく利用できている場合は「安全です」のボタンを押してもらうようにし、1回目の通知で反応がなかった方には再度リマインドを送っています。安否確認の発信者は、災害時に本社スタッフであれば誰でも対応できるように当番制で通知を送り、属人化させないようにしています。

また、情報を集約する意味でも、WowTalk以外のツールを使った業務連絡は原則禁止にしています。そのため、活躍社員の方々が何か困ったことがあったときは、必ず各営業担当へWowTalkを使って連絡をするという意識に自然となっています。

 

WowTalkの活用で、活躍社員へのより細かいフォローが可能に

エールスペック株式会社 専務取締役 愛甲 祐也 様
エールスペック株式会社 専務取締役 愛甲 祐也 様

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— エールスペック 愛甲 様

まず、活躍社員の方々のWowTalkのアイコンは自分の顔写真に設定し、プロフィールには社員番号と誕生日などのパーソナルな部分も一部登録しています。そのため、普段直接顔を合わせることが少ない方でも記憶に残りやすくなったと感じています。どうしても顔を合わせることが少ないと、機械的なやり取りになってしまうことも多いのですが、文字に残り気軽にできるチャットコミュニケーションは、かえって深いところまで活躍社員への目配りができていると思います。

 

— エールスペック 土屋 様

当初WowTalkを導入したときは、設定や運用までに時間がかかってしまうのではないかと懸念していたのですが、大半の活躍社員は即時に対応してくれているので、意外と負担にはなっていないことに驚きました。活躍社員が卒業するときに、当社に所属してどうだったかをヒアリングしているのですが、WowTalkがあることで、関係各所への相談がスムーズに行え、担当者からのレスも早いので常にサポートされている感覚があって安心して働けたという声が多かったですね。

チャットだと「お疲れ様です」などの定型文を記載する必要がないので、業務上の連絡はもちろん、仕事上での悩みやキャリアに関する質問などもしやすかったとも聞いています。

活躍社員とのコミュニケーションが大切だと思っているので、これからも積極的に活用していきたいと思っています。

 

 

エールスペック株式会社 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、エールスペック株式会社 土屋 寿和 様、愛甲 祐也 様 ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

エールスペック株式会社 ホームページキャプチャ

エールスペック株式会社

代表取締役社長:阪本 美貴子

住所:
〒100-0005  東京都千代田区丸の内3-1-1国際ビル8階

URL:https://www.yellspec.co.jp/

 


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