「ワウしておいて」「ワウします」が社内の共通言語となり、コミュニケーションがより加速

志戸平温泉株式会社は、岩手県花巻市で「湯の杜ホテル志戸平」「游泉志だて」を経営・運営する会社です。湯の杜ホテル志戸平は、人気温泉旅館ホテル250選にて 2014年度、2015年度、2017年度、2018年度、2019年度、2021年度と、過去8年間で6回もの5つ星認定を獲得している人気の温泉旅館です。(※2022年11月現在の情報です)

今回は、志戸平温泉株式会社 総務経理部 財務経理課 財務担当次長 伊藤 マサエ 様、 総務人事課 係長 小田島 智英 様にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。また、業務でWowTalkをご利用いただいている従業員の方々にも、写真撮影のご協力をお願いしました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

「ビジネスチャット面白そう！」が導入のキッカケ。アナログな連絡手段から徐々に社内へ拡大へ

写真左から、総務経理部 財務経理課 財務担当次長 伊藤 マサエ 様
総務人事課 係長 小田島 智英 様

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入以前は、どのように社内でやり取りをされていましたか？

— 志戸平温泉株式会社 小田島 智英 様（以下、「志戸平温泉 小田島 様」）

以前は、従業員それぞれの私用のメールアドレスを収集して、何か連絡事項がある時は総務人事課がシステムからメールで一斉送信をしていました。しかし課題がいくつかあり、例えばメールアドレスを変更した際に総務人事課に連絡をくれる人もいれば、連絡が漏れてしまう人もいて、常に連絡先を最新で正確な状態に保つのが困難でした。それに、一斉送信した後もどうしてもメールだと既読／未読の確認が困難なため、緊急的な連絡を送っても「見てくれているかな？」と心配になることも多々ありました。

― ワウテック担当者

WowTalkに選定いただいた時のお話をお聞かせください。

— 志戸平温泉株式会社 伊藤 マサエ 様（以下、「志戸平温泉 伊藤 様」）

WowTalkを導入したのが2017年なのですが、その当時は個人向けのSNSは出始めていたものの、ビジネスチャット自体はまだまだ数少なかったと記憶しています。私が導入を担当したのですが、「ビジネスチャットって面白そう！」と思ったのがキッカケで、まずは一部のメンバーから試験的に利用してみて、徐々に全社に拡大をしていきました。

WowTalkは見た目がシンプルかつ必要な機能だけが搭載されているので、幅広い年齢の社員がいる中でも受け入れやすかったと感じています。

毎日顔を合わせないスタッフ間の情報交換ツールとして活用

― ワウテック担当者

導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか？

— 志戸平温泉 伊藤 様

地震や停電など、館内で緊急的な対応が必要なときなどの連絡手段としてはもちろん、普段の細かなやりとりまで何でも活用しています。全員がお互いの連絡先を知っている訳ではないので、WowTalkからすぐに電話やメッセージを送ることができています。

また、シフト制なので、シフトが決定したらPDFなどでWowTalkのトーク上で共有するようにしています。PDFやword、Exelを添付できるのもメリットですね。以前は、休みの日にシフトが公開されると、わざわざ会社に電話して確認していましたが、WowTalkを使って情報をリアルタイムにキャッチアップすることができています。

先ほども申し上げた通り、シフト制で勤務しているので毎日顔を合わせないスタッフもいます。そういうときは、「ワウしておきました」「ワウしておいてください」というやり取りがあります。何か聞きたいことがある、連絡をする＝ワウする（WowTalkを送る）ということが共通言語になっています。

― ワウテック担当者

WowTalkを利用する際のルールなどは設けていますか？

— 志戸平温泉 小田島 様

WowTalkのアカウントは、会長をはじめ管理職や正社員、パート社員にも付与しています。WowTalkを利用する際のルールとして、全メンバーに宛てたトークの送信ができるのは、係長以上と決めています。

あとは、導入当初はまず総務経理部からWowTalkの利用を開始しました。その上で「利用に問題ない」と判断してから全社への拡大を進めました。

お客様アンケートを共有機能へアップ、社員のモチベーションアップへ

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、何か効果があったことはありますか？

— 志戸平温泉 小田島 様

新型コロナウイルスの影響で、第一回の緊急事態宣言が発令されたときは、どうしてもホテルを閉館せざるを得ませんでした。そのときに、会長から社員宛てに「気晴らしにホテルに遊びにきてください」と家にじっとしていて、気分が落ち込まないようにメッセージが発信されました。こういった厳しい状況下でも、WowTalkを通じ、繋がりを感じた瞬間でした。

— 志戸平温泉 伊藤 様

共有機能では、新しい宿泊プランの情報や社内報、議事録を掲示するようにしています。その中でも、お客様アンケートで寄せられたお客様からの感謝のお言葉やお子様からの可愛いイラストなどは、PDFで取り込んで共有にあげるようにしています。一人ひとりの仕事へのモチベーションに繋がっていると思います。

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか？

— 志戸平温泉 伊藤 様

フロント係からお風呂の係などにに急用で連絡するときは、業務用PHSを利用しています。それをWowTalkの通話機能に代えていきたいです。接客業という職業柄、例えWowTalkを見ているとしても、私用のスマートフォンを業務中に使用していることはお客様にとってあまり良い印象ではない時もあります。世間の目という点もありますが、スマートフォンを活用してビジネスチャットが業務の中に更に溶け込んでいければと考えています。

志戸平温泉株式会社 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、志戸平温泉株式会社 伊藤 様、小田島 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。