本店と支店、部門間を横断した社内コミュニケーションにWowTalkが活躍!

【導入の背景・課題】
■背景:業務のデジタル化を推進するグループがシステム部門に新設
■課題:メール、電話、SMSに代わるコミュニケーション方法を検討
■課題:セキュリティ対策として個人向けSNSの利用は避けたい

【サービス選定のポイント】
ポイント1:同業他社が利用しているツールだったこと
ポイント2:現場貸与のタブレットに統一した仕組みとして利用できること
ポイント3:BCP対策として活用できる期待があったこと

【導入後の効果について】
■ 情報共有量が増えコミュニケーションが取りやすくなった
■ メールと比べ過去の情報の遡りが楽になり、アンケート機能などで意見収集が容易に
■ パンデミックや自然災害を経て報連相や意思疎通を図るツールとして利用率が拡大した

 


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三井住友建設株式会社は、三井建設と住友建設が2003年に合併した大手総合建設会社です。国内外に拠点を持ち、高層マンションや橋梁などを手掛けています。

同社では、2019年4月にDX推進グループが新設されたことを機に、(間接部門を含む)土木・建築・技術など建設生産部門の組織をまたぐ水平横断的な連携と業務プロセスの変革をめざしています。

その取組みの1つとして「コミュニケーション」のDX推進があり、ビジネスチャットの導入に至ります。同社で発生していたコミュニケーション課題を如何にして解決したのか、WowTalkの導入以前と以後でどのような改善が見られたのか、ビジネスチャットの具体的な活用例について、DX推進グループ、土木本部、建築本部のご担当者様にお話を伺いました。

 
※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。
 

メールや電話など既存の連絡手段に加え、リアルタイムに連絡できるツールを検討

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写真左から、三井住友建設株式会社 経営企画本部 建設ITデザイン室 DX推進グループ 主任 佐藤一志 様
土木本部 土木工事管理部 ICT・CIM推進グループ 課長 坂井豊士 様
建築本部 ICT・BIM推進室 ICT推進 深谷学 様
経営企画本部 建設ITデザイン室 DX推進グループ長 嶋田英樹 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットを導入される前に、どういった背景や課題があったのでしょうか?

 

― 三井住友建設株式会社 経営企画本部 建設ITデザイン室 DX推進グループ長 嶋田英樹 様(以下、「三井住友建設 嶋田 様」)

ビジネスチャットを始めとする、ICTツールの導入と活用に関して、2019年の4月にDX推進グループが新設され、業務のデジタル化に向けた取り組みがスタートしたことが背景としてあります。

具体的には、間接部門を含めた土木、建築、技術の建設生産部門の組織を跨ぐ水平横断的な連携を図り、コミュニケーションやWeb会議、教育などにICT技術を取り入れていこうという取り組みです。

 

― 三井住友建設株式会社 建築本部 ICT・BIM推進室 ICT推進 深谷学 様(以下、「三井住友建設 深谷 様」)

その中でも具体化が早かったのがビジネスチャットツールです。ビジネスチャットの他にも、Web会議ツールなど、新型コロナウイルスに伴う在宅勤務や時差出勤なども背景にはありますが、スピーディに具体化できるものから取り入れつつ、その他のICTツールに関しても慎重に検討を重ね、平行して選定などを行っております。

 

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― ワウテック担当者

ビジネスチャット導入以前はどのような手段で情報伝達を行っていたのでしょうか?

 

― 三井住友建設 嶋田 様

導入前は、メールや電話、SMSが中心でした。しかし、これらの方法にはコミュニケーション上の課題を感じることがありました。

例えば、上記の方法だと基本的に1対1でしかコミュニケーションが取れず、一斉通知による即時周知が難しいことが不便でした。

また、メールでは定型的な挨拶文が必要だったり、レスポンスがリアルタイムでなかったりと、社員同士のコミュニケーションに手間がかかります。電話や対面に関しては緊急性が高い場合には問題ないですが、コミュニケーションする相手とのスケジュールを合わせる必要があります。また、口頭ではエビデンスを残すことが難しいため過去の仕事のやり取りを遡るのに苦労してしまいます。

 

― ワウテック担当者

特に社内のメンバー同士のコミュニケーションという観点で課題を感じられていたのですね。

 

― 三井住友建設 嶋田 様

そうですね。近年では個人向けのチャットアプリも普及していますが、セキュリティの観点からシャドーITや私用SNSのやり取りは情報漏えいのリスクがあることから「法人用」でありながら使い勝手の良いサービスを探していました。

また、現場へ配布しているタブレット端末を活用してリアルタイムに連絡を取り合う手段を模索していました。事業所間でそれぞれ異なるツールが導入されてしまうとコミュニケーション課題の解決にはならないため、統一した仕組みとして、ビジネスチャットツールの検討をはじめました。

大規模導入実績と使い勝手の良さがWowTalk導入の決め手に

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― ワウテック担当者

ビジネスチャットツールの導入を検討された際、どういった基準で選定されたのでしょうか?

 

― 三井住友建設株式会社 経営企画本部 建設ITデザイン室 DX推進グループ 主任 佐藤一志 様(以下、「三井住友建設 佐藤 様」)

まずは、一部の現場で利用されていたことのあったビジネスチャットから、試してみようということになりました。とはいえ、このツールは建設業の実績は多いものの現場での用途に合わず全社導入には至りませんでした。

また、その他にも、WowTalkや個人向けも提供しているベンダーさんの法人版や外資系の著名なビジネスチャットツールも候補にあがりました。その中で比較するものの特徴差が大きく、大規模でも導入しやすい費用と使い勝手のツールを選びたいということで、順番に試用を進めました。

評価を行うために、建設工事現場をモデル部署とし、事業所間で業務コミュニケーションが活性化するか、対面の打ち合わせ時間の短縮、報告時間の短縮を始めとする業務効率化ができるかを検証していきました。加えて、BCPの連絡用途として本店と災害現場の状況確認に利用できるかの検証を行いました。

 

― ワウテック担当者

複数のビジネスチャットツールからWowTalkをお選びいただいた決め手などありますでしょうか?

 

― 三井住友建設 嶋田 様

複数のビジネスチャットツールを検討していく中で、同業他社から大規模でのWowTalk利活用の事例を紹介いただきました。これが、WowTalk導入に向けたキッカケの1つとなりました。

 

― 三井住友建設 佐藤 様

その他にも、管理者によって機能の制限が細かくできること、費用が他社と比べて低価格であること、ITリテラシーに差のある現場の社員でも直感的に利用できることが決め手になりました。

 

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― 三井住友建設株式会社 土木本部 土木工事管理部 ICT・CIM推進グループ 課長 坂井豊士(以下、「三井住友建設 坂井 様」)

実は、様々なビジネスチャットの利用がかつて候補として挙がることはあったのですが、具体的な導入やWowTalkを正式なツールとして導入するまでに2年ほど掛かっているんです。先ほど、佐藤からも一部の現場で他社様のツールが入っていたとありましたが、現場であまり活用しきれなかったこともあります。

このツールが悪いというわけではなく、1年2年と試行錯誤する中で、リテラシーの水準が足りていなかったということもわかりました。WowTalkの導入に至ったタイミングで現場のリテラシーが高くなっていったことも要因として挙げられると思います。

 

社内の共通コミュニケーションツールとして利用促進!現場間での迅速な連絡を実現

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― ワウテック担当者

WowTalkを導入し、具体的にどのようにご活用いただいていますでしょうか?

 

― 三井住友建設 佐藤 様

離れた場所での業務連絡や報告全般を行っています。例えば、現場の写真を共有し「ここの場所が危険だから片付けましょう」といった連絡を行ったり、現場でパソコンなどIT機器に不具合が起きた時に本店へ問い合わせを行う用途などがあります。

また、情報漏えいの観点からファイルアップロードを制限している以外は自由にコミュニケーションできるように運用できる設定になっています。社内浸透のため比較的自由に使える設定にしてありますが、運用でセキュリティをカバーしている側面が大きいです。当社はISO/IEC 27001を取得しているため準拠した利用をする他、基本ルールとして下記の7つを利用者に周知しております。

 

・業務に必要なコミュニケーションにのみ利用する
・社外秘情報はもちろん、大切な情報と思われるものは投稿しない
・アップロードした写真等のファイル等は端末にダウンロードしない
・利用する端末は、画面ロック等のセキュリティ対策を実施する
・不用意に、全社宛てに一斉投稿を送信しない
・時間外、休日利用は節度を持って必要最小限に
・相手の投稿に敬意をはらい、言い争いや誹謗中傷などに利用しない

 

― 三井住友建設 坂井 様

現場では、組織内でグループを作って、その中での情報共有に利用することもあります。WowTalkではファイルの送受信を制限しつつ、他社のクラウド型のファイル共有ツールを利用しているのですが、そのツールに業務データをアップロードしたらWowTalkで該当する人に「確認してください」といった連絡を行うことをしていますね。

また、アンケート機能も社内で非常に役立っています。自社の社内システム(ポータル)にもアンケート機能はあるのですが、WowTalkの機能はシンプルで勝手が良いと感じております。

 

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― 三井住友建設 嶋田 様

コロナ禍なので、現場で働く社員であれば検温の報告を行ったり、内勤者は在宅勤務の開始の報告を行ったりと、今の時代ならではの活用方法もあります。

その他にも、自然災害が起きた時、WowTalkを使って状況報告や安否の連絡を取り合うシーンでは使い勝手が良いと思います。また、なにかトラブルが発生した時、すぐに本店や関連する部門とグループ連絡の手段として有効です。

BCP対策としてWowTalkの浸透率が100%に達していないということからまだ難しく、全体周知の用途としては別途安否確認システムを利用しています。

 

― ワウテック担当者

その他に、WowTalk導入時には想定していなかった効果などはありますでしょうか?

 

― 三井住友建設 佐藤 様

現場の社員間で「ビジネスチャットを活用していきたい」と熱望していたメンバーが率先して業務への落とし込みを行い、上記でご紹介したような活用までのスピード感が早かったことに驚きを感じています。特に若手メンバーからの意見も出るようになり活気があります。

また、遡りますが、試用の検証を行うモデル部署には偶然外国籍メンバーが居まして、翻訳機能を活用して円滑に業務を進められたことは想定していなかった効果ですね。内勤者にとっては在宅勤務が進んでいく中でより活用が必要になってくると思っています。

 

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― 三井住友建設 深谷 様

コロナ禍で、大勢が集合して研修などができない状況において、コミュニケーション方法は深刻な課題だったので、WowTalkやWeb会議ツールの実運用が間に合ったこと自体が非常に良かったと感じる効果です。坂井からもありましたが、導入を検討しても実際に活用されるまでに2年を要していますからね。

 

さらなる社内浸透とDX化実現による事業成長を目指す

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― ワウテック担当者

WowTalkの社内浸透を進める上で心がけていることはありますか?

 

― 三井住友建設 坂井 様

ICTツールを使いこなせる20代の若手メンバーと、苦手意識を持つベテランメンバーのジェネレーションギャップを埋めていくことが大切だと思っています。

若手同士は入社当時から使っていることもあり、横の繋がりのコミュニケーションは自然発生すると思うのですが、ベテラン層が積極的に使わないと上下の繋がりを作りづらいですよね。浸透を目指す意味でギャップを埋めていきたいです。例えば、上の立場のメンバーが積極的に絵文字やスタンプを使うことなど、そういう小さなことも大切だと思っています。

 

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― 三井住友建設 深谷 様

その一方で、大切にしなければならないのは、業務上のコミュニケーションを行う上での緊張感です。上司からカジュアルに歩み寄ったり、柔軟で自由な発想でコミュニケーションしたりするのは大切ですが、建設工事現場といった常に危険と隣り合わせの環境で仕事をするわけです。気持ちが緩み過ぎることで思わぬ事故などに繋がりかねません。危機意識を持つためにも、業務においては一定の緊張感は持つというバランスが大切だと思っています。

 

― 三井住友建設 嶋田 様

コミュニケーション以外の方法での浸透という観点でいえば、まだガラケーを利用する社員も多く、全員がWowTalkを使っているわけではないため、今後スマートフォンの貸与などをキッカケに利用促進も検討していきたいと思っています。

 

― ワウテック担当者

今後、WowTalkの活用を促進する上で貴社の目標はありますでしょうか?当社に期待することもあわせてご教示ください。

 

― 三井住友建設 嶋田 様

今後の建設業界をとりまく環境は建設労働人口も減少し、一方でグローバル化が進んでいきます。さらに、避けられない自然災害や(コロナウイルスを始めとした新型感染症などによる)パンデミックなども今後考えられます。

このような状況下で、当社は建設生産プロセスの変革を目標として掲げており、実現手段の1つとして、ICT技術を活用したデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進しています。デジタル化によって、「重要な決断」や「不測の事態」における軌道修正などが迫られるシーンでは、必要な人に必要な手法や情報が提供できるものと考えています。

今回のWowTalkのようなICTツールも今後進化し、他のシステム連携拡充などから利便性の向上を期待するとともに、折角のコミュニケーションツールなので、膨大な集積された会話情報がナレッジ等の別の切り口での活用ができることを期待しています。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

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三井住友建設株式会社

代表取締役社長:
新井 英雄

事業内容:
・建設事業
土木・建築・プレストレストコンクリート工事の設計・施工及びこれらに関する事業
・開発事業
不動産の売買、賃貸及び管理に関する事業

住所:
〒104-0051 東京都中央区佃二丁目1番6号

URL:
https://www.smcon.co.jp/

 

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