ITツールを積極的に導入!建築業界に新たな流れを作り出すixreaのビジネスチャット活用法とは?!

2020年目前、近年の建設業界は大規模な再開発など、活況を呈しています。

2019年度の建設業界の投資規模は、政府投資と民間投資を合わせると62兆円規模(前年度比3.4%増)というデータ(※1)からもその好景気ぶりは明らかです。

しかし、市場として盛り上がりを見せる一方で、その背景に深刻な人材不足が課題となっています。建築業界は設計や建設、設備など様々な分野の高度な専門家で成り立つ業界であるため、若手人材の確保や育成が難しく、かつ人材の流出も考えられるためです。

そうした環境の中、建築業界に新しい流れを生み出そうと取り組んでいる一級建築士事務所が鹿児島に在ります。それが、株式会社ixrea(イクシリア|以下、「ixrea」)です。

ixreaは、「I × realization(実現)」「I × re-architecture(建築)」「I × re-art(アート)」「I × reactivate(活性化)」という4つの「i × rea」を企業のコンセプトとし、建築業界に新しい価値提供を目指し建物の設計から企画、資産活用の提案までをワンストップで行う建築のプロフェッショナル集団です。

従業員数7名という少数精鋭でありながらITツールを効率的に活用し、設計図面のペーパーレス化など業界としても先進的な取り組みを行っています。そこで、社内コミュニケーションの円滑化、社内業務効率化という観点からビジネスチャットに着目し、WowTalkの導入にいたります。

今回のインタビューでは、ixreaがビジネスチャットを導入した背景やその活用方法のほか、建築業界として目指していることについて、代表取締役であり一級建築士の吉田浩司 様にお話を伺いました。

 

※1:令和元年度 建設投資見通し 概要 – 国土交通省 

公私の区別を明確にするため、個人向けSNSからビジネスチャットへ

wt-ixrea-2株式会社ixrea 代表取締役 吉田浩司 様

【導入の背景・課題】
■課題1:個人向けSNSを活用していたが公私の区別が付きづらく課題に
■課題2:機能と使用感のバランスの取れた法人向けツールに巡り会えなかった
■課題3:業界として紙の図面やFAXなどアナログ文化が根強い

 

― ワウテック担当者
まず初めに、ビジネスチャット導入以前のコミュニケーション方法等について教えていただけますでしょうか?

 

― 株式会社ixrea 代表取締役 吉田 浩司(以下、「ixrea 吉田 様」)
弊社は、建物の設計や規格を行う一級建築士事務所なので、図面データを業務で取り扱うことが多く、社内のやり取りでは個人向けのチャットサービスを利用していました。

メンバー間でお互いにデータを共有し、テキストでフィードバックするという用途としては問題は無かったのですが、公私との区別を付けるため「仕事専用」のサービスを検討し始めました。

 

― ワウテック担当者
もともと個人向けチャットサービスをご利用されていたとのことですが、業界としても一般的なのでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
いえ、業界としては図面データは紙に印刷することが主流ですし、お客様とのやり取りに関しても郵送やFAXが未だに多いと思います。建築業界全体としてはIT化が進んでいる分野ももちろんありますが、設計に関しては“紙信仰”は根強くあると感じています。

例えば、打ち合わせ先に紙のデータを印刷して持っていって、ペンで修正を入れて持ち帰ってデータで直すといったこともあるんです。でも、それって明らかに非効率ですよね。そこで、弊社では、社内での図面のやり取りはITツールを使い、打ち合わせ先ではiPadなどを活用してPDFデータに直接書き込むというスタンスを取っています。

 

― ワウテック担当者
吉田様の考え方として積極的にITツールの活用を進めてるのですね。ビジネスチャットを選定する際に意識されたことはありますでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
個人向けチャットサービスで「この機能が物足りないな」と感じていたものを補う機能を備えているかどうかを意識して選定しました。

例えば、タスク管理やスケジュール管理など、通常業務に関わることを1つのサービスに集約できることが理想です。

選定する中で、グループウェアのような多機能なサービスも検討したのですが、機能が複雑すぎたり、UIが少し古臭く感じたりすることもあり、導入にはいたりませんでした。

 

図面データのやり取りから全社共有までビジネスチャットを活用

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【サービス選定のポイント】
■ 用途が「法人」に特化しているツールである点
■ シンプルなトークとタスク管理など複数の機能を兼ね備えている点
■ 打ち合わせの合間などにデバイス問わず迅速にチェックできる点

 

― ワウテック担当者
ビジネスチャットを選定される中でWowTalkを導入いただいた決め手はどこにあったのでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
先程お話した多機能なグループウェアのほかにも、個人向けチャットサービスを提供している企業の「法人版サービス」も候補にありました。

しかしながら、トークの利便性は高いものの、ビジネスツールとしての機能が貧弱に感じたため導入にいたりませんでした。

そこで、個人向けチャットサービスのような使用感を保ちつつ、タスク管理などの機能を備えているWowTalkが候補に上がりました。社内に限定したやり取りに特化しており、PCやスマートフォン、タブレットなど、端末問わず、簡単に使える点も導入の決め手となった1つです。

 

― ワウテック担当者
現在はどのようにビジネスチャットを活用されているのでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
WowTalkは社内の業務連絡全般に利用しています。図面データのやり取りはもちろんのこと、社内イベントの周知、郵便物が届いた際の連絡などで利用しています。

弊社は、鹿児島の本社の他に、福岡県と東京都にサテライトオフィスを構えているのですが、離れた拠点のメンバーとのコミュニケーションにも活用しています。プロジェクトごとにグループを作って業務連絡なども円滑に行えています。

ただ、外部のクライアントとのやり取りに関してはWowTalkでは行っておらず、他社のビジネスチャットやSNSを利用して使い分けを行っています。

 

― ワウテック担当者
WowTalkの運用ルールなどはありますでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
厳格なルールなどは設けていないのですが、基本的には会社支給の端末でWowTalkを利用するという目的で導入しました。

退勤後や休日に何か思いついた際、とりあえず送っておくことができるのがビジネスチャットのメリットでは在ると思うのですが、送られてきた側としては、あまり良い気分はしないですし、そこは明確に切り分けたいという思いがあります。

また、当社はベーシックプラン(※)を契約しているため、ファイルの保存期間が30日間と限られています。そのため、中長期のプロジェクトで利用するファイルや図面データに関してはダウンロードをしておくというのがルールになっています。

 

※:WowTalkは2019年10月1日にプラン改定を行いました。現在のシンプル・スタンダードプランに該当するプランです

 

業務効率を最適化!お客様に最高の価値を提供できるようIT化を推進!

 

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【導入後の効果について】
■ 図面の確認や修正などがペーパーレスで迅速にできる
■ 社内に届く郵便物などを全社員にスムーズに周知
■ 勤怠管理など実業務外の細かな連絡に活用

 

― ワウテック担当者
WowTalkをお使いいただく中で得られた業務上のメリットや効果などはありましたでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
私たちは少数精鋭の設計事務所ということもあり、メンバーそれぞれがお客様先に訪問していたり、遠方へ出張していたりする機会が多くあります。外出先の打ち合わせ中に急ぎの連絡があったとしても、電話はできませんよね。

そこで、WowTalkのような簡単な操作性のビジネスチャットであれば、打ち合わせの合間に返事をしたり、本社のメンバーと連絡を取り合えたりするので、社内外どこに居てもプロジェクトの進行状況が把握できるのはメリットだと感じました。

全社に向けての周知も現在はトークで全員のグループを作って行っています。以前は共有を使ったこともあるのですが、機能として独立しているがゆえに社内の文化としてなじまず現在はあまり利用していません。ただ、このように組織の文化に合わせて自由に使い分けができる余地があるというのは良いと思います。

 

― ワウテック担当者
そのほか、何か別の用途でご利用されているケースなどはありますでしょうか?

 

― ixrea 吉田 様
設計という業界の中でも弊社ならではというのが、やはり冒頭でも述べたとおり図面データをメンバー同士で直接やりとりする場としてWowTalkを活用していることですね。

お客様とのやり取りの中で紙のやり取りが発生することもありますが、社内ではペーパーレス化を進める要素として活躍しています。

また、勤怠連絡などのメンバー単位での細かな共有や連絡用途としてもトークを活用しています。

 

建築業界としても先進的な事例に。ixreaが今後目指すものとは

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― ワウテック担当者
業務フローのIT化のように、業界としても先進的な取り組みをされているんですね。

 

― ixrea 吉田 様
そう思います。建設業界は現在非常に忙しい時期なのですが、新たに建築士を目指す人も減っており、高齢化が進んでいる業界でもあります。若手はどうしても“引く手あまた”な状態でして、私たちのような少数精鋭の事務所だと求人も難しいという現実があります。

そこで、ITツールを積極的に活用し、サテライトオフィスを構えることで鹿児島から離れた場所で働く人材に出会える機会も増えます。特に東京で働いている人材のほうが、こうしたIT化に対して敏感ですし、優秀な人を採用するキッカケになっているように思います。

ITツールのメリットは人材の確保という点だけではなく、少数精鋭で業務効率を最大化するためという点でも大いに役立ちます。図面データのやり取りだけでなく、様々なものをIT化、クラウド化することでリアルタイムで情報のやり取りができますし、何よりムダなコストも抑えることができるからです。

 

― ワウテック担当者
こういったITツールの活用をはじめ、業界をより良くするために今後目指していることなどはありますか?

 

― ixrea 吉田 様
「業界として」という点で言えば、「建築確認申請」という建物の図面を行政がチェックするというプロセスがあります。

この申請には、図面を紙に印刷して押印して、修正があれば訂正印を押してというアナログなやり取りを行うのが従来の方法です。

近年、東京ではBIM(Building Information Modeling)と呼ばれる、設計をはじめとした工程の情報をデータ化するためのワークフローを用いた、電子データ申請の風潮が生まれつつあります。実は、弊社は東京以外で初めて電子申請を行った事例にもなりました。

こうしたワークフローによって行政への申請もペーパーレスでIT化できることにより、働く地域や場所、時間を問わずにできるようになり、実際に私たちも便利になったと感じています。企業としてリモートワークをより推進できるキッカケにもなりますし、出張中のメンバーが迅速に対応することも可能になるため格段に業務効率化が進みます。これは、自社だけではなく、お客様にとっても大きなメリットになります。

IT化を進めることによる手応えを感じているため、ビジネスチャットのみならず、バックオフィス業務から社内のストレージ、名刺管理ツールまで、業務が円滑に進むものであれば積極的に導入して活用を進めていきたいと考えています。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

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株式会社ixrea
代表取締役:吉田浩司
事業内容:
・建物の企画、コンサルティング、設計および監理
・建物の保守、管理および総合マネジメント業務
・不動産活用に関するコンサルティング業務
・不動産の管理、賃貸、売買およびそれらの仲介
・インテリア用品及びエクステリア用品の企画、製造、販売並びに輸出入
・各種イベント、セミナー講演会等の企画、制作および運営
住所:鹿児島県鹿児島市荒田1-16-7 e-terrace 303
URL:http://www.ixrea.jp/

 

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