残業削減と業務効率化に取り組む手段の1つとしてビジネスチャットを活用!

千葉県・船橋市に拠点を構え、敷地調査や役所調査、公共測量など、年間2,000棟以上の調査・測量実績を誇る株式会社ランデックス(以下、「ランデックス」)。2011年の会社設立以来、ランデックスでは、各地の建築関係の測量・調査を毎年数多くこなし、測量業務の知識・経験が豊富なスタッフが丁寧に対応することで、工務店やハウスメーカーから厚い信頼を得ています。

同社は、「質の高い測量」を行うため、現場で働く測量士をはじめ、従業員が快適に集中して働ける環境づくりに着目し、スマートフォンの導入をキッカケに、クラウドツールの活用やペーパーレス化を試み、さらなるムダな工数削減と業務効率化向上を目指していました。

その中で、最初に改善を図ったのが「本社と現場で発生するコミュニケーションギャップを埋める」ことで、その際に導入したのがコミュニケーションツール(ビジネスチャット)でした。

今回のインタビューでは、ランデックスがビジネスチャットを導入した背景やその運用方法、そして、そこから見えてきた課題と現在の活用方法に関して、代表取締役/測量士 藤本大士 様に話を伺いました。

 

従業員の半分が現場で測量業務。情報共有や入電対応が課題になっていた

 

landex-wt1200px-4ランデックス 代表取締役/測量士 藤本大士 様

 
【導入の背景・課題】
■課題1:半分以上の従業員が現場に居るため情報共有に課題
■課題2:入電対応の取次に抜け漏れが発生することがあった
■課題3:即時的な連絡手段としてやむなく個人向けアプリを利用することも

 
― ワウテック担当者
まず初めに、ビジネスチャットの導入にいたった背景を教えていただけますでしょうか?

 
― 株式会社ランデックス 代表取締役/測量士 藤本大士 様(以下、「ランデックス 藤本 様」)
弊社は建築関係の敷地調査を専門としている会社で、社員の半数以上が常に現場に出ている環境です。そうした環境から、外出している担当者宛の入電対応に課題を抱えていました。そこで、その直面している課題を解決させるため、まず弊社として着手したのがスマートフォンの導入で、それがキッカケとなってビジネスチャットを検討する運びになりました。

 
― ワウテック担当者
スマートフォンと同時にビジネスチャットも導入されたのですか。

 
― ランデックス 藤本 様
いえ、時期は異なります。スマートフォンを導入したことで電話やメールで1対1の情報共有は円滑に進むようになったものの、全従業員が共通した情報をやり取りするという点では課題が残りました。

例えば、現場に出ている社員が本社に戻るのが大体夕方過ぎになるため、その頃になると退社しているものも出てきており、全社員が同時に揃うというのがなかなかありませんでした。そこで、簡易的な連絡用途として個人向けのチャットサービスを止む無く利用することもありました。

とはいえ、これでは入電の対応に抜け漏れが発生してしまうことも想定できます。

そこで、個別での連絡はもちろん全員が同じ情報を見て、その対応までが可視化できるツールとして結果的にビジネスチャットの検討にいたりました。

 
― ワウテック担当者
個人向けチャットサービスの利用をストップし、「法人専用のチャット(ビジネスチャット)」に切り替えた理由は何だったのでしょうか。

 
― ランデックス 藤本 様
もともと私は個人向けのチャットサービスはプライベートでも利用していなかったほどなので、“とりあえずの利便性”という形で社内で利用したことがありました。しかし、プライバシーの保護やセキュリティ対策といった側面が気になりました。

社員からプライベートで利用しているアカウントを聞くというのも抵抗がありますし、仮に退職等が発生した時の管理もできないからです。

プライベートを侵害されると感じる社員もいるような状況ではやはり継続はできません。そこで、法人に特化したものを導入したいと強く感じるようになったのです。

 

導入決断は「時間を大切に使って欲しい=業務効率化」という想いからだった

 
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【サービス選定のポイント】
■ 担当営業の推薦により即時導入を決定
■ インストール後にすぐに利用できる操作性
■ タスク管理機能や日報などビジネスに特化した機能が搭載されている点

 
― ワウテック担当者
ビジネスチャットの導入を決めた時、幾つかのサービスから選定されたのでしょうか?

 
― ランデックス 藤本 様
いえ、スマートフォン導入時に担当だった営業の方からオススメされ、機能や事例などの基本的な情報を確認させていただき、すぐに導入を決定しました。

 
― ワウテック担当者
ありがとうございます。ちなみに、導入する際、「ここが決め手」となったポイントはありましたか。

 
― ランデックス 藤本 様
ビジネスに特化した機能が充実していながらも、使い心地は個人向けのチャットサービスに近く、誰でも自然に使えると感じたところですね。色々なチャットサービスがあると思うのですが、従業員が違和感を感じることなく使い始められることを重視しました。

それに加え、タスク管理機能などはビジネスならではの機能ですよね。お客様の対応など絶対に抜け漏れてはいけない業務をタスクとして管理できますし、社内で全員で揃う機会が少ないからこそ日報のような報告に特化した機能も良いと感じました。

弊社の業務が、より正確に、効率的になると思ったことが導入の決め手となりました。

 
― ワウテック担当者
スマートフォンを導入してビジネスチャットも導入。現場に出ている従業員の方のコミュニケーションも変化したのではないでしょうか。

 
― ランデックス 藤本 様
今回のような「会社全体の働き方を変えよう」といった想いは、この会社を立ち上げる前、私がサラリーマン時代に苦労したという背景があります。業界全体として“残業が発生しやすい”というのもあるのですが、起業する際にそうした働く環境を改善したいと強く思っていました。

特に、測量は無駄な手間を掛けていられない仕事です。従業員の皆に「時間は凄く大切に使おう」と常々伝えています。

例えば、仕事だけではなく「プライベートの時間を大切にしたい」「家族と過ごす時間を大切にしたい」というように、人それぞれオンとオフのタイミングがありますよね。そうした時間も大切に、しっかり切り替えて仕事できる会社にしたいと考えてました。

私個人として新しいサービスに関心が高いというのもありますが、クラウドサービスを導入することによって、無駄な業務を削減し効率良く、かつ、正確に仕事ができるようになればと思っています。なので、ビジネスチャットもそうですが、勤怠管理や社内向けのファイルストレージなどを利用して効率化を図っています。

 

運用ルールを定めてビジネスチャットを業務の抜け漏れ防止に活用!

 
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【導入後の効果について】
■ トーク・共有機能を活用し伝達の抜け漏れを防止
■ 在宅ワークに向けたコミュニケーション手段として活用
■ そのほか、クラウドサービスと併用しペーパーレス化を推進

 
― ワウテック担当者
ビジネスチャットを導入したことで得られた業務面でのメリットなど、何かありますでしょうか?

 
― ランデックス 藤本 様
冒頭でも申し上げたように、情報共有と入電の対応が改善できました。全従業員が揃う機会が限られている中、きちんと情報が伝達するようになったと思います。

例えば、電話を受けて、チャットで「電話がありました」と共有するだけではなく、タスク機能を使って「対応し終えたか」までを確認するように活用しています。

テキスト、口頭に限らず、何か対応が必要になった時、連絡するだけだと忘れてしまうことも……きっとあるはずです。それがお客様の対応に関して発生したら問題です。対応する必要があれば、それが最後まで成されたのかを依頼者も受けた側も把握できるような運用を心がけています。

 
― ワウテック担当者
タスク管理機能を活用されているとのことですが、そのほかに活用されているものはありますか?

 
― ランデックス 藤本 様
特に活用しているのは「トーク」と「タスク」ですが、「共有」機能も自社に合わせたものに設定して活用しています。

例えば、日常的な情報共有という意味でも利用しているのですが、急ぎで購入が必要な物品などがある場合、必要な情報を記載し投稿してもらいます。全てをそれで、というわけではありませんが稟議のような活用をしています。

そのほか、問い合わせ対応や入電時の連絡などのカテゴリーを共有機能の中で作って運用しています。トークで連絡するにも誰に連絡したらいいかわからないといったものは、共有で投稿してもらい、該当するメンバーがその連絡を拾い上げるといった使い方もしています。

 

ムダのない情報連携を実現!柔軟に働ける組織づくりとペーパーレス化を目指す

 
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― ワウテック担当者
業務で発生するコミュニケーションの目的に応じて機能を使い分けていただいているのですね。

 
― ランデックス 藤本 様
そうなんです。理想としては、テレワーク制度を取り入れたり、ゆくゆくは拠点を増やしていきたいと考えているので、ビジネスチャットで離れた場所にいるメンバーとも齟齬無く活発なコミュニケーションを取れるようにしたいと考えています。だからこそ、運用ルールを社内で取り決め、お互いが気持ちよく働けるように素早く連絡を取り合えるような環境作りに取り組んでいます。

 
― ワウテック担当者
敷地調査のような現場で専門性の高い仕事をされていると、測量図のような紙を使う機会も多いイメージがあります。離れた場所で働く場合、こうした点はどう対応しているのでしょうか。

 
― ランデックス 藤本 様
紙を使う印象を持たれることも結構あるのですが、実は10年くらい前から国土交通省の施策で、測量図など敷地調査の業界はCADデータで直接やり取りする電子納品というやり方が一般的です。それに伴い、測量図は現場単位で利用するので、基本的には現場ごとで完結するような業務フローになっています。

とはいえ、紙は社内の業務でも絶えず利用することがまだまだあるので、ペーパーレス化は進めていきたいです。

先程挙げた、共有機能を使った物品購入の申請もそうですし、日報もビジネスチャットで対応することにしました。さらには、勤怠管理なども別のサービスを導入したことで、様々な業務のペーパーレス化、クラウド化が進んでいます。

 
― ワウテック担当者
最後の質問となります。今後ビジネスチャットをどのように活用していきたいとお考えでしょうか。

 
― ランデックス 藤本 様
ビジネスチャットは弊社の業務において重要なコミュニケーション手段になっています。

トークや共有機能の利用頻度も高いため、設定などを工夫してより円滑にやり取りができるようになればと考えています。

 
インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 
 
スクリーンショット 2019-06-26 14.14.15https://www.landex-ltd.com/

株式会社ランデックス
代表取締役社長:藤本大士
事業内容:敷地調査/役所調査/公共測量
住所:〒273-0034 千葉県船橋市二子町565 ウェルズ21西船橋パート2
TEL:047-312-6036

 

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