◆高層ビルや大規模インフラ建設現場のコミュニケーションにビジネスチャットを活用

新宿の高層ビル群や東京湾アクアライン、世界最長の吊橋である明石海峡大橋など、多くの人が目にしたことがあるであろう建造物やインフラの建設を手がけた会社、鹿島建設株式会社(以下、「鹿島」)。

鹿島は、江戸後期である1840年(天保11年)に創業した180年の歴史を持つ大手総合建設会社であり、7,686名(2018年3月末現在)の従業員を抱え、全国各地のビルの建設から橋やトンネル、ダムといった交通・生活インフラ、発電所のようなエネルギー施設まで私たちの生活に密接な建造物を手がけています。

そして、それを支えているのが現場の社員や協力会社の方々です。建設現場は、規模の大きいところでは数百〜数千人単位でのチームワークで成り立っており、その上で最重要なのが円滑なコミュニケーションになります。

今回の導入事例では、弊社が提供するビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を導入いただいた鹿島 東京建築支店の建築工事管理部 情報システムグループ グループ長 高橋健一 様、同部の生産推進サポートグループ 為廣愛美 様に、ビジネスチャットの導入背景と建設会社ならではの活用方法について話を伺いました。

 

◆建設現場の社員や協力会社の方々のコミュニケーション手段に課題がありビジネスチャットを検討

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写真左から、鹿島 東京建築支店 建築工事管理部 情報システムグループ グループ長 高橋健一 様
生産推進サポートグループ 為廣愛美 様

【導入の背景・課題】
■課題1:現場内のコミュニケーション手段が電話かメールなど限定的だった
■課題2:セキュリティの観点から個人向けメッセージアプリの利用を禁止させたい
■課題3:通話はコストと品質を重視しているものの既存のIP電話に課題を持っていた

 

― ワウテック担当者

まず初めに、WowTalk導入に至った経緯を教えていただけますでしょうか?

 

― 鹿島 東京建築支店 高橋健一 様(以下、「鹿島 高橋様」)

弊社では支店の社員と各現場の社員、協力会社(鉄骨や内装などの専門の会社)のリーダーである職長がリアルタイムにコミュニケーションを取るために2016年4月にWowTalkを導入しました。

導入前のコミュニケーション方法は、主に電話かメールを利用し、そのほかではMicrosoft Office 365を契約しているのでSkype for Businessを利用していました。

とはいえ、Skype for Businessは鹿島グループの従業員のみと利用を限定していましたし、メールは送信後に相手がすぐに確認できないこともあります。

 

― 鹿島 東京建築支店 為廣愛美 様(以下、「鹿島 為廣様 」)

現場の方々の連絡手段は携帯電話が主です。社員だけではなく協力会社の方など外部の方との連携が必要になるため、社員の利用に限定したツールではコミュニケーションが難しいという課題がありました。

また、個人向けのSNS(LINE、Facebookメッセンジャーなど)については、セキュリティの観点から業務での利用を禁止されています。
そこで結果的に、支店の社員と現場の社員、協力会社の方との業務を円滑に進めるツールとして法人向けのチャットサービス、「ビジネスチャット」を導入しようということになりました。

 

― ワウテック担当者

実際に検討し始めてからトライアル実施ないし導入まで、どれくらいの期間・時間がかかったのでしょうか?

 

― 鹿島 高橋様

具体的に「ビジネスチャットを」とサービスを絞って探し始めてから、実際にWowTalkと出会い、その後トライアル実施となるまではそれほど時間はかかっていません。

というのも、弊社の場合、現場ごとに個別で導入しているため、「お試しで入れてみよう」ということが多くありました。少ないID数で導入し、その他の現場に広まっていった形ですね。

実は、当時WowTalk以外のビジネスチャットも検討しており、機能面の比較をしていました。2016年当時は、そもそもビジネスチャットのサービス自体が国内でもそれほど種類が多くなかったことも1つですし、WowTalkが様々な面でも先行していたというのも導入背景の1つですね。

 

― ワウテック担当者

ちなみに、検討時に機能面を重視されていたとのことですが、具体的にどういった部分を重視し選定されていたのでしょうか?

 

― 鹿島 高橋様

セキュリティに関する機能が充実しているか否かという点にはこだわりました。個人向けのチャットアプリを禁止していることからもわかるように、情報共有におけるセキュリティ対策は必須でしたし、それに加えて当時は海外のツールもありましたが、日本語で利用できるというのは非常に大きなポイントでした。

 

◆“幅広い年齢層の従業員が抵抗なく使える”ことが決め手に

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【サービス選定のポイント】
 ■ 若手からベテランまであらゆる従業員が簡単に利用できる操作性
 ■ 自社の基準に沿ったセキュリティ性を備えた国産ビジネスチャットツール
 ■ 現場でのやり取りにストレスを感じさせないファイルの送受信機能や音声通話の品質

 

― ワウテック担当者

WowTalkを導入後、どのようなシチュエーションで利用されていますか?

 

― 鹿島 高橋様

最初は(利用するメンバーを)社員だけにして、各現場での情報共有に利用しました。

ビジネスチャットは、現場にいながらその場で気づいたことを共有できるという使い勝手が良く、徐々に利用範囲を広げていき、現場の社員だけでなく職長にもアカウントを付与しようということになりました。

現場の社員と職長の利用がスタートしてから評判が良く、使いやすいということでその他の現場にもどんどん広がっていきました。

 

― ワウテック担当者

利用範囲(現場数)が増えたということですが、その都度、現場に行って操作説明等をされたのですか?

 

― 鹿島 為廣様

必要に応じて、操作説明等を現場で行いました。

現場には幅広い年齢の方がいらっしゃるのですが、スマートフォンの操作に慣れている若い方はすぐに覚えてくれるので非常にスムーズでしたね。

 

― ワウテック担当者

高橋様、為廣様がWowTalkを利用されていて効果的だと感じたことはありますか?

 

― 鹿島 高橋様

明らかに効果が出たのは情報共有のスピードですね。現場で不具合があれば、その場ですぐに気付くことができる。そういった、細かな情報共有も素早くでき、かつ指示出しもリアルタイムで行えます。

 

― 鹿島 為廣様

例えば現場の業務の中で、現場を巡回し、危険な状態になっている場所を見つけたら是正の指示をすることがあります。メールだとどうしても確認までに時間がかかってしまったり、情報伝達の抜け漏れにつながったりすることも考えられます。

その点、WowTalkであれば、現場の写真と説明を添えてリアルタイムに状況を伝達することができます。また、関係者をグループ化して一斉に通知できるため、個別連絡をしなくとも情報共有ができ、既読通知によって担当者が読んだのか、ひと目でわかる点に効果を感じました。グループ内であってもメンバーごとに既読・未読がわかるため情報共有が円滑になったんです。

ビジネスチャット導入によって時間を有効活用できるようになりました。

 

◆ITスタッフを現場に派遣!WowTalkを活用したサポート体制も構築

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― ワウテック担当者

ちなみに、各現場と(東京建築)支店間でのコミュニケーションについてお聞かせください。

 

― 鹿島 高橋様

大規模な現場には「ITスタッフを支店から派遣する」形で常駐させているんです。つまり、支店のWowTalkアカウントの中に、情報システム部門と現場に常駐しているITスタッフでグループを作成し、支店と現場の連絡網として機能しています。これは非常に役に立っていて、現場で発生するトラブル等についての情報連携をWowTalkを通じてリアルタイムに行っています。

例えば、「今このシステムに不具合が発生しています」という報告が現場から上がれば、すぐに解決策を提示できるほか、その他の現場のITスタッフも確認しているので類似するトラブルの対処法を「自分たちは以前こうやって解決しました」と共有し合える仕組みです。

 

◆ファイルのダウンロード制限をルール化することで異なる現場のセキュリティリスクに対応

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【導入後の効果について】
 ■ 現場内で、協力会社を含めた間での円滑なコミュニケーションを実現
 ■ 現場の状況をその場で共有し実務上の安全性を強化
 ■ セキュリティ対策と運用ルールが浸透した

 

― ワウテック担当者

現場単位でWowTalkのアカウントを作成し、柔軟にご活用いただいるかと思うのですが、その中でセキュリティ対策はどのように行っているのでしょうか?

 

― 鹿島 為廣様

例えば、支店のWowTalkアカウントでは、添付ファイルを受信した際、端末上にそのファイルをダウンロードできないように制限を設けています。それは、現場においても同様で社員や職長であっても利用している端末上にファイルをダウンロードできない制限を設定しています。

 

― ワウテック担当者

なぜ端末上へのダウンロードに制限を設けているのでしょうか?

 

― 鹿島 為廣様

万が一、従業員がスマートフォンを紛失した場合の情報漏えいを防ぐためです。クラウド上だけでのやり取りであれば、紛失に気づいた時点で管理者側でアカウントを停止することできます。そういったリスクを最小限にするためにダウンロードを制限しています。

 

― ワウテック担当者

それでは最後の質問です。鹿島 東京建築支店では、今後WowTalkをどのような方向で活用していきたいとお考えでしょうか。

 

― 鹿島 高橋様

コミュニケーションの効率化という点でこれまで活用してきました。今後は、社内の問い合わせの自動化に向けて、チャットボットのようなシステムと連携させ、FAQ的な用途で活用できればと考えています。バックオフィス業務や専門的な業務では知見を持つ人に問い合わせが集中します。

その多くは「よくある相談」のようなものなので、データベースとして蓄積された知見を自動的に回答できるようになれば、対応にかかる工数を削減できる点に期待しています。

「その分野に詳しいのは、人でなければならないのか?機械が知見を蓄積できないのだろうか?」と常々感じており、そういったものをチャットボットに置き換えられればさらなる生産性向上に役立てられるのではないかと思います。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 


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https://www.kajima.co.jp/

鹿島建設株式会社(KAJIMA CORPORATION)
代表取締役社長:押味 至一
事業内容:建設事業、開発事業、設計・エンジニアリング事業ほか
住所:〒107-8477 東京都港区元赤坂1-3-8 KTビル(東京建築支店)
TEL:03-6838-0144

 

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