WowTalkの「安否確認」はどんな機能？その概要や活用方法を解説

公開日：2024.06.10 更新日：2024.06.10

近年、自然災害の激化が懸念されています。地震や台風などの災害発生時、企業にとって重要なのは従業員の安全確保です。しかし、災害発生直後は電話やメールが繋がりにくくなるため、迅速な情報共有が困難になります。

そこで注目されているのが、災害時の安否確認に役立つツールです。その中でも、ビジネスチャット「WowTalk」の安否確認機能は、その使いやすさと機能の豊富さで多くの企業から導入されています。数ある安否確認ツールの中でなぜWowTalkが選ばれるのか、その理由をメリット、使い方、導入事例の観点からご紹介します。

「企業としてきちんとBCP対策をしたい」「すでにツールは導入しているものの懸念点がある」と考えている担当者の方はぜひご一読ください。

1 安否確認はBCP対策の⼀環
2 安否確認体制構築に重要な3つのポイント
3 WowTalkで安否確認をおこなうメリット4つ
4 WowTalkの安否確認機能の利用イメージ
5 WowTalkの安否確認機能の活用事例
- 5.1 北都システム株式会社
6 安否確認機能が標準装備されている社内コミュニケーションツール「WowTalk」

安否確認はBCP対策の⼀環

BCP（事業継続計画）は、自然災害のような緊急事態が発生した際に、企業が被害を最小限に留めて事業を継続・速やかに回復させるための計画です。2011年の東日本大震災を受け、特に日本ではBCPの重要性がより強く意識されています。

従業員の安否確認を含むBCP対策は、事業の持続可能性を左右する重要な要素です。従業員が健康で働ける状態を把握することは、企業の信頼性を高め、迅速な災害からの回復力を強化します。従業員が安心して働ける環境を提供することは、企業と従業員双方にとって大切なことです。

安否確認体制構築に重要な3つのポイント

企業が安否確認ツールを導入する際は、単に機能面だけでなく、組織への浸透と効果的な活用を考慮した選択が重要です。以下に3つの重要なポイントを挙げます。

1. 災害発生時だけでなく、日常的なコミュニケーションにも活用できるツールを選ぶ

安否確認ツールは、普段使い慣れているスマホでも使えて直感的な操作性が重要です。災害時だけでなく日常的にコミュニケーションを取るツールを選ぶことで、緊急時に従業員がツールの使い方で混乱しないようにします。管理側としても手間をかけずに確認や集計ができます。

2.シンプルに管理できるものであること

従業員の使いやすさはもちろんですが、管理の手間がかからないことも重要です。緊急時には時間が極めて貴重であるため、自動送信機能や緊急メッセージの一斉送信機能も必要です。これにより、迅速な呼びかけや対応指示が可能です。

3. 導入後の運用体制を整備する

安否確認ツールを導入しただけでは効果は期待できません。適切な運用体制を構築し、定期的なメンテナンスや従業員への呼びかけを行う必要があります。ツールに関する研修を実施したり、利用状況を定期的に確認したりすることで、スムーズな運用を維持できます。連絡内容を事前に定めておくと、緊急時に考える手間が省けます。

WowTalkで安否確認をおこなうメリット4つ

ビジネスを継続していくためには、従業員の安全を確認することは企業にとって欠かせない責務です。ビジネスチャットWowTalkが提供する安否確認機能は、従来の方法に比べて多くのメリットをもたらします。以下にそのメリットを4つのポイントで紹介します。

1. 繋がりやすい、使いやすい

インターネット回線を利用するWowTalkは、メールや電話と比較して連絡が通じやすいという特徴があります。従業員はメッセージを受信後、ワンタップで「安全です」「問題あり」などの回答を選択するだけで簡単に安否情報を伝えることができます。状況に応じて個別のメッセージ送信や写真や動画の添付も可能です。

2. コストを削減できる

安否確認のために専用システムを導入すると、その利用には追加の費用が発生します。しかし、WowTalkを活用することで、専用システムの追加契約が不要になります。これにより、企業はコストを大きく削減できます。

3. 追加研修なしで、すぐに普及できる

普段から利用するコミュニケーションツールであれば、ツール自体の使い方について新たに研修を行う必要がありません。安否確認機能に関してのみ研修やマニュアルの配布を行えば良いため、迅速に全社での普及が見込めます。

4.管理者が一元管理できる

ビジネスチャットの中には同じように安否確認をおこなえるようなツールもありますが、管理者以外も送信できてしまうため集計が煩雑になる可能性があります。一方、WowTalkは管理者が一斉に安否確認メッセージを送信し、一元集計します。災害時、冷静かつ迅速に従業員の状況を把握するためには集計先を一本化することが望ましいといえるでしょう。

WowTalkの安否確認機能の利用イメージ

WowTalkの安否確認機能は、以下の手順で利用することができます。

1.管理者による設定

サブ管理者やテンプレートメッセージや配信先範囲の設定をします。

2.管理者からメッセージを送信

パソコンからWowTalkにログインし、従業員へ安否確認メッセージを送信します。

※震度5弱以上の地震であれば自動送信されます。

3.従業員はメッセージに回答

従業員はWowTalkに送られたメッセージからワンタップで回答します。必要に応じて画像・動画、位置情報やメッセージを送信することもできます。

4.管理者が回答状況を確認

回答状況を確認し、回答がない従業員には再送信します。回答状況を集計し、平常化に向けて人材の分配計画を策定します。

WowTalkの安否確認機能の活用事例

実際にWowTalkを安否確認に利用した事例として、北都システム株式会社の例を紹介します。

北都システム株式会社

北都システム株式会社は、北海道・札幌市に本社を構え、自動車制御、医療システム、システムインテグレーションなどのソリューション事業の他、独自のプロダクトサービスを手がけています。

同社では、2018年9月に発生した北海道胆振東部地震の際、従業員の安否確認にWowTalkを活用いただきました。

電力供給が完全に停止し、ネットワーク機器も停止する中で安否確認メールが未達となるケースがありました。一方で、WowTalkを使用している社員は迅速な情報共有ができていたということです。この経験から、同社では全社員にWowTalkのアカウントを配布し、災害対策グループを形成。ビジネスにおけるクラウドサービスの有用性を実感したといいます。

記事URL：https://www.wowtalk.jp/case/hokuto-system.html

安否確認ツールの導入は、従業員の安全確保だけでなく、組織全体のコミュニケーション活性化にも貢献します。企業にとって最適なツールを選び、効果的な運用体制を構築することで、従業員が安心して働ける環境作りを促進しましょう。