障がい者雇用から安否確認まで様々なコミュニケーション手段としてWowTalkが活躍

自動車制御、医療システム、システムインテグレーションなどのソリューション事業のほか、独自のプロダクトサービスを手がける北都システム株式会社(以下、「北都システム」)は、北海道・札幌市に本社を構え、東京・新横浜・名古屋・大阪に拠点を持ち、日本各地の企業のITシステムを支えています。

北都システムでは、業務上、拠点間のチーム連携やクライアント先での出張作業など “異なる場所” で働くことが多く、電話やメールでコミュニケーションを取っていましたが、より円滑に連絡が取れるツールを求めていました。

また、人事部門では、内定者とのコミュニケーション手段に悩んでいたことに加え、2018年より聴覚障がいを持つスタッフを迎え入れるにあたり、会話に近い感覚でコミュニケーションを取る方法を模索していたそうです。

そうした背景をキッカケとして、弊社が提供するビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を導入いただきました。

当インタビュー記事では、北都システムがどのような背景(課題を抱えていたこと)からビジネスチャットの導入にいたったのか、実際にどのように活用しているのか、そして導入後どのような効果が実感いただいているのか、という点を中心に、同社 総務部 部長 城内克典 様、同部 総務グループ 安西佑介 様に話を伺いました。

 

“業務コミュニケーション”や”採用時の内定者フォロー”に課題を感じていた

 

hokutosystem-case-11北都システム株式会社 総務部 部長 城内 克典様

【導入の背景・課題】
■課題1:出張/外出中の社員と円滑にコミュニケーションが取れる環境の整備
■課題2:個人向けチャットツールを使わずに内定者とスムーズに連絡を取る環境の整備
■課題3:聴覚障がいスタッフ雇用時のコミュニケーション方法の検討

 

― ワウテック担当者

まず初めに、WowTalk導入にいたった経緯を教えていただけますでしょうか?

 

― 北都システム株式会社 総務部 部長 城内克典 様(以下、「北都システム 城内様」)

弊社は、札幌本社のほか、道外に4つの営業・開発拠点があります。拠点間の連絡手段は、内線電話やメールのほか、イントラネット限定のメッセンジャーソフトを使っていますが、出張/外出中の社員は利用できないことが不便でした。出張の多い社員には携帯電話を貸与していますが、相手によって連絡手段を変えるのは大変です。

また、私が担当する人事部門では、内定者とのコミュニケーションに頭を悩ませていました。フリーメールアドレスやLINEなどの“個人向けチャットツール”を日常的に使う学生に対して、人事スタッフからの業務連絡をどのように発信するべきか……
個人向けチャットサービスのLINEで内定者グループを作ったこともありますが、無料サービスなのでセキュリティ対策に限界がありますし、内定者もプライベートアカウントを公開しなくてはなりません。

 

― ワウテック担当者

外出中の社員や内定者とのコミュニケーションという課題がキッカケだったのですね。

 

― 北都システム 城内様

そうですね。でもその頃は、ビジネスチャットが必須というほどではありませんでした。導入の決め手となったのは、今回同席している安西との出会いです。

総務部で障がい者雇用を検討していた際に彼と出会いまして、聴覚障がいを持つスタッフとどのようにコミュニケーションをとるべきか、もちろん手話や筆談という手段もありますがパソコンを日常的に使っている弊社では「ビジネスチャット」が最適解だったんです。

 

― ワウテック担当者

2017年に弊社へお問い合わせ頂き、WowTalkを導入いただきました。しかし、安西様の入社は2018年と伺っています。

 

― 北都システム 城内様

実は、WowTalk導入時点では、安西の採用を一旦見送ることになったんです。

とはいえ、ビジネスチャット自体は非常に便利で、様々な観点から課題が解消できると感じていたため、今後を見越してWowTalkをトライアル導入することにしました。

安西は1年越しで入社することになったのですが、その頃には私たちがビジネスチャットに慣れていたので、スムーズに受け入れられる環境が整えられたんです。

 

― 北都システム株式会社 総務部 総務グループ 安西佑介様(以下、「北都システム 安西様」)

私は千葉県出身でもともと特例子会社に勤めていました。趣味をキッカケに北海道に関心をもち、勇気を出して転職を決意しました。そこで2017年に内定を頂いたのが北都システムでした。

しかし、当時は一人暮らしをしたことがなく、かつ、一般の企業に勤めた経験もなく、そして北海道という離れた土地であることから家族に心配され、一度辞退することに……。
ただ、この1年の間に将来を見つめなおす機会があり「もう後悔はしたくない!」との思いから、思い切って北都システムに再度問い合わせしたところ、快く受け入れてくれました。

WowTalkもそうですが、iPadや音声を文字変換してくれるウェアラブルマイクなど、さまざまな環境を整えていただいたので非常にありがたかったです。

 

検討時に、重要視したのは「セキュリティ機能の充実」だった

hokutosystem-case-4
【サービス選定のポイント】
■ IP制限や端末制限などセキュリティに関する機能が充実していた
■ 個人向けチャットを利用せず内定者フォローが可能になる
■ 出張の多いメンバーでもスピーディにコミュニケーションできる

 

― ワウテック担当者

導入する際、弊社サービスのほかにも別のツール等を検討されていましたでしょうか。

 

― 北都システム 城内様

5社ほど検討しました。選定基準として弊社のセキュリティ要件を満たせるものという基準があります。社内でもスマートフォンの利用を一部制限していたり、機密情報を含む場合にはIPアドレス制限を必須としていましたので。

とはいえ、何もかも禁止すると、出張途中に連絡が取りづらくなることや安西との連絡手段が限られるため、自社のセキュリティポリシーに合わせながら柔軟に設定ができるという点でWowTalkが優れていたように思います。トライアル・導入したばかりの頃は、総務部内で限定的な利用としてスタートし、現在では社内の口コミでWowTalkの便利さが広まり、出張や出向の多い部門にもWowTalkを導入して利用しています。

また、当時担当していただいた営業の方のサポートが手厚かったことや(他のビジネスチャットと比較して)コスト面に優れていたという要素も決め手でした。

 

― ワウテック担当者

現在は主にどのような用途で利用されていますか?

 

― 北都システム 城内様

他拠点や外出中のスタッフとの連絡、聴覚障がいを持つ安西との連絡と社員同士の業務上のコミュニケーション手段としての利用がメインです。

その他、冒頭でもお伝えしたように内定者とのコミュニケーション手段としても利用しています。今年入社した新入社員は、内定者のときからWowTalkを利用していて、配属後もスムーズに使えるようになっています。

いずれは、社内のメッセンジャーソフトをWowTalkに切り替えられればと思いますが、これまでiPadやスマートフォンの業務利用が少なかったこともあって、必要性の高い部門から少しずつ広げていければと思っています。

 

聴覚障がいを持つスタッフにとって必要不可欠なコミュニケーション手段に

 

hokutosystem2nd-re-1総務部 総務グループ 安西佑介様

【導入後の効果について】
■ 拠点間や出張中のスタッフとスピーディなやりとりを実現
■ 聴覚障がいスタッフの標準コミュニケーション方法として成立
■ 2018年9月の北海道胆振東部地震発生時の安否確認に活躍
― ワウテック担当者

続いて、WowTalkを導入したことによって得られたメリットなどはありますでしょうか?

 

― 北都システム 城内様

ビジネスチャットの導入を検討していた際に想定していた効果は、十分出せていると思っていますよ。

例えば、拠点間のコミュニケーションや出張でクライアント企業に出向いているメンバーとの連絡です。特に出張中のメンバーとの連絡でのメリットは大きく、彼らは常に社用PCを開いているわけではないため、導入前は連絡が取れないタイミングがあったのですが、WowTalkを導入したことにより移動中に社用スマートフォンで連絡を取り合うことができるようになりました。

 

― ワウテック担当者

安西様はどのようにご活用されてますでしょうか?

 

― 北都システム 安西様

私は業務中にコミュニケーションを取る時、WowTalkとブギーボードという電子メモ帳を利用しています。

ブギーボードは手書きで伝えたいことを気軽に伝えられるのが便利なのですが、眼の前にいる人とのやり取りにしか使えなかったり、あくまでメモ帳なので履歴として残しておくことができなかったりという欠点がありました。その点、WowTalkは他拠点のメンバーと連絡を取る時や、その場に相手が居ない時の連絡手段として役立ちます。何より履歴として送信内容が残るので出張手配の調整などで活躍しています。

それに、普段友人と連絡を取り合う時に利用しているLINEなどと使い勝手が近いためすぐに慣れることができました。

 

― ワウテック担当者

WowTalkとブギーボードは現在も併用されているようですが、具体的な使い分けを教えていただけますか?

 

― 北都システム 安西様

現在ではほとんどのコミュニケーションをWowTalkに移行できているように思います。ただ、目の前や隣に座っている人とのコミュニケーションだったり、会議や面談の場、後はすぐに確認が済むようなものであればブギーボードを使うようにしています。

WowTalkをメインにブギーボードでその不足を補うといった使い方をすることで、コミュニケーション上のストレスもほとんどありません。

 

― 北都システム 城内様

実は、安西が入社したことによって勤怠の連絡も少し変化したんですよ。

導入前までは、体調不良などで「急遽休みたい」となった時、電話で上長に連絡するというルールでした。そのルールだと、聴覚障がいを持つ安西は電話ができないため連絡が取れません。そのため、WowTalkで連絡する必要がありました。

そこで、安西だけという例外を作るのではなく、WowTalkの導入が済んでいる部署内では同一のルールでOKということにしたんです。電話だと上長が即座に出られるとは限りませんし、休みたいといった連絡をする心的ハードルという面を考えてもWowTalkで連絡するメリットは大きいと思いました。

 

2018年9月の北海道胆振東部地震発生時の情報共有に活躍

 

hokutosystem2ndpart2-1※今回、安西様へのご質問はWowTalkのトーク機能を利用して実施させていただきました

 

― ワウテック担当者

先ほど「導入前に想定していた導入効果は得られている」とありましたが、逆に想定外の部分で導入効果を体感いただけている点などはありますでしょうか?

 

― 北都システム 城内様

ありました。2018年9月に発生した北海道胆振東部地震の時ですね。

道内の電気供給が完全に停止し、弊社も札幌本社を含め、ネットワーク機器が停止した中でWowTalkを利用しているメンバーだけが、タイムリーに連絡を取ることができました。

弊社ではBCP対策として、災害時に安否確認のアラートを発信するサービスを導入しており全社員宛にメールが一斉に配信されました。ただ、メールアドレスが変わっていて通知が届かなかったケースもあり、返答の無いメンバーもいたのです。

当初は想定してませんでしたが、改めてWowTalkを「導入してよかった」と感じた瞬間でした。

WowTalkを普段から利用していたメンバー20~30人に連絡を取り合い、そこから詳細な情報共有を電話などで広げてもらっていました。

 

― ワウテック担当者

災害発生時の連絡手段としてご活用されたということですね。

 

― 北都システム 城内様

この災害がキッカケとなり、個人貸与のスマートフォンにWowTalkの導入を進める取り組みも行ったほか、様々な部門の役職者をまとめた災害対策グループをWowTalk内に作成しました。

先日発生した余震では、従業員も設備もすべて無事で、問題は起きなかったのですが、そのグループで情報共有を迅速に行うことができました。こうした社内ネットワークが停止してしまったことを体験した結果、WowTalkだけではなくビジネスにおいてクラウドサービスの有用性を痛感しましたね。

 

― ワウテック担当者

それでは最後に、今後WowTalkをどのように使っていきたいですか?また、WowTalkに期待することなどあればご教示ください。

 

― 北都システム 城内様

今後は「メール」と「ビジネスチャット」それぞれの役割の明確化について考えていきたいですね。メールの代替になりうるのか、それとも社内限定のコミュニケーションとしてビジネスチャットを切り分けて考えるのか、といったところは使い続けながら考えていきたいです。

今後ますますクラウドサービスを活用していくことになると思うんですね。WowTalkに期待することとしては、その中で、ビジネスチャット上に通知などが一元化されるような連携ができれば助かります。現在でも連携できるツールはいくつかあるようですが、弊社が導入検討しているサービスとの連携はまだ無かったため、今後の拡張に期待しています。

 

― 北都システム 安西様

私の場合、総務グループとして出張手配の調整を各メンバーと行う機会が多くあります。その中で、出張日時や場所、飛行機や宿泊施設の予約などの調整は定型化していることがほとんどです。その時、都度トークに入力しているのですが、それがテンプレート化して読み込めたら便利だなと感じています。今後の機能改善で、業務上のコミュニケーションがよりスムーズにできるようになればと期待しています。

 

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。
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北都システム株式会社
代表取締役社長:髙橋直樹
事業内容:
・ソフトウェアの設計、開発、保守
・パッケージソフトウェアの開発、保守およびSaaSサービスの提供
住所:札幌市厚別区厚別中央2条3丁目5番11号
TEL:011-896-7571

 

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