お客様先に常駐する100名超のエンジニアとのつながりをビジネスチャットが強く・太くする

 
「IT技術で中小企業を強くします!~すぐ便利、ずっと満足~」という企業理念の下、延べ45,000以上の企業に様々なソリューションを提供している株式会社ラクス(以下、ラクス)。

ラクスは、お客様先にエンジニア社員が常駐して直接業務支援するサービス「IT技術者派遣」をはじめ、メール共有・管理サービス「メールディーラー」を2001年4月にリリースし、その後もメール配信サービス「配配メール」やWebデータベース「働くDB」、経費精算システム「楽楽精算」など、システムやクラウドといったITの力を使い、中小企業を強くするサービスを展開しています。

今回は、お客様先に常駐しているエンジニアを管理するHR事業部 事業推進課の中島晋平様に、ラクスが弊社のビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を導入した経緯や背景、利用方法、どのような点で業務貢献しているのか、という点について話を伺いました。

※株式会社ラクス HR事業部は2018年7月1日より分社化して「株式会社ラクスパートナーズ」となりました
※今回インタビューした中島様は現在「株式会社ラクスパートナーズ 管理部」に所属

 

株式会社ラクス HR事業部 事業推進課 課長 中島晋平 様

株式会社ラクス HR事業部 事業推進課 課長 中島晋平 様

 

導入の背景・課題

 ■ 情報を全体共有できるFacebookタイムラインのような機能をもつサービスを探していた
 ■ 複数人ではなく、1名でお客様先に常駐するケースもあり、帰属意識の低下を防ぎたい
 ■ 個人SNSのビジネス利用を禁止。機密情報保護という観点から対策を検討

 
― ワウテック株式会社(以下、ワウテック担当者)
まずは、現状の「WowTalk」の利用状況について教えていただけますでしょうか。

 
― 株式会社ラクス(以下、ラクス)中島様
導入して8ヶ月が経過。現状はまだ ”アクティブ率100%” とはいきませんが、徐々に(WowTalkアカウントを付与している)社員の間に “連絡する=WowTalk” というのが浸透してきている状況です。私の(業務における)役割に「社員の業務効率アップ」「コミュニケーション・情報共有をスピーディーかつ活発に」「社員一人ひとりの帰属意識を向上させる」というのがあり、その観点からもWowTalkを上手く活用したいですし、アクティブ率を上げていきたいと思ってます。

 
― ワウテック担当者
ちなみに、実際にアカウントが付与されているのは、どのような方々でしょうか。

 
― ラクス中島様
WowTalkを利用しているのは当社の社員で、お客様先に常駐するエンジニアメンバーになります。同じお客様先に常駐しているメンバーだけではなく、他の企業に常駐するメンバーとも連絡することができ、もちろん本社発信の情報も受け取ることが可能です。「会社(本社)と社員」「社員と社員」間において、WowTalkを通じて “つながり” を持ってもらいたいと考えてます。

 
― ワウテック担当者
なぜWowTalk導入に至ったのでしょうか。その経緯・背景を教えてください。

 
― ラクス中島様
「会社(本社)と社員」「社員と社員」間の連携強化を図りたかったので、検討段階から純粋にコミュニケーションツール(チャット)に絞ってサービスを探してました。その際の選定ポイントは、「常駐社員とのコミュニケーションを円滑にしたい」「常駐する社員同士の横のつながりの起点をつくりたい」という2点を満たすか否かでした。理由は明確で、お客様先に常駐する社員の「帰属意識の向上」がその1つです。もっと会社を知ってもらい、ともに働くメンバーとのつながりを強くして、ラクスの社員として働くことの楽しさ・やりがいを感じてもらいたいと考えました。

 
― ワウテック担当者
「帰属意識の向上」「横のつながりの醸成」という点で実践している施策等があれば教えてください。

 
― ラクス中島様
WowTalkの共有(タイムライン)機能を使って、会社イベントや社内ニュース等をアカウント付与しているメンバー全員に発信しています。私たちとしては共有で情報配信して終わりではなく、そこから社員同士の横のつながりにつなげればと考えています。

 
― ワウテック担当者
現在ラクスの利用状況は「アクティブ率60~70%」です。この点についてはいかがでしょうか。

 
― ラクス中島様
徐々に浸透してきていることを体感しています。導入当初イメージしていたとおり、社員が自発的に管理者側(=HR事業部)で作成したトークグループでメッセージを発信してくれるようになったことは素直に嬉しいです。ただ、本音をいうと、もっとアクティブ率を高めたいですし、共有機能を積極利用してほしいですね。

 
― ワウテック担当者
「共有機能を活用してほしい」という点について、もう少し具体的に教えてください。

 
― ラクス中島様
共有に関しては、お世辞にも上手く活用できているとは言えません。導入当初、こちらが用意したトークグループよりも共有機能(=全体を巻き込んだ利用)のほうが使ってもらえるのではと思っていました。でも蓋を開けてみると結果は逆で、現在はその点に関して対策を練っています。

 
― ワウテック担当者
WowTalk導入後、社員同士のコミュニケーションで変化した点などはありましたでしょうか。

 
― ラクス中島様
全体ではありませんが、徐々に高頻度で使ってくれる社員が増えてきています。あと、共有機能を活用したことがきっかけでコミュニケーションの幅が広がっているという声を耳にするようになりました。例えば、共有機能を使ってメンバー全員に情報発信をします。続いて、その発信した情報を通じて、これまで直接話したことのなかったメンバーからトークがきて・・・というような流れです。

 
― ワウテック担当者
それこそWowTalk導入当時に描いていたイメージに近いのではないでしょうか。

 
― ラクス中島様
まさにそうですね。同郷出身者というのがわかったり、共通する趣味を持っているということがわかるとそのような「つながり」が生まれるケースが多いようで、今後は「WowTalkで情報発信する」というのをもっと当たり前の文化にしていきたいです。

 

WowTalkで情報発信!お客様先に常駐する社員とのつながりが強く・太くなった

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― ワウテック担当者
よりアクティブ率を高めるために、普段から講じている対策などありますでしょうか。

 
― ラクス中島様
例えば、社内イベント・会社行事が行われた時に、その様子を撮影した画像等を投稿したり、参加したメンバーの声を投稿するなどしてます。後日、社員から話を聞くと「先日のイベントで初めて話した方と仲良くなって頻繁に連絡を取り合ってます。何人かでトークグループを作って情報交換や業務とは関係ないのですが、趣味の話などをしています」という声をよく聞きます。中にはサークル発足に発展したケースもありました。

 
― ワウテック担当者
ちなみに、これまではどのようなコミュニケーション方法・手段が主流だったのでしょうか。

 
― ラクス中島様
個人で利用しているSNSや(会社のメールアドレス宛への)メール送信が主でした。メールはタイムリーでのやりとりは皆無ですし、とはいえ”情報漏えい”等の観点から会社として個人SNSの利用については認めることもできないですし・・・。ただ、会社としては、こうした「社員同士のつながり」というのは大切にしたかったので、そうであれば「会社公認の環境を用意すれば」という話になりました。

 
― ワウテック担当者
常駐社員の方との関係性構築という点において、その効果を感じていただけているのですね。

 
― ラクス中島様
常駐者がお世話になっている企業には各担当営業がいて、定期的に社員訪問を行っています。ただ、さすがに100名超という規模になると、週1回、月1回・・・というサイクルで回ることがリソース的にも難しいのが正直なところです。その際に、当社として懸念しているのが「ラクス社員とのコミュニケーション(交流)機会の減少から”帰属意識の低下”につながってしまうのでは」という点で、そこで重宝しているのがWowTalkです。中には、複数人で常駐している方もいますが、1人で常駐しているケースもあります。実際には訪問できないけれども、ある営業はWowTalkを利用することで「(担当する常駐者を)数十人抱えていてもコンスタントにほとんどのメンバーと連絡できています。とにかく”気軽にメッセージを送れる”ことが大きく、良い情報も業務等で悩んでいることなどの情報も早期段階でキャッチアップすることが可能になりました」と話していました。

 
― ワウテック担当者
“常駐者を管理する”立場の方にとってのプラス要素はありましたでしょうか。

 
― ラクス中島様
実際に、WowTalkを導入したことで常駐社員とのつながりが強く・太くなった気がしています。それは『私たち本社メンバーや営業担当者と常駐メンバー』『常駐メンバー同士』 双方で感じています。本当に導入してよかったと感じています。あと、もう1点、効果を感じている部分があります。現在、常駐社員を管理する本社勤務のメンバーが30名ほどいます。そのメンバーが事あるごとに、これまでは常駐者に個別で携帯電話で連絡していました。非常に効率が悪かったですし、そこに関してもWowTalkを導入したことで大幅に工数を削減できました。連絡することで「つながらない」「でない」「急いでいるのにレスがない」などといったストレスが大幅に軽減されました。

 
― ワウテック担当者
急いでいる場合、連絡しているのに「つながらない」「でない」というのはストレスになりますよね

 
― ラクス中島様
メールは閲覧したか否かというのはわからないですし、急ぎ折り返し(返信)が欲しい時もあったのでストレスでした。ただ、Wowtalkであれば既読・未読がわかりますし、メッセージだけではなく、ファイルや画像も送付できるので便利です。仮に共有でメッセージを配信しても「誰が見て、誰が閲覧してないか」わかるので、その後、誰にリマインドすればよいかが明確なので助かってます。

 

低コストにもかかわらず「プロフィール機能」など機能が充実している点が導入の決め手!

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サービス選定のポイント

 ■ 個人SNSとは異なり、ビジネス利用する上でセキュアな環境が確保されていた
 ■ 他社と比較しても低コスト!しかも社内コミュニケーションを図る上で細かい機能が充実
 ■ 普段からチャット等のツールに触れていないメンバーでも直感的に使える操作性

 
― ワウテック担当者
導入前、別サービスと比較されていたと思いますが、WowTalkの強みはどのあたりだったのでしょうか。

 
― ラクス中島様
WowTalkを初めて知ったのは、「ビジネス利用 チャット」のようなキーワードで検索した際、上位表示されたサービスの1つにWowTalkが入っていたからでした。ただ、チャットサービスというのは導入後「売上」に直結するものではなく業務効率を高めるものなので、それほど予算を割くことは考えてませんでした。そのため、単純にコストが抑えられるというのは大きな選定ポイントの1つでしたし、その上で欲しいと考えていた機能が搭載されているサービスを探していました。最終的に別サービスと比較した結果、WowTalkを導入することになりました。決め手はコスト面と他のサービスよりも項目が充実していた「プロフィール機能」でした。あとは直感的に利用できるインターフェイス・機能です。普段からSNSを利用している社員からすると「見慣れたインターフェイスで、特別難しい操作もない」というように導入当初から何も抵抗なく利用してくれています。

 
― ワウテック担当者
「プロフィール機能」が決め手の1つだったということですが、その理由をもう少し教えてください。

 
― ラクス中島様
「使いやすく」「項目が充実している」という2点です。他社のサービスでは名前、メールアドレス、所属する組織名を入れるぐらいの項目しかありませんでしたが、WowTalkはコメントが入れられるなど便利だなと感じる項目が多くありました。さすがに100名超の社員にアカウントを付与しているので、一緒に働くメンバーでも「配属決定後、初めて挨拶するのが初出勤時」というケースも珍しくありません。だからこそプロフィールが充実している点が役立つわけです。

 
― ワウテック担当者
現在、ラクスの場合、1日に100件以上のメッセージのやり取りが発生しているようです。

 
― ラクス中島様
トーク機能同様、デイリーで100件とは言わなくても、共有機能も気兼ねなく活用してほしいですね。

 
― ワウテック担当者
それでは最後にWowTalk活用の今後の展望について教えてください。

 
― ラクス中島様
例えば、「会社の制度がこう変わりました」「年末調整で何時までに出してください」というように会社オフィシャルな情報発信の場合は、メールを活用するようにしています。それとは逆でアンオフィシャルな情報発信については「WowTalk」を活用しています。具体的にいうと、会社が公式で配信したメールというのは「チェックしなかったら罰則」というわけではありませんが、全体に通知しているものなので「必ずチェックして」というメッセージがあります。一方、チャットはパーソナルな部分を出してほしいので、かしこまらず砕けた感じでメッセージ等を発信する形です。理想としては、「今日は●●さんの誕生日です!」や「昨日食べた●●のランチメニューが最高だった!」という投稿に対して、各社員から「いいね!」や「スタンプ」でレスがくるようなチャット環境です。

 
― ワウテック担当者
ちなみに、「ラクス=メール」という印象を持たれている方も少なくないはずです。ラクスでは「メール」と「チャット」をどのように使い分けているのでしょうか。

 
― ラクス中島様
WowTalk利用におけるビジネス目標は、「離職率の低減=社員満足度の向上」だと考えていて、WowTalkを活用して「帰属意識」を高めていきたいです。メールはどちらかというと無機質な感じですが、チャットではもっとパーソナルの部分を出して、普段の仲間との会話がそのまま展開される場にしたいです。いつかは誰もがWowTalkを使う文化が根付き、アカウントを付与したメンバーの誰もが積極的に情報発信してくれるぐらい活性化させたいです。

 
 
インタビューは以上となります。
このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 


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https://www.rakus-partners.co.jp/

株式会社ラクスパートナーズ
代表取締役:吉田 雅行
事業内容:IT技術者派遣|Javaを用いてWebサービスを提供する企業を中心に技術支援を実施
住所:〒160-0022 東京都新宿区新宿4-3-25 TOKYU REIT新宿ビル8F
TEL:03-6675-3638