社員や外部パートナーが役割やプロジェクトに応じて柔軟にコミュニケーションを実現!

【導入の背景・課題】
■課題1:メールや電話を利用したやり取りに課題を感じていた
■課題2:テレワーク環境などで使いやすいコミュニケーション手段を検討
■課題3:セキュリティに懸念のある個人向けSNSの利用を避けたい

【サービス選定のポイント】
■ 必要な要件が揃っていた
■ 機能に対するコストパフォーマンス
■ 金融業界での導入実績もある安心のセキュリティ

【導入後の効果について】
■ チャット機能や少人数でのビデオ通話などに活用
■ テレワーク環境におけるコミュニケーション活性化
■ ロール機能の活用でビジネスパートナーとの利活用が促進


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通信ネットワークシステム開発や大規模なシステム開発などを提供する老舗のシステムインテグレーターである株式会社NTC。

同社では、テレワーク環境などより良い働き方を整備する中でコミュニケーション手段に課題を感じていたそうです。ビジネスチャットを検討する中で、機能やセキュリティ、コストパフォーマンスなどを考慮した結果WowTalkの導入に至りました。

今回、株式会社NTCのバリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 副事業推進部長 杉山 誉 様、株式会社NTCのバリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 NTCモバイルサービス アカウントマネージャー 竹内 総太郎 様の2名にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

新型コロナウイルスへの対応でビジネスチャット導入が進む

株式会社NTC バリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 副事業推進部長 杉山 誉 様株式会社NTC バリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 副事業推進部長 杉山 誉 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャット導入を検討した頃に感じていた業務上の課題にはどのようなものがありましたか?

 

— 株式会社NTC バリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 副事業推進部長 杉山 誉 様(以下、「NTC 杉山 様」)

実際の導入自体は2020年5月頃なのですが、実は2019年の夏から働き方改革を目的としたテレワーク推進の取り組みを進めており、その中でコミュニケーションを円滑に取る方法を模索していました。

柔軟な働き方を進める上で「ビジネスチャットが必要」という認識を持っていた中で、新型コロナウイルスの感染拡大がありました。テレワークへの切り替えなどもあるため、急速に導入に向けた機運が高まり実際の導入に至ります。

弊社グループは800人なのですが、現在では約半数の350〜400人がテレワーク可能な環境になっています。

 

― ワウテック担当者

テレワーク推進や新型コロナウイルスへの対応といった背景があったのですね。コミュニケーションの観点から感じられていた課題はありますか?

 

— NTC 杉山 様

全社オフィシャルなコミュニケーション手段として、メールや電話(外線・内線)、Web会議システムやグループウェアを既に導入していました。手段は揃っていたのですが、スピーディなコミュニケーションという点において課題に感じていました。例えば、急ぎの連絡をメールで行ったものの、相手が受信に気づかず電話で確認を依頼するという二度手間が発生していました。

チャットのコミュニケーションという観点から、個人向けのSNSなども普及していますが、プライベートのアカウントを利用したり、そういったアカウント情報を紐付けてから利用する必要があったり、セキュリティの懸念もありました。

 

充実の管理機能かつセキュリティに関する実績が導入の決め手に

株式会社NTC バリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 NTCモバイルサービス アカウントマネージャー 竹内 総太郎 様株式会社NTC バリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 NTCモバイルサービス アカウントマネージャー 竹内 総太郎 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットは各社から提供されていますが、最終的にWowTalkを選んでいただいた背景をおしえていただけますか?

 

— 株式会社NTC バリューコラボレーション事業本部 データサイエンス事業推進部 NTCモバイルサービス アカウントマネージャー 竹内 総太郎 様(以下、「NTC 竹内 様」)

候補としてはWowTalk以外にも4社ほどありました。必要な機能やコストパフォーマンス、セキュリティ面における実績などを考慮して最終的にWowTalkを選んだのです。

また、WowTalkは基本的なコミュニケーションを行う目的で導入し、その他に候補にあった1社のツールも同時に導入しており、それはWeb会議に特化した形で使っています。

 

― ワウテック担当者

「必要な機能」として想定されていたのは具体的にどういった機能でしょうか?

 

— NTC 竹内 様

ユーザー管理機能があり、チャットのログが取れること。そして、接続デバイスを制御できるといったセキュリティ対応が可能な点がまず挙げられます。それに加えて、基本的な音声、ビデオ通話が十分に行えることを重視しました。

また、弊社は外部のビジネスパートナーと業務を進めることも多いため、チーム別、プロジェクト別などグループごとの会話ができることも想定して検討しました。

最後に私どもの背中を押してくれたのは、WowTalkがドコモ様のビジネスプラス ソリューションであったことです。NTTドコモ様と共同開発をした空いてるチェッカー®密メーター®を始めとしたIoTサービスやNTCモバイルテレワークサービス™との親和度が高く、コラボレーションが期待できる点でした。

 

外部パートナーとのプロジェクトもロール機能でセキュアに運用

 

― ワウテック担当者

WowTalkを業務においてどのように活用されていますか?

 

— NTC 竹内 様

メールや電話では対応に手間やロスが発生するようなコミュニケーションなどに活用しています。また、少人数でのコミュニケーションを行うとき、文字だけでは伝わりづらい場合はビデオ通話機能で簡易的なWeb会議用途としても利用しています。

特に、テレワーク制度を導入した当時は、社員の環境設定がうまく行かないことも多く、WowTalkを用いてやり方を説明することもしていました。

 

― ワウテック担当者

外部のビジネスパートナー様と連携した業務もあるとのことでしたが、どのように活用されているのでしょうか?

 

— NTC 竹内 様

WowTalkのロール機能を活用しています。弊社のグループごと、ビジネスパートナー様ごとに組織単位でアカウントを発行しているんです。

それぞれ権限を設定しており、弊社からは横断的にグループを組成できるようになっており、プロジェクトに応じて作成しています。一方でビジネスパートナー様のユーザーアカウントからはグループ作成を禁止にしており、そこでセキュリティを担保しています。

 

NTC
 様のWowTalk活用方法 図解

 

— NTC 杉山 様

ビジネスパートナー様ごとに組織を設定している理由として、グループ作成権限の他に、情報漏えいの対策としての意味合いもあります。それぞれ一部のメンバーがプロジェクトで交わる機会が多い一方で、あくまで別の会社です。弊社から発信している社内情報がビジネスパートナー様から閲覧できてしまわないように分けているんです。

 

テレワーク環境で会わなくてもコミュニケーション活性化

 

― ワウテック担当者

WowTalkの管理権限について、本社グループやビジネスパートナーからそれぞれ管理者とサブ管理者を細かく設定されているのですか?

 

— NTC 竹内 様

以前は各部門長から、グループ作成できる権限を持てる人を指名するという方法で厳格に行っていました。とはいえ、ビジネスチャットはコミュニケーションの取りやすさ、柔軟に連絡ができるメリットもありますので、活性化を目的として権限を拡張しました。具体的には、管理職のメンバーであればグループの作成権限を持てるという形です。

 

― ワウテック担当者

コミュニケーション活性化の観点からなにか効果を感じられたことはありますか?

 

— NTC 竹内 様

テレワークの環境で顔をあわせる機会が少ない中で、新入社員の入社や部署異動なども日常的に起こります。そういったときに、少しでもコミュニケーションを取りやすくするために(プロフィールなど)写真で伝えたり、スタンプの利用を許可したりしています。

その他には、私の所属する組織でいえば、業務連絡グループとメンバーの出退勤の連絡を始めとするカジュアルなやり取りをするグループを分けて連絡を取りやすくしています。

あとは冒頭に課題で申し上げたように、メールと比べてすぐに連絡でき既読も把握できるため以前と比べて確実にコミュニケーションしやすくなりました。またちょっとした相談などはビデオ通話で対応できるのが便利という声も社員から挙がっています。電話を掛ける頻度も減ったので、結果的に業務効率化にも繋がっていると思います。

 

株式会社NTC様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社NTC 杉山様、竹内様、ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社NTC ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社NTC(NTC Corporation)

代表取締役社長:和田 賢太郎

所在地:池袋オフィス
〒170-6028 東京都豊島区東池袋3-1-1 サンシャイン60 28階

事業内容:ITシステム及びサービスの企画・開発・運営・販売

URL:https://www.ntc.co.jp/


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