WowTalk導入で全従業員への一斉周知が容易に。社内報としても活用へ!

【導入の背景・課題】
■課題1:業務でのLINE利用によるプライバシー問題に関して懸念を抱いていた
■課題2:連絡先の有無によって連絡を取れる人取れない人が存在していた
■課題3:全従業員にタイムリー社内情報を発信することが難しかった

【サービス選定のポイント】
■ ドコモ本社からのセキュリティ要件に対してお墨付きをもらっていた
■ アカウントを管理しやすかった

【導入後の効果について】
■ スピード感がありタイムリーな一斉周知が可能に
■ 既読/未読機能による正確な情報共有が行えるようになった
■ 社内報として共有機能を利用し社内のコミュニケーションが盛んに


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株式会社エム・エムは、神奈川県南東部にある三浦半島を活動拠点として、ドコモショップを4店舗運営しています。中でも横須賀店は、全国のドコモショップ2,312店舗中「総販売台数」が3年連続1位に輝いている店舗となります。

同社では、一部の社員間で個人向けSNSの利用があることによるプライバシーやセキュリティの観点でビジネスチャットの導入に至りました。

今回は、株式会社エム・エムの人事・総務担当 横坂 様、永縄 様の2名からWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

個人向けSNSの利用によってプライバシー面が課題に

人事・総務担当 横坂 様
人事・総務担当 横坂 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入以前に感じられていた課題などはありますか?

 

— 株式会社エム・エム 人事・総務担当 横坂 様(以下、「エム・エム 横坂 様」)

WowTalkを導入する前までは、従業員同士の軽いコミュニケーションに個人向けSNSを利用していました。しかし、個人向けSNSを利用するには、予め従業員同士でアカウントなどを交換しなければならず、そのような側面にプライバシー関する懸念を感じていました。

さらに、全従業員の個人向けSNSのアカウントを知っているわけではないので、「この人に連絡を取りたい」と思ったとしても、アカウントを知らなければ連絡が取れないということがありました。

また、個人向けSNSを業務で利用してしまうと、相手が休暇中の時にメッセージを送ってしまうなど、仕事とプライベートの境界線が曖昧になってしまうことも懸念していました。

 

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか?

 

— 株式会社エム・エム 人事・総務担当 永縄 様(以下、「エム・エム 永縄 様」)

当然ですが、個人向けSNSだと全従業員のアカウントを知っているわけではないので、全従業員に一斉周知を行う一つの手段としてメールを利用していました。しかし、当社は一人一台PCを貸与しているわけではないので、メールを「見ているか見ていないか」を把握することができませんでした。

メール以外の一斉周知の手段として、初めに各店舗の所属長に情報発信して、次に所属長が店舗のスタッフに情報を伝えるといった運用もしていますが、その運用だと全従業員に情報が伝わるのに時間がかかるという問題がありました。

 

ドコモ本社からWowTalkのセキュリティ高さにお墨付きをいただいた

人事・総務担当 永縄 様
人事・総務担当 永縄 様

 

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか?

 

— エム・エム 横坂 様

実は、他の個人向けSNSの法人版となっているビジネスチャットの検討も考えていました。しかし、WowTalkはドコモ本社の方から「セキュリティが高い」とお墨付きがあり、ドコモ本社の方から社内連絡の時にWowTalkでやり取りしても問題ないと言われたことで、安心して導入できたことが大きな決め手となりました。

また、アカウントの管理がしやすいということもWowTalkの導入の決め手になりました。入退職があった際に、管理者側からアカウントを発行・削除したり、グループを作成したりできることがすごく便利でした。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— エム・エム 横坂 様

運営している4店舗のドコモショップのスタッフはもちろんのこと、法人営業部や電話教室のスタッフなど、ほとんど全従業員にWowTalkのアカウントを付与しています。

管理画面では、ドコモショップの店舗ごとや所属部署ごとに部門グループを作成し、ユーザー側でも自由にグループ作成を行えるように設定しています。ただ、管理カスタマイズ機能で「ファイルのダウンロード」について制限をかけています。

全社的な設定として「ファイルのダウンロード」を禁止しています。それに加えて、管理画面の個人設定から「課長以上」というロールを設定し、「ファイルのダウンロード」を許可することによって、ロールを設定していない従業員には「ファイルのダウンロード」を制限して、「課長以上」というロールを与えられたアカウントには「ファイルのダウンロード」を利用できるようにしています。

 

複数人への連絡がスピーディーに、社内報によって社内のコミュニケーションが活発に!

店舗外観

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— エム・エム 横坂 様

先ほどもお伝えしましたが、全従業員(約140名)の連絡先の把握はできておりません。WowTalkを導入することによって、従業員の間での情報連絡がすごくスムーズになったことだと思います。

 

— エム・エム 永縄 様

全従業員または複数の従業員に対して、タイムリーな一斉周知を行うことも可能になりました。加えて、全従業員に対しては「全メンバーグループ」、複数の従業員に対しては「ユーザーが作成した任意のグループ」に向けて情報発信することで、よりスピーディーで簡単に一斉周知ができるようになりました。

 

— エム・エム 横坂 様

例えば、「課長以上に送りたい」、「会議に参加したメンバーに送りたい」などのシチュエーションの時に、メンバーを招集したグループを作成してしまえば手間がかからず情報共有ができるようになりました。

 

― ワウテック担当者

全従業員に送る場合は全員が所属するグループに、特定のメンバーに送る場合はグループを作成して情報発信をしているのですね。

 

— エム・エム 永縄 様

また、既読/未読機能があることによって一斉周知した内容を「確認している人」と「まだ確認していない人」を把握することができるので、より正確な情報共有が行えるようになりました。

 

― ワウテック担当者

トーク機能以外に活用している機能はありますか?また、その活用方法などはありますでしょうか?

 

— エム・エム 横坂 様

当社では、共有機能を活用して社内報を載せています。月に一回くらいの頻度で社内報を載せていて、「当月の各店舗の取り組み」や「社長のお話」、「スキル試験の合格者発表」「従業員の休日」など比較的自由で幅広い内容を共有しています。特に「社長のお話」については、毎月載せています。

WowTalkの共有機能では、基本的なofficeファイルを添付できるようになってるので、社内報をPDFにして、全従業員に共有しています。

他には、店舗スタッフの間でも共有機能を活用しています。店舗では、いくつかの班を作りその班同士で販売数を競わせたりする「班対抗」というものがあります。その「班対抗」の達成状況などを、週に2回くらいの頻度で共有されていて、スタッフ間のコミュニケーションが活性化しました。

 

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

— エム・エム 横坂 様

共有機能にあるアンケート機能を活用していけたらと考えています。アンケートを実施して、その結果を集計できるということをお聞きしたので、スタッフ全員に何かアンケートを取りたいという場面でこの機能を上手に活用できたらと思っています。

 

株式会社エム・エム 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社エム・エム 横坂 様、永縄 様 ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社エム・エム ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社エム・エム

代表取締役社長:兼城 毅

住所:
〒238-0007 神奈川県横須賀市若松町1-21-10

URL:https://www.mm-e.co.jp/


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