本社と業務提携先をつなぐ!社員の情報共有・コミュニケーションに活用

 
「the Company Commits To …(…にコミットする会社)」という企業ミッションを掲げ、「あなたのビジネスの成長にコミットする会社」「あなたの幸せにコミットする会社」という理念を大切にし、企業のシステム開発やアプリケーション開発、ニアショア環境での開発業務を行い、企業のITを支えている株式会社ココト(以下、「ココト」)。

業務提携先の企業と連携してシステム開発を行うセキュアかつ厳格な環境でありながら、「自由な風土」「フランクなコミュニケーション」といった独自の文化作りにも積極的に取り組んでいます。

そのココトがビジネスチャットの必要性を感じたキッカケは何だったのか……。それは、業務提携先のオフィスの距離が離れてしまったことがきっかけで、離れた場所で働くメンバーとも、ココトの文化をそのままにコミュニケーションを図りたいという想いからだったようです。

そこで、今回のインタビュー記事では、ココトがビジネスチャットの導入検討段階でどのような課題に直面していたのか、その課題に対してどう向き合い、どう対応したのか、という点を中心にココト 管理部 部長 H.N 様、コアグリット事業部 A.H 様、N.K 様にお話を伺いました。

 

キッカケは “徒歩5分”から“電車で30分” の距離に提携先が移転したこと

 
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【導入の背景・課題】
■課題1:業務提携先の拠点の距離が離れたことにより連絡手段を見直す必要があった
■課題2:LINE等の個人向けチャットの業務利用は誤送信などのリスクがあった
■課題3:目的とコスト感で納得のいくツールを検討したいという背景があった

 
― ワウテック担当者

まず初めに、ビジネスチャットを導入するにいたった背景を教えていただけますでしょうか?

 
― 株式会社ココト 管理部 部長 H.N 様(以下、「ココト H.N 様」)

弊社は業務提携先の企業とビジネスを行う割合が多く、業務中に企業間を移動することが日常的にあります。

当時は ”(その業務提携先が)徒歩5分の距離” にあったため、行き来することも気にするレベルではなく、月に1回行う社員大会の日も提携先からすぐに弊社に戻ってきて貰えるような環境で、特にコミュニケーション上のギャップも発生することはありませんでした。

ただ、業務提携先の企業が移転して、”徒歩5分” の移動距離が “電車で約30分” の移動時間に。単純に時間計算だけでも往復で6倍以上になってしまいました。

そこで、さすがに、提携先に出向いている社員に「気軽に戻ってきて」とも言える状況ではなくなり、その改善策として情報共有をスムーズに行うことも目的に、全社員にタブレット端末を貸与しました。そして、それと合わせて円滑にやり取りするためにビジネスチャットを検討し始めました。

 
― ワウテック担当者

貸与したタブレット端末はビジネスチャット以外にどのような用途での活用を考えていたのでしょうか?

 
― ココト H.N 様

ある一定の自由を持たせる使い方をしてもらいたかったので、基本的には各部門の上長に任せています。最低限入っているツールとして、アンチウイルスとメーラー、そして、メンバー同士で褒めあうエンゲージメント向上のためのツールも入れています。

運用ルールとしては、機密情報を端末にダウンロードすることは厳禁ですが、それ以外は自由です。ゲームアプリで息抜きをしても良いくらい、各部門や個人に委ねた使い方をしています。

 
― ワウテック担当者

それだけ自由な用途だと、例えばLINEのような個人向けチャットの利用も容認していたのでしょうか?

 
― ココト H.N 様

ビジネスチャット導入前は特に禁止しておらず、かつ無料で誰でも利用していることから、やむなく連絡を取り合う手段として利用することもありました。

しかし、プライベートな連絡先に業務に関する連絡を誤送信してしまうリスクがありますよね。そこで、コストを踏まえて法人向けのツールの導入を決めました。

 

全社貸与のスマートフォンでセキュアかつ自由なコミュニケーションを目指す

 
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【サービス選定のポイント】
■ 端末へのデータ保存の制限ができる管理者機能
■ タブレット端末やスマートフォンでの操作のしやすさ
■ 営業担当者の迅速かつ丁寧な導入サポート

 
― ワウテック担当者

ちなみに、数あるビジネスチャットの中で、WowTalk(ワウトーク)を導入いただいた決め手はどこにありましたでしょうか。

 
― ココト H.N 様

一番の決め手は、データ保存を禁止できる管理者機能ですね。

先にも挙げたようにタブレット端末を貸与する際に決めた運用ポリシーとして、機密情報のダウンロードを禁止というものがありました。それをビジネスチャット内の機能として制限できることを確認できたことが大きな理由です。

そして、クラウドツールに共通している利点ではあるのですが、万が一、社員がタブレット端末を紛失してしまった時、端末内のデータを全てワイプ(消去)できるため、そうした安心感があるからこそ自由に使って貰えると思いました。

 
― ワウテック担当者

そのほかの点で何かメリットを感じたことはありますでしょうか。

 
― ココト H.N 様

業務提携先で仕事をする社員は、弊社のPCを持たず現地の環境で仕事をするため、タブレット端末やスマートフォン(BYOD)で使いやすい操作性ということがメリットだと感じました。

また、”業務提携先が移転する” となったタイミングで、直ぐにでも導入したいと思ってましたし、当時提案を受けていた営業担当の方が迅速に見積もりや導入サポートを行っていただいたことで「ここに決めよう」という背中を押して貰えるキッカケにもなりました。

 
― ワウテック担当者

ビジネスチャット検討時、別ツールも選定されていたのでしょうか?

 
― ココト H.N 様

当時、WowTalkを含め、3社ほどビジネスチャットを検討していました。

1つは外資系のビジネスチャットツールです。そして、もう1つが個人向けチャットサービスとアカウント連携できるツールです。

前者のツールは、カスタマイズの自由度など魅力は合ったものの、法人契約をするとコスト面が障壁となりました。そして、後者のツールは法人向けではあるものの、やはり個人のチャットサービスと連携することに懸念がありました。

それらを踏まえて総合的にメリットが大きかったのがWowTalkだったのです。

 

若手からベテランまで!会社が目指すカジュアルなコミュニケーションを実現

 
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【導入後の効果について】
■ 本社と常駐先の移動コストを削減
■ 社内インターネット回線トラブル時の通話手段として活躍
■ 上司やメンターとのコミュニケーションがカジュアルかつ円滑に

 
― ワウテック担当者

本社勤務ないし業務提携先で働く社員の方にとって、ビジネスチャット導入はどんなメリットを体感できてますでしょうか?

 
― 株式会社ココト コアグリット事業部 N.K 様(以下、「ココト N.K 様」)

拠点が離れたことによって、本社に戻らなければ情報が得られないというのは大変でした。

例えば、少し調べ物をしたいと思ったら、以前であれば5分歩いたらすぐに確認できたものが、電車で30分掛かり、しかも定期圏外の距離なので別途経費精算する工数も発生します……。

そのため、先輩や同期社員に伝言で教えてもらうといったことも増えるのがストレスに感じていました。

WowTalkを導入したことで、毎日どういう情報が本社から発信されているのか知ることができるだけでなく、上司との連絡もすぐに取れるようになりました。

 
― 株式会社ココト コアグリット事業部 A.H 様(以下、「ココト A.H 様」)

あとは、上司や社内のメンターの方との連絡が格段に取りやすくなりました。

同期社員の場合、気軽に連絡を取りたいので個人の連絡先を知っていたりするのですが、目上の方だと連絡先を聞くのって躊躇いがありますよね。とはいえ、会社のメールだと頻繁に返信をするのもお互い手間になってしまうのでコミュニケーションが希薄になりがちです。

WowTalkを使い始めたことによって、社内の方であれば連絡先もすでに登録されているし、チャットなので気軽に連絡が取れるようになりました。グループトークであれば、誰が既読になったのかもすぐにわかりますし、連絡を取るというハードルが格段に下がりました。

今では、スタンプを送り合うこともありますし、飲み会の日程調整などもWowTalkで行っています。

 

WowTalk導入がキッカケとなり遠隔地でのコミュニケーション環境に変化が

 
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― ワウテック担当者

社員同士のコミュニケーションは基本的にトーク機能を中心に利用されているのでしょうか。

 
― ココト H.N 様

基本的にはトーク機能なのですが、先日初めて通話機能を利用しました。というのも、弊社はIP電話を導入しており、通常それを利用しています。しかし、先日社内のインターネット回線が一時的につながらなくなるトラブルが発生し、内線電話が利用できなくなる状況になりました。

そこで、WowTalkの通話機能で代替したのですが、音質もクリアで普段利用しているIP電話と何も遜色ないレベルで利用できたので本当に助かりました。

 
― ワウテック担当者

離れた拠点とWowTalkという観点から、そのほかに何か変化はありましたか?

 
― ココト H.N 様

WowTalkを導入したことによって、社員が対面で集まる機会にも変化がありました。

毎週月曜日に社員が集まって情報共有を行う朝礼があるのですが、議事録をWowTalkで共有するため、業務の都合で欠席した人でも情報共有がすぐに出来るようになりました。

冒頭でお話した月1回の社員大会は、情報共有というよりもリアルの場で会社の想いを伝えたい場なので、なるべく参加して欲しいのですが状況により難しいこともあります。

例えば、業務提携先の勤務時間が10時から19時なのですが、弊社は定時が30分早いんですね。なので、提携先の社員が働いている時間に早めに会社を抜けるという心理的なハードルも感じる声もありました。

そこで、WowTalkとは違うツールなのですが、ビデオ会議システムを利用して社外に居ても社員大会にリアルタイムで参加できるように改善したのです。「何でも実地でやる必要はない」という考えに居たり、いまの環境ができたのもWowTalkで遠隔地の連絡が取りやすくなったことが要因として大きいです。

 
― ワウテック担当者

今後、WowTalkをどのように活用していきたいですか?そのほかに、要望などあれば教えてください。

 
― ココト H.N 様

弊社は東京都 赤坂の本社のほかに、大阪府の江坂、佐賀県の唐津に拠点があります。現在は赤坂と業務提携先での活用が進んでいますが、江坂と唐津の拠点に関しても、新たな活用促進につながる方法があればと考えています。

例えば、弊社では1年にビジネスのアイデアを出し合う1回ワークショップを開催しています。WowTalkを導入後に江坂と唐津の拠点のメンバーも交えて拠点問わずシャッフルでチームを作り、オンライン上で実験的にワークショップを開催してみました。連絡もスムーズに取り合えていますし、感覚値としても殆どのメンバーが楽しんで参加してくれたように思います。なので、今後もこういった取り組みを行い、拠点を超えたコミュニケーションの文化を作っていきたいです。

 
― ココト A.H 様

実はそのワークショップの時、江坂と唐津の人と初めて複数人同時ビデオ通話機能をタブレット端末から使ってみたんです。離れた拠点でも何も問題なくコミュニケーションが取れたので、WowTalkのこうした機能をもっと使っていきたいなと思いました。

 
― ココト N.K 様

今後の希望のような感じで良ければ、デザインのバリエーションがもっと増えたら良いなと思います。

毎日仕事をしている時、必ず開くツールなので自分の好きな背景デザインに替えられたり、デザインのカスタマイズができるようになったらWowTalkを開くのが楽しくなるなって思いました。

 
 
インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 
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株式会社ココト
代表取締役 西牧哲也
事業内容:システムやネットワークの構築から、各種業務アプリケーションの開発、運用サポート、システム運用に伴う事務作業
住所:東京都港区元赤坂一丁目5番12号 住友不動産元赤坂ビル4F
URL:https://www.cocoto.co.jp/

 

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