【比較】ビジネスチャットとメール・グループウェアの違いまとめ

公開日：2024.04.30 更新日：2024.04.30

ビジネス向けコミュニケーションツールの進化により、職場のコミュニケーション方法は大きく変わりました。しかし、多くのツールが利用可能になる中で、ビジネスチャットとメール・グループウェアのどちらを選ぶべきか迷っている人も少なくありません。そのような場合は、各ツールの特徴をきちんと理解し、職種や雇用形態など利用範囲を明らかにした上で選定する必要があります。

本記事では、ビジネスチャットとメール・グループウェアのそれぞれの違いを明らかにし、職場での効果的な使い分け方をご紹介します。各ツールのメリット・デメリットを比較し、自社にとって最適なツールを知りたいというご担当者の方はぜひ最後までご覧ください。

1 ビジネスチャットの特徴と利点
2 メール・グループウェアの特徴と利点
- 2.1 メールは外部とのやり取りなどフォーマルなコミュニケーションに
- 2.2 グループウェアは多機能で組織の運営を一元化できる
3 ツールは選択しない？「使い分け」が重要
4 シンプルで使いやすい、毎日の業務が快適になる社内コミュニケーションツール「WowTalk」

ビジネスチャットの特徴と利点

ビジネスチャットの最大の特徴は、リアルタイム性です。従来のメールや文書といった形式に比べて、即座に情報共有や意見交換ができるため、迅速な意思決定につながります。また、スレッドやグループ機能を利用することで、関連する議論を一箇所にまとめることが可能になるため、情報の見逃しや重複を防ぐことができます。

ビジネスチャットの主な機能とは

ビジネスチャットはその名の通り、ビジネスに特化した機能が付帯されています。一般的な機能には、一対一のやり取りはもちろん、グループチャット、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理などがあります。緊急の案件や、短い確認事項に対しては、メールよりもスピーディーなやりとりが可能です。

また、ビジネスチャットは情報整理や管理にも優れています。過去のメッセージやファイルを検索しやすい設計になっており、必要な情報を素早く見つけ出せます。

多様なデバイス対応にシンプルなUIで「誰でも使いやすい」のが魅力

次に、利便性の高さもビジネスチャットの重要な特徴です。スマートフォンやタブレット、PCなど、多様なデバイスからアクセスできるため、場所を問わずにコミュニケーションが取れます。これにより、テレワークや出張中の社員もチームと密接に連携することが可能となり、業務の柔軟性が高まります。シンプルなUIで使いやすいため、導入教育不要なのでパートアルバイト従業員などのやり取りにも選ばれています。

意外と盲点な利点、ビジネスチャットは「受動的」に情報を受け取れる

意外と盲点ですが、ビジネスチャットの利点としてあげられるのが情報を受動的に受け取れる点にあります。グループウェアの場合多くがパソコンでの使用を想定されており情報取得を能動的におこなう必要がありますが、ビジネスチャットはスマホ利用も多く個人SNSのようにメッセージを受け取れるため緊急・重要なお知らせに対して「知らなかった」を防ぐことができます。

ビジネスチャットは、これらの特徴を活かして、従来のコミュニケーション手段に比べて、より迅速かつ効率的な情報交換を実現します。そのため、今後も多くの企業や組織にとって欠かせないツールとなるでしょう。

メール・グループウェアの特徴と利点

それでは、メールやグループウェアの特徴や利点についてみていきましょう。

メールは外部とのやり取りなどフォーマルなコミュニケーションに

メールの最大の特徴は、その普遍性にあります。インターネットが利用できる環境で、メールアドレスをもってさえいれば、世界中の誰とでもコミュニケーションが取れます。正式な文書のやり取りや、外部のクライアントとのコミュニケーションツールとして広く使用されています。デジタル化が進む現代においても、従来のツールがなお重宝されるのは、その堅牢性と汎用性に他なりません。

グループウェアは多機能で組織の運営を一元化できる

一方、グループウェアは社内の情報共有、文書管理、スケジュール共有など、組織内の運営を一元的にサポートするために設計されています。情報蓄積に強みがあり、過去の記録の遡りに優れているため、長期プロジェクトの進行管理において重要な役割を果たします。公式のアナウンスにも適しており、ビジネスチャットよりもフォーマルなコミュニケーション手段と言えるでしょう。懸念点としては、従業員が情報を能動的に取得しにいかなければならないため周知に漏れが発生することが挙げられます。また、グループウェアは多機能が故に一部の従業員には不要な機能が付帯されていることがあるため注意が必要です。

ツールは選択しない？「使い分け」が重要

では、ビジネスチャットとメール・グループウェアを何を選べばよいのでしょうか。答えとしては「ツールを1つに絞るのではなく使い分ける」が最適解と言えます。

ビジネスチャットやメール、グループウェアは、それぞれ異なる利点を持ちつつも、相互に補完する関係にあります。日々の業務の中で適切に使い分けることで、コミュニケーションの効率化と正確性の向上につながります。

社内でおこなわれる日頃のコミュニケーションは「スピード性」が重視されるため、例えば、緊急の問い合わせや、即時性が求められる案件にはビジネスチャットが向いています。また、シンプルでわかりやすい操作性のものが多く、職種や雇用形態、年齢などを問わず馴染みやすいという特徴があります。一方で、外部との契約書のやり取りや、プロジェクトの進捗報告など、正確な情報の共有と記録の保持が要求される場合は、メールやグループウェアのほうが適しています。また、文書管理やスケジュールの共有に関しても、グループウェアの利用が有効です。このように、目的に応じて適切なツールを選択することが、効率的なコミュニケーションを実現する鍵となります。

ビジネスチャットとメール・グループウェアは、それぞれが異なる強みを持ち、ビジネスシーンにおいて重要な役割を果たします。ビジネスチャットは迅速なコミュニケーションとチームの結束力強化に、メール・グループウェアはフォーマルな文書のやり取りやプロジェクト管理に適しています。効率的な使い分けには、目的に応じたツールの選択が重要です。組織のニーズに合ったツールを選び、適切に導入することが、チームの生産性を最大限に引き上げる鍵となります。