効果的な「全方位コミュニケーション」で得られる3つのこと
「働く人も働き方も十人十色」の現代において、多様な従業員の間でのコミュニケーションは業務遂行上不可欠です。しかし、企業によってはそのプロセスが上手く機能していないこともあると思います。それぞれの従業員が最大限に活躍するためには、適切な情報共有と意思疎通が可能な環境の整備が欠かせません。
本記事では、雇用形態や国籍、職種に依存しない、全従業員との円滑なコミュニケーションのメリット及びその実現方法について解説します。多様なバックグラウンドを持つ従業員が存在する企業でコミュニケーションに課題を抱えている経営者や管理者の方々は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
全方位コミュニケーションとは？
「全方位コミュニケーション」とは何なのか。本記事でいうところの全方位コミュニケーションは「雇用形態や国籍、職種を問わず全方位の従業員とのコミュニケーション」を指します。また、「コミュニケーション手段を一つにせずあらゆる方法を効果的に取り入れる」という意味もあります。
多様な職場環境が招くコミュニケーションの障壁と課題
異なる雇用形態や国籍、職種の従業員が在籍している企業は多岐にわたる「コミュニケーションの課題」を抱えています。
不規則なシフト制など全員が同じタイミングで働いているわけではない場合、重要な情報共有の機会を逃しやすく「情報の空白」が生じる可能性があります。情報の伝達が上手くされていないことでミスが発生する確率が高まり生産性の低下に繋がります。引き継ぎなどの情報不足によりスキルアップの機会が限られてしまうと職場での成長や進歩を感じにくくなり、最終的にはエンゲージメントの低下や離職のきっかけになることもあります。また、外国籍の従業員を抱える企業であれば「言語の違い」もしばしばコミュニケーションの障壁となります。それぞれの母国語を理解するために大変な努力と時間が必要で、意思疎通が難しくなりがちです。
適切な全方位コミュニケーションで得られること3選
従業員とのコミュニケーションの壁が打破され、円滑にコミュニケーションを取ることは現代の多様なビジネス環境において数多くのメリットをもたらします。以下にそのメリットを3つ挙げます。
1. 多様な視点とアイデアが生まれやすい
異なる雇用形態や国籍、職種の従業員と円滑にコミュニケーションを取ることで、組織内での多様性を活かすことができます。経験、知識、価値観……異なるバックグラウンドや視点を持つ人々とのコミュニケーションを通じて、新しいアイデアや創造的な解決策が生まれやすくなります。
2.業務効率化と組織の意思決定スピード向上
情報共有やタスクの調整がスムーズにおこなえるため、個々の業務の効率性が向上します。さらに、情報が全体に行き渡りやすくなることで、各部門での意思決定や戦略の策定に必要な情報が適切に共有されるようになり、組織の意思決定においてスピードと質の向上が期待できます。
3.従業員の満足度とモチベーションの向上
従業員が自分の意見や考えを積極的に発言し、他の従業員とのコミュニケーションを通じて活発な議論をおこなうことができる環境が整うことで、従業員の満足度とモチベーションが向上します。異なる背景や立場の従業員が意見を交換し、相互理解を深めることで、組織全体の連帯感や協力関係が強化され、従業員の働きやすさが向上します。
「対面×チャットツール」で、より適切な全方位コミュニケーションが可能に
より良いコミュニケーションとなると「対面」をイメージする方が多いのではないでしょうか。
対面でのコミュニケーションはリアルタイムでおこなわれるため、意思疎通が速やかにおこなわれます。言葉だけでなく、表情やジェスチャー、声のトーンなども伝わるため、より豊かなコミュニケーションが可能です。また、相手の反応や表情を直接見ながら会話を進めることができるため、相手の感情や意図をより正確に理解することができます。これにより、相互理解が促進され、認識の齟齬が減少します。
チャットツールで対面コミュニケーションのデメリットをカバー
一方、懸念点もあります。対面でのコミュニケーションは、同じ場所・時間に集まる必要があるため、そこに参加していない人に同じ情報を届けることができません。また、会話や議論が長引くことがあり、効率性が低下する場合があります。特に意見が対立する場合や、複数の参加者がいる場合には、逆に意思決定プロセスが遅くなる可能性があります。
そのため、従業員とのコミュニケーション手段は一つに絞らないことが望ましいといえます。例えば、チャットツールであれば遠隔であってもリアルタイムにやり取りができ「言った言わない」を防ぐことができます。確認したいけどわざわざ対面で話す必要がないこともチャットであれば気軽に送ることができ、その場で解決します。
対面とチャットそれぞれにメリット・デメリットが存在するため、適切に使い分けながら円滑にコミュニケーションを取ることが重要です。
ツール選びには注意が必要
対面コミュニケーションの穴を塞ぐ際に、個人SNSを利用する企業があります。しかし、個人SNSの利用は「公私混同」「誤送信」「情報漏えい」「ログ不在」などセキュリティのリスクが高く業務利用としてはおすすめできません。セキュリティ機能を有し、安心安全に利用できるビジネス向けのコミュニケーションツールを選択する必要があります。
コミュニケーションの壁を打破できるビジネスチャットツール「WowTalk」
ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」は、法人用に開発されたチャットコミュニケーションツールです。
誰でも使いやすい「シンプルな操作性」が特徴で、ITが苦手な方でも直感的に操作方法を理解できます。そのため、“導入教育なし”で現場に利用を浸透させることが可能です。
日常の業務連絡やコミュニケーションにはもちろん、「共有(掲示板)機能」や「グループトーク」を活用することで全社的な業務連絡の発信にも利用できます。
コミュニケーションの壁となり得る「言語の違い」には「翻訳機能」であれば国籍を問わず円滑にコミュニケーションを取ることができます。さらに、「ノート機能」を活用することでトークに埋もれることなく大事な引き継ぎを残すことが可能です。また、「絵文字リアクション」や絵文字スタンプ、サンクスレターなら対面せずとも感情を表現する助けとなります。
意思疎通や情報伝達の効率化だけではなく、文字情報だけでは伝えにくい気持ちや温度感を伝えやすい機能が豊富なのが特徴です。
コミュニケーションに課題を感じている経営者様は、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」を活用して従業員一人一人が活躍できるような取り組みをしてみてはいかがでしょうか。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
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