普段仕事をする上で、

・「あのプロジェクトはどうなった?」「大丈夫?」と上司に聞かれる機会が増えた…
・ プロジェクトの納期が遅れる…
・ 完了したはずのプロジェクトの直しが入る…

皆さんはこんな経験ありませんか?

 

その原因の一つとして考えられるのが、
誰もが一度は耳にしたことのある「報・連・相」というコミュニケーションの基本概念です。
この社会人として、一人の大人として、必ず意識していることが求められる「報・連・相」について、その意味や重要性・・・意外と質問されて答えられない人も多いのではないでしょうか。そもそも、きちんと理解して、実際に実行できていますか。

今回は、このコミュニケーションの基本、「報・連・相」について考えていきます!

 

◆「報・連・相」をもう一度確認しよう

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そもそも、報・連・相とは、

報…「報告」、連…「連絡」、相…「相談」を意味するビジネスに欠かせない概念です。

 

◎ 報告

報告の目的は、自分の今の状況を知らせることです。現在頼まれている業務の進捗や方向性、自分の考えなどをリーダー(上司)に報告することが大事になります。
リーダーは、自分が指示した方向性に向かってチーム(部署)が動いているかを把握し、調整する必要があります。チームから報告をうけることによってリーダーはチームの調整を行います。

そのため私たちが報告をすることはチーム全体にとって大切な要素です。さらに、リーダーから部下に対しての報告も重要となっています。

◎ 連絡

連絡の目的は、事実を周知することです。基本的には関係している人に事実を伝える作業で、例えば「A社から◎◎さん宛てにお電話がありました。」「電車の遅延で出社時間に遅刻致します」等が挙げられます。

必要な情報が得られていなかったり、新鮮ではない情報が入ってきたりすると業務に影響が出るので、素早く正しい連絡を行う事が重要です。

◎ 相談

相談の目的は、問題が起こった時や決断するのに困っている時に判断材料を増やすことです。ビジネスでは、自分が持っている知識だけでは解決できないような問題が発生することもあるので、それを補うために第三者に対して「相談」をすることが大切になってきます。

 

「報・連・相」が徹底されているオフィスは、社内のコミュニケーションが活性化され、仕事の効率がUPします。「報・連・相」が「仕事の動脈」「組織の血液」と呼ばれている所以はここにあります。

参照元:
株式会社LIG「きちんと理解しておきたい報連相の重要性とポイントまとめ」
株式会社オールアバウト「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本」
株式会社JIMCOMPANY「仕事を円滑に進めるホウレンソウ

 

 ◆報・連・相を実践したいけど、どうすればいいの?

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「報・連・相」を実践する時の、心構えや注意点を抑えましょう!
ただ投げやりに伝えるのではなく、最低限のマナーを守って「報・連・相」を無駄にしないように気をつけなければなりません。

1.相手の都合を確認する

「報・連・相」をする時は、必ず「失礼致します。今お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認をすると良いでしょう。
急ぎの内容では無い場合は、メールやビジネスチャット・社内SNSを用いるのをおすすめします!

 

2.要件は簡潔に伝える

結論から先に述べて、情報を整理し簡潔に話しましょう!
また、5W3Hを意識すると、相手に必要な情報を正しく伝えることが出来ます。
数字を含むような細かい内容の共有は、口頭だけではなく文書(資料・メール・ビジネスチャット等)を用いて伝えるのがベターだと思います。

<5W3H>
What 何を
Why なぜ
Who 誰が
When いつ
Where どこで
How どのように
How many どのくらい
How much いくら

 

3.要件は簡潔に伝える

ビジネス枕言葉やクッション言葉を使って報告するのがベストです。
例えば、進めていたプロジェクトの「成功」「失敗」を報告する時は、「お蔭様でイベントは成功しました。」「誠に残念ながら、イベントは失敗に終わりました。」と伝えるとスマートな印象になります。

また、相手が「お蔭様で」「誠に残念ながら」という文頭を見ただけですぐにおおよその内容を把握できるというメリットもあります。

 

4.「報・連・相」のタイミング

①仕事が完了したとき
②仕事が一段落したとき
③結果の見通しがついたとき
④予定より遅れるとき
⑤トラブルが発生したとき
⑥ミスをしたとき
⑦日程変更など連絡事項が発生したとき
⑧長期にわたる仕事は一週間や一ヶ月単位で

参照元:
LIGINC.「きちんと理解しておきたい報連相の重要性とポイントまとめ」
AllAbout「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本」
JIM COMPANY「仕事を円滑に進めるホウレンソウ

 

◆「報・連・相」に役立つツール

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今まで「報・連・相」をする手段は口頭やメールが主流でしたが、
現在はビジネス向けに利用できる便利なツールによって、
「報・連・相」の手段が多種多様となっています。

様々なツールを利用して、社内の情報共有を円滑にして、会社の健康状態を良好に保ちましょう!

 

 

◎グループウエア

グループウェアは、組織内のタスクの共有やコミュニケーションを目的としたソフトウェアのことです。
グループウエアのカレンダー共有機能で同僚のスケジュールをチェックしたり、掲示板機能で過去の経緯などを共有することができるので、自然と「報・連・相」の役割を担っています!

 

desknets NEO

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GRIDY(グリッディ)

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サイボウズoffice10
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◎プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行状況を効率的に管理するためのツールのことです。
チームのプロジェクトやタスクをWEB上で共有し、仕事のスケジュールが一元管理できるようになるので、リーダーやメンバーがプロジェクトの現状を把握しやすいです!

 

Trello
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JOOTO
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Redmine
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◎ビジネスチャット

ビジネスチャットは、同僚とチャットを用いてコミュニケーションが図れるツールです。
チャットはメールより手軽に送れるので、「報・連・相」をすぐに行う事が可能になります!
ツールによってはタイムライン(掲示板)機能やタスク管理機能もあり、社内情報の共有の活性化にとても効果的です!

 

Talknote
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WowTalk
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chatwork
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◆まとめ

 

以上が「報・連・相」の基本と、おすすめのツールでした!

みなさん、いかがでしたでしょうか?

「報・連・相」の事を分かっていたつもりでも、忘れていた項目もあったのではないでしょうか?私も今回の記事で振り返った「報・連・相」を意識しながら、ビジネスパーソンとして成果を上げていけたらいいなと思っています!

社内コミュニケーションの基本中の基本である「報・連・相」を実践して仕事のパフォーマンスを向上していきましょう!

 

 

 

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