スマートフォンやノートPCなど、携帯端末が普及したことでビジネスにおいても当然のように活用されています。
携帯端末は企業が従業員に貸与するのが一般的ですが、個人が利用する端末にビジネス利用する場面も見受けられるようになりました。これを「BYOD（Bring Your Own Device）」と呼びます。
個人所有のスマートフォンやノートPCを利用することはメリットも大きいですが、正しい導入方法を理解していなければ大きなリスクになります。
この記事では「BYOD」の基礎知識をまとめています。また、BYODの導入と相性が良いとされるビジネスチャットを用いた社内コミュニケーションについても併せて解説します。
◆BYOD（Bring Your Own Device）とは？
BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が個人所有のスマートフォンやノートPCなどの電子デバイスをビジネスで利用するという意味です。
かつては、企業が従業員にビジネス専用のデバイスを貸与するのが一般的で、個人所有のスマートフォンを執務室に持ち込むことを禁止している企業もあります。
とはいえ、様々な端末のモバイル化が進んだことで、個人所有の端末の利用を認める取り組みが増え始めています。
また、バックオフィスやセールス、マーケティング、開発など、様々な業務領域に置いてクラウドサービスが登場したことは以前の記事でお伝えしたとおりです。そういったサービスによって、端末やOS問わず企業の情報リソースを利用できるようになったこともBYODの導入が増えている要因と言えるでしょう。
◆BYODを導入するメリット
BYOD導入は、企業と個人それぞれにメリットがあります。自社でBYODの取り組みを検討しているのであれば、今一度、確認しておきましょう。
◎企業にとってのメリット
- 自宅や客先などオフィス以外の場所にいる従業員とのコミュニケーションが円滑に取れる
- テレワークやフリーランスの雇用など柔軟な働き方に対応できる
- 社用端末の導入費用や通信費のコスト削減になる
◎個人にとってのメリット
- 個人端末・社用端末の使い分ける必要が無くなる
- OSや機種など自身の使い慣れた端末環境で会社の情報リソースにアクセスできる
- 場所や時間に縛られず柔軟に働けるようになる
上記メリットは一例ですが、個人用の端末をビジネス利用できることによって、業務効率化や生産性向上に向けた社内施策につなげられるでしょう。
そして、BYODへの取り組みを促進することによって、社内で利用するビジネスツールは必ずしもオンプレミス型やパッケージ型である必要がなくなるため、クラウドサービスへの移行が容易になるという副次的なメリットもあります。
※企業がクラウドサービスを利用するメリットはこちら
クラウドサービスとは？基礎知識をわかりやすく解説！
◆BYOD導入にあたって注意すべきポイント
業務効率化やそれに伴う生産性の向上を目指す上でメリットの大きいBYODですが、手放しで推奨できるわけではありません。
個人の端末をビジネス利用するという取り組みゆえ、それなりのリスクが潜んでいるのも事実です。企業がBYODを導入するにあたって、具体的にどういった点に注意すれば良いのでしょうか。
◎セキュリティ上のリスク対策
個人のスマートフォンなどをビジネスに持ち込むため、会社が管理する端末を利用するのと比べてセキュリティ上のリスクに対して注意しなければなりません。
例えば、社員がプライベートで利用しているSNSやメッセンジャーサービス等に、機密情報を誤って送信してしまう可能性もあれば、端末自体を紛失することによって情報漏えいにつながる可能性もあります。
また、個人所有の端末では、プライバシー設定やセキュリティソフトなどの対策が属人化するため、BYODの導入にあたって社内でセキュリティ対策に関するルールを設け、可能であれば端末外から遠隔でアプリケーションを管理できる環境を構築しましょう。
◎業務時間外の利用ルールの整備
BYODは個人所有の端末から場所や時間を選ばず、柔軟に業務対応できるのは大きなメリットです。しかし、その反面「どういった状況でも働けてしまう」ことが長時間労働や休日対応に繋がりかねないという問題があります。
そのため先述のセキュリティ上の整備だけではなく、個々人の利用ルールを定めることも大切です。
例えば、次のようなルールを設けてみましょう。
- 定時外は業務用アプリケーションの通知を切る
- 柔軟な対応が必要な場合、コミュニケーションツールを使ってメンバーに周知する
- ビジネスと個人利用のアプリケーションを明確に分ける
- MDMを活用して企業がアプリケーション利用を管理する
- テレワークや外出の多い職種に限ってBYODを導入する
- 退職者はセキュリティ担当者確認のもと業務データを削除する
◆BYOD導入とビジネスチャットの活用
BYODの取り組みにあたってビジネスチャット（コミュニケーションツール）は必要不可欠です。その理由は、個人所有の端末の利用を促進することで、働き方が変わる可能性があるからです。
例えば、テレワーク制度やフレックスタイム制度によって場所と時間に柔軟性が生まれるとします。そうなると、今までと異なる場所や時間で従業員がコミュニケーションを取るかもしれません。
そういった就業環境に置いて、口頭やメール、電話では即時的に連絡が取れないこともあるため、BYODとビジネスチャットは相性が良いと言えます。その際、個人向けのチャットツールは利用せず、セキュリティや利用ルール上の問題を解決できる機能を搭載したチャットを選定することが大切です。
弊社のWowTalkのようなビジネスチャットであれば、やり取りできるメンバーを制限したり、ファイルの保存や利用を予め管理・制限できるものがあります。とはいえ、セキュリティ性能が高いほど個人端末での使い勝手が悪くなる（制限があまりにも多くなりすぎる）などの問題も生じるかもしれません。
そこで、自社の運用ルールやセキュリティポリシーに合わせて柔軟な設定ができツールを選定してみてください。
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