WowTalk導入で紙をPDF化して共有。大幅なペーパーレス化へ!

【導入の背景・課題】
■課題1:3つの園間での保育士同士の交流がほぼ無かった
■課題2:個人向けSNSの利用。セキュリティの面で不安があった
■課題3:メールアドレスが園に1つしかなく、リアルタイムでの共有が難しかった

【サービス選定のポイント】
■ シンプルなユーザーインターフェイスで年代問わず利用が可能
■ セキュリティを担保できるツールである点

【導入後の効果について】
■ 会議の議事録をPDF化してWowTalk上で共有、ペーパーレス化へ
■ 園や保育士間でのリアルタイムな情報の共有
■ 育休取得中の社員とのコミュニケーションにも活用


WowTalk製品資料ダウンロード

 

社会福祉法人来夢は、兵庫県尼崎市内にこども園・保育園を3園運営している。「優しさ保育」の基本理念のもと、「もう一つのおうち」として子ども達はもちろん、保護者・地域の方々の安全で安心、くつろげる温かい居所であれるような環境づくりに努めています。

同法人では、離れた拠点で働く保育士同士のコミュニケーションや情報共有方法での課題や、一部の社員間で個人向けSNSの利用もあったため、セキュリティの観点でビジネスチャット導入に至りました。

今回は、社会福祉法人来夢の総務・人事担当 若林 亜紀子 様にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

離れた拠点で働く保育士間のコミュニケーションが課題に

社会福祉法人来夢 総務・人事担当 若林 亜紀子 様社会福祉法人来夢 総務・人事担当 若林 亜紀子 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— 社会福祉法人来夢 総務・人事担当 若林 亜紀子 様(以下、「来夢 若林 様」)

尼崎市内で3園を運営していますが、それぞれ離れたところにあるということもあり、保育士同士のコミュニケーションに課題を感じていました。

園長先生や主任の先生は、月に1回顔を合わせる機会があるのですが、個々に連絡を取ったり連携したいというのが中々難しい状況でした。

 

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか?

 

— 来夢 若林 様

今までは、個人向けSNSを使用してた時期もありました。しかし、個人向けSNSだと出来ることが限られてしまうのと、セキュリティの観点で懸念していた部分もありました。

また、アカウントをフルネームではなくあだ名やニックネームで登録している方もいらっしゃるので、文章流れから「これって〇〇さんかな?」と推測しながらやり取りをする場面もあり、統制の取れるツールの導入を決めました。

 

個人向けSNSの使用でセキュリティ面に不安があった

来夢 若林 様

 

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか?

 

— 来夢 若林 様

営業さんのおすすめもあったのですが、個人向けSNSツールだとセキュリティ面で不安がありました。業務上、個人情報のやり取りも発生していたので、セキュリティや管理機能が強いWowTalkの導入に至りました。

ビジネスチャットの導入には費用を労力が掛かるところでもあるので、手ごろでシンプルな価格であったことも導入の決め手になりました。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— 来夢 若林 様

アルバイトを除くすべての保育士にアカウントを付与し、個人のスマートフォンにダウンロードするBYODで使用しています。

管理画面では園ごとに部門グループを作成し、用途によってグループを作りリアルタイムに情報を共有してもらっています。ルールを縛ってしまうと「使いたくない」という声も出てきてしまうため、制限をかけずに自由に使ってもらっています。

また、メールアドレスが園に一つしかしかなく、保育士一人一人はメールアドレスを所持していません。連絡先を知っている保育士同士も少ないので、急ぎでちょっと確認をしたいときに通話機能も活用しています。

 

会議録をPDF化してWowTalkへ、大幅なペーパーレス化を実現!

WpwTalkをご利用いただいているお手元の様子

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— 来夢 若林 様

3園ある中でも、使ってる園・使ってない園が見受けられ、最初は浸透するのに苦労しました。まずは、会議終了後の議事録をPDFにしてWowTalkのトークに流すというところから始めました。

そのおかげで圧倒的に紙の量は減りましたね。たとえば、1つの園で保育士が30人近くおりますので、週1回の会議で1人2枚紙を使用していたのが、WowTalk上でPDFを共有することでゼロになりました。

活用が進んでいる園では、自分たちのシフト表をWowTalk上で共有したりしています。あと今回WowTalkを活用してみたのが、私が普段勤務している園で園芸係を手伝っているのですが、園芸グループをWowTalkで作成して「〇月〇日に種を植えた」とか「〇月〇日に肥料をあげた」など残すようにしていました。あとで書類に書き写すときも、トークを遡るだけで情報が探せるので、今後他の園でも活用できそうだと思っています。

 

― ワウテック担当者

率先して活用することで、成功例を広めていくのは良い取り組みですね。
他に何か活用方法などはありますでしょうか?

 

— 来夢 若林 様

何かトラブルがあったときに一斉周知の際にWowTalkを活用しています。たとえば、この前あったのが水道の蛇口を閉め忘れが起きた際に、個々に確認をしていたら絶対に誰かに伝え漏れが出てきてしまうかと思うのですが、WowTalkのトークで流すだけで一斉に周知ができるようになりました。

一番良いのは好きなときに見られるということですね。「今見て欲しい」ということも当然あるんですけど、手の空いたときに「あっWowTalkきてる」というように見る癖がつきました。既読の機能もあるので、誰が見ているかどうかも確認できます。

 

― ワウテック担当者

必要な情報が全員に届くというのは大事なことですよね。

 

— 来夢 若林 様

あとは、退職者が出たときに、手続きが終わるまで一定期間WowTalkのアカウントを残すようにしています。電話だとやり取りをしづらい部分もあるかと思うので、WowTalkでのやり取りにも使用しています。

最近では、育児休暇に入られている保育士も数名いるのですが、育児休暇に必要な書類や画像をWowTalkで送ってもらうようにしています。産休・育休だと、小さいお子さんがいる方は連絡を取るタイミングが難しいのですが、トークを送っておけば好きなタイミングで返信ができるので、非常に助かっています。

 

― ワウテック担当者

トークと共有機能の使い分けはどのようにされていますか。

 

— 来夢 若林 様

トークにも全員が入っているトークルームはあるのですが、返事を求めない案内は共有に流すようにしています。トークは情報量も多いのでどんどん流れていってしまうので、手続きの案内やイベントの情報など周知を目的としているものは共有の機能を活用しています。

 

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

— 来夢 若林 様

安否確認機能を使っていきたいです。昨年の8月に一度安否確認機能を使ったテストをやってみたのですが、ネックになることもあり活用できていなかったのですが、メッセージの自動送信と合わせて今後上手く利用していきたいと思っています。

 

社会福祉法人来夢様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、社会福祉法人来夢 若林様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

社会福祉法人来夢 ホームページ キャプチャ画像

 

社会福祉法人来夢

代表:竹田 英一

住所:
〒660-0812 兵庫県尼崎市今福1-2-23

URL:https://raimu21.or.jp/


WowTalk製品資料ダウンロード