【テレワークのコミュニケーション課題】社員と企業の本音をインタビュー
2020年4月に発令された第1回目の緊急事態宣言から1年超が経過し、テレワークも定着してきた感があります。コロナ禍以前と比較して、圧倒的にその機会が減少したのが対面コミュニケーションです。
減少したことで現場や会社にいま何が起きているのか？ テレワークを実施し、1年が経過した会社の役員と従業員の本音を公開します。
目次
日本のテレワーク実施状況
まず始めに、日本のテレワーク施状況について触れてみましょう。テレワークが定着しつつあるように思える日本ですが、実際の実施状況はどのようなものなのでしょうか。
三菱UFJリサーチ&コンサルティングが厚生労働省の委託を受けて行った、「テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）」の企業調査結果を参考に、その状況を読み解いてみます。
厚生労働省：テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）8p
こちらの調査によると、テレワーク（在宅勤務）の導入・実施状況は2020年7月の時点で「会社の制度として認めている・会社の制度はないが、実施する従業員がいる」と回答した企業は合わせて34％、「導入・実施していない」と回答した企業は65.3％となっています。
厚生労働省：テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）11p
また、テレワークの実施割合については、「1割以下・2割程度・3割程度」と回答した企業の数が全体の60％を超えており、「6〜7割程度・8割以上」と回答した企業の数は全体の20％以下に留まりました。
これらの結果から、日本企業のテレワーク状況は「導入していない企業の方が多く、実施割合は3割以下の企業が半分以上を占めている」ということがわかります。
テレワークを実施できない理由
厚生労働省：テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）12p
同調査の中で、テレワークを実施できない理由として最も多く挙げられていたのは、「できる業務が限られているから」でした。7割近い企業が理由として挙げており、多くの企業が業務遂行上の理由からテレワークを実施できないことがわかります。
通勤負担軽減や人件費削減、紙や印刷コストの削減に大きな効果
厚生労働省：テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）14p
同調査によると、テレワークを実施できている企業はさまざまな効果を実感しています。その中でも、導入した当初に掲げていた目的以上に生じた効果が大きかったものとして挙げられていたのが、「従業員の通勤負担の軽減」や「人件費の削減」「紙や印刷コストの削減」などです。
このことからコストといった定量面の削減だけでなく、通勤負担といった定性面の負担削減にも大きな効果をもたらしていることがわかります。
テレワーク対象は職種に大きな偏り
厚生労働省：テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）19p
同調査によると、テレワーク対象者の割合は職種によって大きく異なることが報告されています。事務職、営業職は共にテレワーク対象者の割合が高く、在宅勤務に限ると事務職のテレワーク対象者率は78％と8割近い数値となっている一方で、販売職やサービス職、運輸職・保安職はテレワーク対象者の割合が5％に満たないケースも多いです。
このことから、テレワーク対象者の割合は職種によって大きな偏りがあることがわかります。
テレワーク実施中に感じる３つの課題
続いて、“テレワーク実施中に感じる課題”について見ていきましょう。前段で参考にしていた調査資料をもとに、“その中でも課題感として特に大きいとされているもの”を取り上げてみます。下記の資料をご覧ください。
厚生労働省：テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）40p
①業務が限定されてしまう
同調査の中で課題として挙げられている割合が最も高かったのが、「できる業務が限られている」ことでした。実に63.8％もの企業が、テレワークにおける課題として“業務が限定されてしまうこと”を挙げています。
「できる業務が限られてしまうこと」は、前段の“テレワークを実施できない理由”でも最も多く挙げられていました。テレワークを実施できたとしても、業務の幅が限られてしまうことは依然として大きな課題となっているようです。
②コミュニケーションが取りづらい
「できる業務が限られてしまうこと」に次いで多く挙げられていたのが、コミュニケーション上の問題でした。48.4％の企業がテレワークにおける課題として「従業員同士の間でコミュニケーションが取りづらい」ことを挙げています。
テレワークはメールや電話といった非対面でのコミュニケーションが基本となります。些細なやり取りでも文章化や架電が必要となる影響で心理的なハードルが高く、対面のような気軽なコミュニケーションは行いにくいのが実情です。
③書類の電子化
テレワークの実施中に感じる課題として3番目に多く挙げられていたのが、「紙の書類・資料が電子化されていない」でした。テレワークではネットワークを介して業務を遂行するため、必要な書類や資料は基本的に電子化されている必要があります。
電子化されていない場合、出社が必要となり業務を一時中断しなくてはいけません。あらかじめテレワークに必要な書類や資料の洗い出しを行い、電子化を完了しておく対応が求められます。
テレワーク「企業側の本音」
ここまで、日本企業におけるテレワークの実施状況や感じている課題などについて触れてきました。ここからは、実際にテレワークを実施している企業の本音について紹介します。
筆者が所属しているワウテック株式会社に話を伺いました。ワウテックでは、コロナ禍以前よりテレワークを行なっています。
2021年6月18日時点の緊急事態宣言下では多くの従業員がテレワークを実施しており、全体の従業員数が約50名ばかりの規模ながら、出社人数が5人以下の日もあるほどテレワークが浸透しています。
このようにテレワークの実施率が高いワウテック社ですが、企業側の“本音”はどのようなものなのでしょうか。執行役員を務めるN氏に話を伺います。
対面コミュニケーション不足で浮き彫りになる課題
——対面コミュニケーション不足によってどのような課題が浮き彫りになりましたか？
N氏：マネジメントを行う上で“メンバーの変化を感じにくいこと”が大きな課題として感じられます。
私の部署では朝礼や終礼などを行い音声での接点を持つようにしていますが、やはり声だけだと伝わりにくいことも多く、メンバーの困っていることやモチベーションの状態を正確に把握するのは難しいです。
ビデオ会議を活用すれば対面に近いコミュニケーションを取れますが、上司として部下に対し「ビデオのON/OFFを強制すること」はなかなか難しいので、やはり音声主体のコミュニケーションになってしまいます。
また、仕事のスピード感や正確性においても、対面コミュニケーションのほうが優れていると感じる瞬間はあります。
ライトなコミュニケーションはチャットを活用することで円滑に行えますが、ボリュームの多い話題を話すときや深い相談が必要な場合はテレワークだと距離を感じてしまうので、対面と同じクオリティでコミュニケーションを取るのは難しいと感じますね。
テレワーク期間中の工夫
——テレワーク期間中、どのような工夫をされていましたか？
N氏：環境面としては自宅の作業環境を整えるようにしました。会社のモニターを持ち込んだり、マウスをよいものに変えたり、デスクライトを設置して光量を確保したりなど、自宅の作業環境を会社と同じレベルに整えることで作業効率の維持を心がけています。
また、テレワーク中は体を動かす機会が減ってしまうので、自ら体を動かす機会を作るようにして体調管理に気を配っています。
テレワーク中のコミュニケーション活性化のコツ
——テレワークコミュニケーション活性化にあたってコツなどはありますか？
N氏：強制的にでもコミュニケーションの機会を設けるようにしています。
毎朝朝礼を行ったり、午前中の業務が終わったら昼休み前にフィードバックの時間を設けたり、1日の終わりに終礼を行ったりなどして、1日の中でメンバーとコミュニケーションを取る機会を必ず設けています。
チャットコミュニケーションの有効性
——チャットコミュニケーションの有効性はどのように感じられていますか？
N氏：ライトなコミュニケーションに使うツールとしてはとても有効だと感じています。
電話は相手のタイミングによっては繋がらなかったり、折り返しをお願いしたりと機会損失が多いですし、メールも挨拶などの文章を入力する手間がかかるので、気軽なコミュニケーションには利用しづらいです。
その点チャットであれば相手の状況に関わらずやり取りができますし、メールの堅い挨拶文なども不要なのでテンポよくコミュニケーションが取れます。
ボリュームの多い内容には不向きですが、簡単な報連相などライトなコミュニケーションには非常に便利なツールだと感じますね。
また、移動時間に仕事ができることもチャットの特徴だと感じます。私は営業関連の部署を統括しているのですが、職種柄、電車移動の時間が長い日もあります。
そんなときもチャットであればスマートフォンから返信ができます。急ぎの連絡にも対応できるため、移動の影響で仕事を止めてしまうことが少なくなりました。移動時間を効率よく使えていると感じますね。
テレワーク「従業員側の本音」
従業員側の本音については、従業員として勤務している筆者と、同じくマーケティング部に所属するH氏の所感を紹介します。
対面コミュニケーション不足を感じる瞬間
筆者：業務のすれ違いを感じたときに、コミュニケーション不足を実感します。テキストコミュニケーションでは交換できる情報が限られているため、細かい部分の擦り合わせが曖昧になりやすく認識の齟齬を生むことがあります。
認識の齟齬から業務が振り出しに戻ることもあり、そういったときは「対面で話していれば細かいところまで確認できたかもしれない」と感じます。
H氏：ちょっとした質問をしたいときや何かを教えてもらいたいとき、テレワークだとハードルの高さを感じます。
Web会議を活用するという選択肢もありますが、複数人で話したい場合、話すときに「お見合い」しやすく、話題を切り出すタイミングが難しいので対面の方が効率的です。これらの実感があまりにも多いと、対面でのコミュニケーションが不足しているのかもしれないと感じます。
出社（通勤）について
筆者：通勤出社に関しては、メリットとデメリットの両方があると感じています。
メリットについては、やはり対面コミュニケーションを取れることが大きいです。対面であれば、些細なことから深い内容の相談まで幅広いコミュニケーションを円滑に行えるので、業務上必要なやり取りを素早く遂行できます。
また、社内の状況がわかることもメリットだと感じます。出社をしていると、他部署の方々の会話が耳に入ったり、気軽な雑談から業務とは直接関係しない会社の現況が聞けたりなどして、さまざまな情報が収集できます。
テレワークでは業務に必要と思われるコミュニケーションしか取らないので、こういった情報を副次的に得られることは出社ならではのメリットだと感じます。
デメリットについては、通勤の時間がもったいなく感じられることでしょうか。往復で2時間近くかかるため、テレワークであればその分の時間を家事や趣味の時間に充てられたことを考えると、時間がもったいないように感じられます。
H氏：自分にとっての出社メリットは、コミュニケーションのハードルが低いことと、雑談を通して他部署とのコミュニケーションが取れることの2つです。
対面であれば相手の状況が目に見えるので、それに応じて話しかけることができますし、テレワークだと聞きづらいことも、対面であれば聞けたりします。
また、他部署とのコミュニケーションが取れるのもメリットですね。テレワークだと必要なときしかコミュニケーションを取らないので、業務上の接点が少ない他部署とはあまりコミュニケーションを取れません。出社していれば、雑談をきっかけにいろいろと話を聞けるので、情報のキャッチアップにも有効に働いています。
デメリットは、やはり通勤時間がもったいなく感じることです。往復2時間だとして、その時間を仕事やプライベートの時間に充てられたらいろいろと捗ると思います。
あと、これは急激に人数が増えているワウテックならではの悩みかもしれませんが、出社人数が多いと席が足りなくなることがあるので、いつもそこが少し心配です（笑）。
管理と生産性はどう感じる？
筆者：マネジメントを受ける側の立場として、業務の生産性を落とさないために「報告・連絡・相談」を出社時よりも精度高く行う必要はあると感じます。
そうしなければ自分がやった仕事をマネージャーに見てもらえないですし、何かあって相談するときも報連相の精度が低いとマネージャーが指示を出しづらくなってしまい、結果として自分の生産性に悪い影響を与えてしまうからです。
一方で、報連相の精度を高めることに時間が割かれてしまい通常の業務が滞るかというと、そうではないと感じます。必要な情報だけを報告・連絡するためそれほど大きな手間には感じません。
また、1人で集中して作業に取り組めるので、報連相に時間が割かれたとしても業務内容によってはテレワークのほうが生産性が高いと感じることもあります。
H氏：テレワークが原因で、適切にマネジメントされていないと感じたことはありません。報告・連絡・相談をきちんと行えばマネージャーから的確な指示をいただけますし、むしろテレワークの場合、チャットコミュニケーションが中心となり、すべて文字として記録に残るので業務を遂行しやすいと感じます。
生産性については、執務環境を整えて、コミュニケーションを取れる体制ができていれば、対面でもテレワークでも変わりはないように思います。
チャットコミュニケーションの有効性
筆者：チャットの特長である“意思疎通の速さ”はテレワークの効率化にとても有効だと感じます。
テレワークでは素早く業務を進めるためにテンポよくコミュニケーションを交わす必要があるので、チャットのように会話形式で気軽にやり取りができるのはありがたいです。
上司に指示を仰ぐ場面でも、気軽に尋ねられてすぐに回答がもらえるので業務を止めている時間が短くて済みます。
また電話や対面での会話と違いチャットはログが残されているため、指示内容の再確認もしやすいです。聞き直す回数が減るので、滞りなく業務を進められます。
H氏：複数人でのやり取りがスムーズに行える点は、チャットコミュニケーションならではの魅力だと思います。複数人のコミュニケーションをメールで行うと、メッセージの繋がりが見えづらいので、会話のテンポが悪くなってしまいます。
社外の場合はメールの方が適しているかと思いますが、社内のコミュニケーションに関してはチャットが最も有用に感じますね。
テレワークの成功に向けて｜４つのポイント
テレワークを実施する企業の本音から、対面コミュニケーションの不足によって感じている課題や通勤（出社）のメリット・デメリット、チャットツールの有効性など、企業が行うテレワークの実情を知ることができました。
ここからは、これまで紹介してきた情報をもとに、テレワークを成功させるためのポイントを4つに絞って解説します。
①ビジネスチャットで円滑なコミュニケーション
1つ目のポイントは「ビジネスチャットを活用すること」です。ビジネスチャットとは企業向けに作られたチャットツールのこと。個人SNSのように会話形式でテンポよくやり取りを交わせます。迅速かつ気軽にコミュニケーションが取れるため、テレワークの課題であるコミュニケーション不足の解消に効果的です。
②社内SNSでテレワークのコミュニケーションを活性化
2つ目のポイントは、「社内SNSを活用すること」です。社内SNSとは、企業利用向けにカスタマイズされたビジネス用SNSツールのこと。時系列で投稿が表示される「タイムライン機能」が主な機能で、その中でユーザーは、自由に投稿を行うことができます。また、その投稿に対して、ユーザー同士が「いいね」を付け合ったり、コメントを付与したりすることも可能です。
物理的な距離が発生し、対面コミュニケーションが実施できないテレワークの環境においても、社内SNSを活用することで、ツール内で従業員同士が交流を図ることができます。
③オンライン会議で1on1ミーティング
3つ目のポイントは「オンライン会議で1on1ミーティングを実施すること」です。テレワークの実施下において、部下のマネジメントはそう簡単なことではありません。対面と比較して得られる情報が限られているため部下の心理状況を知ることが難しく、モチベーションの管理が難しいからです。
1on1ミーティングを行うことで部下が感じている不安や不満といった感情を敏感にキャッチアップでき、さらに定期的に行うことで部下が抱えている業務上の課題も素早く発見・解消できます。より深い部分でのコミュニケーションが実現することで上司と部下の信頼関係が厚くなり、テレワークにおけるマネジメントの質を担保することが可能です。
一般的にオンライン会議はWeb会議ツールで行われますが、ビジネスチャットや社内SNSにも“ビデオ通話機能”が搭載されているものがあります。日常のコミュニケーションツールであるビジネスチャットからオンライン会議ができるため、ツールを新たに増やすことなくオンラインの1on1ミーティングを実現できます。
④タスク管理や日報で業務の進捗管理
4つ目のポイントは「タスク管理や日報を活用して業務の進捗管理を行うこと」です。テレワークでは対面でコミュニケーションが図れないため、業務の進捗状況は関係者全員がわかるように可視化して共有する必要があります。
そのときに役立つのが“タスク管理”や“日報”です。これらの機能を活用することによって、関係者に対してプロジェクトや業務の進捗状況を簡単に共有できるようになり、認識のすれ違いや共有不足による業務の遅延などを防止できます。
【企業事例】テレワークのコミュニケーションをチャットで解決
ビジネスのIT化支援サービスをワンストップで提供している株式会社RSコネクト様。同社では、2019年から働き方改革を推進する取り組みを開始されたそうです。
取り組みを推進する中で社内のコミュニケーション方法に課題を見出し、改善するための施策としてビジネスチャットの導入を検討することに。その中で、優れたセキュリティと使いやすい操作感に魅力を感じ、WowTalkの導入を決断されました。
同社は、2020年4月に政府より発令された緊急事態宣言に合わせて、テレワークを開始しました。その際、WowTalkを導入いただいていたことで、このような事態にあってもスムーズなコミュニケーションを実現することができたそうです。
IT流通・サービスグループ 副主事 小林 正則 様は、「それぞれ異なる場所で働きながら、ピンポイントに案件ごとの業務連絡がストレスなく取り合うことができました」といいます。
RSコネクト様の事例は、ビジネスチャットがテレワークのコミュニケーション課題解決に寄与した実例です。コロナ禍の影響でテレワークに移行され、コミュニケーションに課題を感じられている方は、ビジネスチャットの導入によって解決を図ることができるかもしれません。
テレワークのコミュニケーション課題にWowTalk
「コミュニケーションが取りづらいこと」はテレワークの実施における大きな課題です。コミュニケーションが取りづらいことによって部下のマネジメントが難しくなったり、業務におけるすれ違いが生まれてしまったりなどさまざまな問題が発生します。
コミュニケーションを円滑化するためには、ビジネスチャットやオンライン会議による1on1ミーティングの活用が有効です。テレワークのコミュニケーションに課題を感じられている方は、ぜひこれらの活用を視野に入れてみてください。
また、筆者所属のワウテック株式会社が開発・提供しているビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」は、テレワークのコミュニケーション課題の解決におすすめなツールです。
WowTalkは、「抜群の使いやすさ」と「充実の管理機能」によって、テレワークにおける社内コミュニケーション活性化および環境改善を支援します。ご興味をお持ちいただけた方は、ぜひ下部より製品資料をお取り寄せください。WowTalkについて、特徴や備えている機能、料金プランといった詳細な情報を掲載しております。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
導入実績10,000社を超えるビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」についてまとめた資料です。機能に関する具体的な説明の他、導入事例や導入効果、料金プランなどの情報も掲載しています。
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