テレワークには“チャット”が効く！活用の魅力・運用の注意点を徹底解説
働き方改革を推進する施策として、テレワークは非常に有効です。従業員が主体となって働ける環境整備を進められるとともに、組織経営のコストも削減できるため、Win-Winの関係を結ぶことができます。
とはいえそんなテレワークも、適切な運用方法を選ばなければ、かえって不便を被る可能性もゼロではありません。今回は、テレワークの不便解消につながる、チャットツールの概要や、その運用方法や選び方についてご紹介します。
目次
テレワーク導入に期待できる3つの効果
多くの企業でテレワークの導入が進んでいますが、そもそもどのような効果が期待されているのでしょうか。テレワーク導入のメリットについて、簡単に確認しておきましょう。
①業務効率化
テレワーク推進の大きなメリットの一つが、業務効率化です。勤怠の記録をつけるためだけに出社したり、直行直帰を阻害することがないよう、テレワーク環境の整備が求められています。テレワークを導入すれば、オフィス出社に伴う手間を削減し、自宅からでも就業できます。移動に伴う負担を軽減し、快適に働くための環境を実現可能です。
②コスト削減
テレワークの導入は、企業のコスト削減にも効果が期待できます。社員の移動に伴う交通費の発生を最小限に抑え、出張や出社における移動コストを削減します。
また、自宅で働ける環境を整備できれば、オフィスに複合機を設置したり、共用設備を何台もリースする必要がなくなるので、設備の維持管理コストが削減できます。オフィススペースも、全従業員を収容する必要がなくなるため、縮小が可能となり、高額になりがちなオフィス賃貸料金も圧縮できます。
③人材不足の解消
新しい働き方を実現することで、人材不足を解消し、人材の長期定着を促すこともできます。従業員の好みに合わせた働き方を提示できれば、優秀な人材にとって大きな入社のインセンティブとなりえるでしょう。また、育休や産休、あるいは病気や家庭の事情によって、出社ができなくなった場合でも、自宅から働ける環境を整備することで、貴重な人材が退社してしまうリスクを回避できます。
テレワーク環境における3つの課題
多くのメリットが期待できるテレワークですが、一方で導入に伴う懸念点にも注意を払う必要があります。
①コミュニケーションが不足しやすい
懸念される最も大きな課題は、コミュニケーションの不足です。従来は対面でのやりとりが当たり前だった業務上のコミュニケーションも、テレワークだと全面的に非対面コミュニケーションへと移行します。
これまで対面でしか情報共有などをしていなかった場合、その全てをメールや電話へシフトさせる必要があるので、コミュニケーションのコストは大いに膨れ上がってしまいます。
そのうちやりとりが億劫になり、十分な情報共有や意思疎通がなされないまま業務を進めてしまうことで、大きなミスにつながるリスクも考えられます。テレワーク環境下でも、密にコミュニケーションが行える仕組みづくりが必要です。
②感覚的なやりとりが難しい
テレワーク中は、同僚や上司と顔を合わせてのコミュニケーションが取れなくなってしまうため、空気をつかみながら意思疎通をとるのが極めて難しくなります。雰囲気やニュアンスで伝えていたことの場合、非対面のコミュニケーションの場合、全く伝わらなくなってしまう可能性もあるため、伝え方に工夫が必要です。
③情報共有が煩雑化しやすい
メールや電話でのコミュニケーションが常態化してくると、いつ、どこで、どんな要件で連絡を取り合っていたのかがわからなくなってくることもあります。重要な情報が添付されたメールの場所がわからなくなったり、管理していたメモデータを紛失してしまったりと、限られたテレワーク空間ではミスも増えてしまいやすいものです。
職場とは異なる要領で情報共有をこなさなければならず、環境にうまく順応するためには個人差も出てくるでしょう。
“チャット”はテレワークに適したコミュニケーション手段
上記のような課題を解消するべく、テレワークを導入している企業ではチャットツールの運用が進んでいます。電話ともメールとも違う、優れたコミュニケーション手段として活躍してくれるチャットの魅力について、ご紹介します。
気軽にメッセージを送れる
まず、チャットツールはメールよりも気軽にメッセージを送れるのが特徴です。アドレスから連絡相手を選び、テキストを入力してすぐに相手へ送信できるため、メールよりもシンプルにコミュニケーションが取れます。
メールは文通のような、少しボリュームのある文章を送信するのに適していますが、日常的なコミュニケーションにおいては、チャットツールのほうが手軽で便利です。対面コミュニケーションのようなリアルタイムでのやり取りに適しているツールと言えます。
複数人でのやり取りが簡単
チャットツールは、複数人でのコミュニケーションも簡単に行えるという特徴を有しています。メールの場合、CCを使って複数の人間に文章を共有するなどのやり方もありますが、手間がかかるため、連絡が億劫になってしまったり、共有を忘れてしまったりすることも珍しくありません。
チャットツールであれば、作成されたグループにチャットを投稿するだけで、グループ内のメンバーに連絡が送れます。非対面のテレワーク環境においては、直接やりとりする機会が制限される分、このような手軽な連絡環境を備えておくことが不可欠となるでしょう。
メールアドレスが不要
チャットとメールの大きな違いとして、チャットはメールアドレスを必要としない点が挙げられます。管理者がアカウントを発行すれば、メールアドレスを持たない従業員でも社内コミュニケーションに参加できるようになります。
また、メールはアドレスを登録して、毎回アドレスを入力しながら送信する必要がありますが、チャットツールの場合はアイコンや名前を選択するだけで簡単に連絡できるため、非常に便利です。さらに、ビジネス定型文を使うこともなく、気軽に利用することができるので、心理的に近い距離感でコミュニケーションが取れることも、チャットならではの魅力といえます。
チャットツールの選び方
チャットツールと一言で言っても、実際に導入を検討しようとすると、実に多くのサービスがあることがわかります。自社にあったチャットツールを導入するためには、どのようなポイントに注目する必要があるのでしょうか。
①個人SNSの利用は避け、ビジネス製品を
まずは、ビジネス向けのチャットツールを導入することが最低限の条件となるでしょう。一般に普及しているSNSには、ビジネス向けのツールとしてサービスを提供しているものもあり、ビジネスアカウントをサービスの一環として利用が可能です。
個人でのSNSアカウントをそのままビジネス用として流用するのは、公私混同を避けたり、プライバシー侵害を回避したりする上でも、推奨できるものではありません。セキュリティリスクが発生するのを避けるためにも、ビジネスに特化したチャットツールを新たに導入することが大切です。
②従業員の特性に合った使い心地かを確認
チャットツールはサービスによって、その使い勝手に大きな違いがあります。プログラマーがコードを共有しやすいよう設計されているものや、社内SNSやカレンダー機能が付属しているものまで、実にさまざまな製品から選べます。
適切なツールを選ぶ上では、従業員がどのような機能を求めているのかを確認しながら、検討を進めていくことが大切です。必要最低限の機能が備わっていなければ、チャットツールの導入効果を実感することはできず、逆に機能が多すぎるというのも、かえって使いづらさを強調してしまうこととなります。
③チャット以外の機能にも目を向けてみる
チャットツール以外にも、テレワーク環境には多くのツールが必要となります。勤怠管理システムやタスク管理ツールなど、日々の業務を効率化し、オンラインでも対応できるようにするための環境整備が求められます。
チャットツールによっては、これらの機能がワンセットになって提供されているものもあります。テレワーク環境へと初めて移行する際、整備に当たって不足しているサービスがある場合には、このような機能が付属しているチャットツールを導入するのも良いでしょう。
テレワークでチャットを送るときのポイント
テレワークでチャットツールを運用する際、どのような点に気をつけてコミュニケーションを図ればよいのでしょうか。チャットを運用する際のポイントについて、ご紹介します。
記号や絵文字を使う
チャットツールはカジュアルに運用ができる連絡手段なので、メールほど堅苦しく使う必要がないのがメリットです。対面コミュニケーションのように、ある程度感覚的なメッセージでも汲み取ってもらいやすいので、テキストだけでなく記号や絵文字でうまく表現することを意識すると良いでしょう。
メッセージは短く簡潔に送る
感覚的な運用が前提となるチャットツールでは、メールとは裏腹に簡潔にメッセージを送ることも大切です。どうしても長文になる場合、ダイレクトメッセージで必読の文章であることを強調したり、メールを使うなどして記憶に残るよう工夫するようにしましょう。
テレワークでチャットを活用する際の運用の注意点
健全なチャットツール運用を実現するためには、その運用方法や環境にも気を配る必要があります。どのようなポイントが懸念事項となるのか、確認しておきましょう。
運用ルールを丁寧に設計する
まず、チャットツールの運用ルールについて、丁寧に設計を行うようにしましょう。できれば、導入する前に策定しておくのがおすすめです。運用が始まった段階で問題が噴出すると、関係各所から問い合わせが殺到してしまいます。
どんな連絡事項でチャットツールを使うべきなのか、大事な要件をチャットで送ってしまい、読み飛ばされないためにはどんな仕組みが必要なのか？など、複数の懸念事項をあらかじめまとめておき、回避するための策を考えておきましょう。
公私混同を回避できる使い方を検討する
チャットツールはカジュアルに扱えるコミュニケーションサービスであるとはいえ、仕事とは関係のない連絡を取るために使うべき手段ではありません。公私混同を回避し、必要以上にプライバシーに立ち入らないことを念頭に、運用方針を定めましょう。
セキュリティ対策に力を入れる
チャットツールは気軽に連絡が取れるあまり、うっかり無関係な場所に大事な要件を書き込んでしまい、必要のない人間にまで機密情報を伝えてしまう「誤送信」のリスクもあります。重要な要件はメールや口頭で伝えるなどのルール作りや、セキュリティに優れたチャットツールを使うなどして、余計なリスクを回避しましょう。
テレワークするなら、ビジネスチャット「WowTalk」
上記のようなチャットツールのメリットを最大限に活かし、かつ運用におけるリスクを最小限に抑えられるコミュニケーションツールとしておすすめなのが、筆者所属のワウテック株式会社が提供している、法人向けチャットツール「WowTalk（ワウトーク）」です。
ビジネス向けのシンプルなデザイン
WowTalkは、初めてのチャットツール運用という人でも気軽に利用ができるよう、ビジネス向けのシンプルなデザインに仕上がっているのが特徴です。複雑なユーザーインターフェースはチャットツールを遠ざけてしまう要因にもなりますが、ITに慣れていない人でも使いやすい設計となっているため、安心して導入が進められます。
金融機関も利用。高いセキュリティ環境
サイバー犯罪やインシデントの発生による被害を最小限に抑えられるよう、金融機関でも運用実績のあるセキュリティ環境を搭載しているのも、WowTalkの強みです。確かな機密性で内部情報を守り、テレワーク導入に伴うセキュリティリスクの高まりを抑制します。
40種以上の機能カスタマイズ設定
WowTalkでは自社向けに特化した、より使いやすいチャットツールに仕上げたいという方に向けて、40種類以上の機能カスタマイズを実現しています。適切な労務管理やマネジメントを実現できる、所属部門に特化し運用を可能とする「パーティション機能」や、データ活用を推進する「ログ機能」など、便利な機能が揃います。
このほかにも、WowTalkには多様な機能が実装されており、導入企業に合わせて最適なプランを提案することが可能です。チャットツール導入を検討の際には、お気軽にご相談ください。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
導入実績10,000社を超えるビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」についてまとめた資料です。機能に関する具体的な説明の他、導入事例や導入効果、料金プランなどの情報も掲載しています。
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