テレワークに必要なものとは？導入時の必需品と便利ツールを紹介

いま日本では政府が推進する働き方改革により、企業によるテレワークの導入と普及が急速に進みつつあります。

しかし、テレワーク導入における明確なマニュアルや基準が、普遍的なものとしては存在していないので、それぞれの企業の担当者が独自に情報を集めつつ、手探りの状態でテレワークを始めてしまうケースが数多くあります。

このような方法では、テレワークの開始直後からさまざまな問題に直面する可能性が高いです。日常業務そのものがうまく回らなくなってしまう恐れがあり、最悪のケースではテレワークの導入を「取りやめる」という事態にもなりかねません。

そこで本記事では、テレワークの導入と実施に必要なアイテムと共に、テレワークを成功に導く便利なITツールを、多数ご紹介していきます。

テレワークとは？

まずテレワークについてですが、総務省は

1. 在宅勤務
2. モバイルワーク
3. サテライトオフィスワーク

の3種類を、テレワークとして定義しています。

1つ目の在宅勤務は、自宅を仕事場にする方法です。基本的には出社をせず、自宅で長時間の業務を行うため、部屋の中をテレワークに適した環境に整えることが重要です。

2つ目のモバイルワークは、ノートPCやタブレットなどの小型端末を出先で使いながら、自宅以外の場所で仕事をする働き方です。

3つ目のサテライトオフィスワークは、サテライトオフィス（出先の仕事場）を定め、そこでテレワークを行います。

例えば、細かい交渉と連絡の必要な顧客が遠方にある場合は、顧客の近くにサテライトオフィスを設置し、そこに専属の従業員が常駐してテレワークで働く方が、時間と労力の大幅な節約になります。

その他、従業員側の止む得ない事情で在宅勤務が行えない場合も、レンタルオフィスなどを利用し、サテライトオフィスワークを実施する場合があります。

テレワークに最低限必要なもの

ここからは、テレワークを行うにあたって、最低限必要なものを2つに絞り、その内容を詳しくご紹介していきます。

業務用のPC

テレワークでは従業員同士が直接会話できないため、業務連絡やファイルの送受信、打ち合わせなども、すべて業務用のPCを通じて行う必要があります。

業務用のPCとは、従業員が私用で使っているPCではなく、会社側が用意するノートPCなどの小型端末のことです。

テレワークでは社内の機密情報を数多く扱うことになるので、私用で使うPCを業務に利用することはセキュリティ上、大きな問題があります。情報漏えい防止の観点から、会社が業務用のPCを貸与するのが一般的です。

また、用意したPCには市販または開発会社に制作を依頼したセキュリティソフトを常駐させます。ネットからの不正侵入に備える必要があるからです。

インターネット回線

業務用のPCを用意しても、インターネットが使える環境を作らないと、相互連絡やファイルのやり取りができないため、テレワークはうまく機能しません。

在宅勤務の場合は、高速で動作するネット回線が不可欠であり、まだ回線を引けていない場合は、従業員が個別に通信会社へ連絡し、新たに導入する必要があります。

テレワークで主に使用するネット回線には、大きく分けてモバイルデータ通信を使用するモバイルWi-Fiと、端末に固定接続する光回線の2種類があります。

光回線は回線速度に優れているため、在宅勤務やサテライトオフィスワークに向いています。モバイルワークではモバイルWi-Fiを使用し、セキュリティソフトなどで安全対策を施します。

企業側としては、これらの作業が苦手な従業員向けに、回線導入マニュアルなどを作成して配布すると、導入作業がスムーズに進行するでしょう。

また、テレワークで使用するインターネット回線の導入費用および月額の利用料金は、企業側で一部または全額負担するのが一般的です。

テレワークに必要なもの【ツール系】

インターネット回線と業務用のPCで最低限のテレワーク環境が整ったら、次はテレワークに必要なツールを選定します。

ここからはテレワークに必要なITツールを、7つご紹介していきます。

リモートアクセスツール

基本的に出社せず仕事を行うテレワークでは、ネット回線を通じて外部から社内のファイルサーバーに、直接アクセスできる環境を整える必要があります。

これを可能にするのがリモートアクセスツールで、アクセス権を持つ従業員が社内のファイルサーバーに直接アクセスし、必要なファイルを閲覧できるようになります。

ファイルを改変したりコピーする機能は無く、あくまで画面転送などの技術を使い、リモートでファイルの閲覧操作が可能なため、外部への情報漏えいを効果的に防止しながら、テレワークの合理化を図ることができます。

また従業員のアクセス権限には、さまざまなアクセスレベルを設定できるので、部署や所属ごとに閲覧するファイルを制限することも可能です。

コミュニケーションツール

テレワークでは通常勤務とは違い、従業員同士が直接会話できず、業務上のコミュニケーションが、どうしても不足しがちになります。

このような状況を補うのが、「コミュニケーションツール」です。テレワークで必要な業務連絡や打ち合わせ、ファイルのやり取りなどを、ネット回線のコミュニケーションツール上で行います。

下記ではその代表的なコミュニケーションツールを、2つご紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットはコミュニケーションツールの一種ですが、チャットや音声通話、ビデオ通話など、よりテレワークに特化した機能が標準で搭載され、一部は無料で使用することができます。

例えば、音声・ビデオ通話は個別の通話料金が掛からず、ツールの月額使用料だけを支払えば、全額無料で使用できます。

社内SNS

社内SNSは、従業員同士のコミュニケーション活性化を目的に導入されることが多いツールです。業務外の雑談の場を設けたり、オンライン飲み会などのイベントを開くことで、メンバー同士の親睦を深めることができます。

ビジネスチャットと社内SNSの違いは、ビジネスチャットは所属部署ごとに小人数のメンバーでチャットが構成され、それぞれの個別業務に活かされます。

対して社内SNSでは人数を制限せず、従業員の趣味や嗜好で、所属部署の垣根を超え、全社的に交流できるようにするのが一般的です。

勤怠管理システム

テレワークの勤務時間は基本的に従業員の裁量に委ねられており、通常勤務のような画一的な勤怠管理は事実上できなくなります。

そのためクラウド上で動作する勤怠管理システムを取り入れ、従業員が勤務開始時や終了時にシステム上で打刻することにより、管理者は従業員の勤務状況を簡単に把握できるようになります。

例えば残業申請や休暇届けなど、勤怠管理に関する届け出は、すべてシステム上で行うことができるため、余分な手間や書類を増やすことなく、人事管理を効率化することができます。

Web会議ツール

Web会議ツールは、主に大人数による定例会議や入社式などを、オンライン上で行う際に利用されます。

例えばWeb会議ツールのビデオ通話機能は、最大50人～100人前後が同時接続できるため、小人数を対象にしたビジネスチャットでカバーし切れない部分を、効果的に補うことができます。

またWeb会議ツールはボタンひとつで誰もが簡単に参加可能なため、取引先や顧客など外部との商談や打ち合わせに活用することもできます。

タスク管理ツール

テレワークでよく問題になりがちなのが、業務における進捗状況の共有です。誰が・どの作業を・どの程度進めているのかが、グループ内でよく分からなくなることがあります。

しかしクラウド上で動作するタスク管理ツールを導入すれば、各業務の進捗状況が「新規・進行中・差し戻し・確認待ち・完了」という具合に、グループ内でわかりやすく表示できるようになり、業務の効率化が可能になります。

テレワークの必要なもの【アイテム系】

端末やツール類が揃っても、机や椅子が使いづらいなど、アイテム系の環境が整っていない状態では、快適なテレワーク環境の実現は望めません。

このような状況を放置すると、従業員のモチベーションが大きく低下してしまう場合もあります。企業は、オフィス用品の購入費用を経費として負担し、テレワーク環境の改善を積極的に図ることが大切です。

デスク・オフィスチェア

特に、在宅勤務で長期間使用する「作業デスク」や「オフィスチェア」は、テレワークの要です。企業は、できる限り従業員の希望に沿った物を用意できるよう、配慮する必要があります。

基本的に法外な値段でなければ購入予算の枠は制限せず、名の通ったブランドのデスクやオフィスチェアを企業側の全額負担で用意すれば、従業員のモチベーションも大きくアップするでしょう。

ヘッドセット

ヘッドセットとはヘッドホンとマイクが一体化したコミュニケーションツールで、チャットの音声通話やWeb会議などで、欠かせないアイテムのひとつです。

現在は数千円程度で、十分な性能を発揮できるものが購入可能なため、これも企業側の全額負担で用意できるとよいでしょう。

外部モニター

ノートPCは画面が小さく、長時間使っていると眼精疲労の原因となり、作業に支障をきたす恐れがあります。

大画面で高解像度の外部モニターを端末に接続して使うと解決できるので、こちらも支給できるとよいでしょう。業務によってはデュアルモニターで2画面化すれば、さらなる作業効率の上昇が期待できます。

モバイルワークに必要なもの

営業職など外回りを行う従業員は、モバイルワークが中心となります。業務を円滑に進めるためには、使い勝手のよいツールを揃えることが重要です。会社が費用面などで積極的に「後押し」することが大切になります。

軽量のノートPCやタブレット端末

在宅勤務の場合は、それほどPCの重さにこだわる必要はありませんが、モバイルワークでは出先で常に持ち歩いて使用するため、軽量のノートPCや、状況に応じてタブレット端末が必要になります。

例えば顧客に対して自社商品やサービスのプレゼンをする場合は、ノートPCよりもタッチパネルのタブレット端末の方が説明しやすく、使い勝手がよくなります。

モバイルWiFi

現在では不特定多数を対象にしたフリーWi-Fiが、街中で数多く提供されていますが、これらは回線状況が不安定な上に、セキュリティリスクが高いため、モバイルワークでの使用は避けましょう。

出先での安全性を確保するためにも、モバイルワークでは専用のモバイルWiFiを新たに契約し、通信会社から支給された最新型の携帯端末（ポケットWiFi）を常時利用すれば、情報漏えいのリスクを、効果的に防ぐことができます。

またモバイルWiFiには、あらかじめデータ容量が設定されていることが多いため、業務の状況に応じて契約内容を見直しましょう。

覗き見防止シート

喫茶店などに端末を持ち込んでモバイルワークをする場合は、見知らぬ第三者が端末の画面を覗き見ることができるため、セキュリティリスクが高まります。

しかし端末の液晶画面に市販の「覗き見防止シート」を貼っておけば、端末の真後ろに人がいない限り、このような事態を未然に防ぐことができるようになり、目に有害なブルーライトや紫外線を大幅にカットすることができます。

覗き見防止シートはネット通販や大手量販店で数千円程度で購入でき、液晶画面に直接貼り付けるタイプと、マグネットなどで簡単に脱着できるタイプがあるため、好みに応じて使い分けましょう。

テレワークに必要なものリスト

必要なものを揃えて快適なテレワークを

本記事では快適なテレワークを実現するための必要なアイテムやツールを、詳しくご紹介してきました。

例えば弊社が開発した「WowTalk」は、コミュニケーションツールとして高い能力を発揮すると共に、データサーバーはネット通販大手のAmazonが提供するAWS（アマゾン・ウェブ・サービス）を使用し、堅牢なサーバー機能を確保しています。

AWSは有名企業や政府機関が多数加入するなど、最高レベルのセキュリティが提供され、すべてのデータバックアップが99.999999999%保証されるため、情報漏えいやデータ損失のリスクを、最小限に抑えることができます。

またWowTalkは自社のテレワーク業務の状況に合わせて、管理者側がさまざまな設定変更ができます。

特にユーザーのコミュニケーション範囲を、管理者側で意図的に制限できる「パーティション機能」は特許取得の技術で、WowTalkならではのものです。

このパーティション機能を使えば、役職や所属部署、その他セキュリティ上の都合などにより、管理者がトーク可能な範囲を任意で設定変更できるため、組織の内部機密や個人のプライバシーを、臨機応変に保護できます。

WowTalkは、テレワークでも安心安全にコミュニケーションが図れるツールです。

もしご興味をお持ちいただけた方は、ぜひ下記のダウンロードフォームから、お気軽に資料をお取り寄せください。

※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。

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