部下とのコミュニケーションに悩む上司におすすめ！関係改善のコツを徹底解説
ビジネス環境の複雑化と、個人の価値観が多様化する中で、部下とのコミュニケーションに悩む上司の方も多いのではないでしょうか？
職場内の人間関係を良好に保つためには、部下とのコミュニケーションがとても重要で、下手にこじれてしまうと、自身の管理責任が問われる事態にも陥りかねません。
本記事では、部下とのコミュニケーションを一から考え直すことで得られるメリットをはじめ、相互のコミュニケーションを効果的に改善するコツや、上司が不用意に行うと、部下に悪影響を与える行動などを徹底解説していきます。
※上司のコミュニケーションに関する記事は以下が参考になります。
目次
部下とのコミュニケーションを考えるメリット
部下とのコミュニケーションを抜本的に考え直すことで、上司が得られるメリットを3つご紹介します。
①離職率の低下
上司が部下とのコミュニケーションについて真剣に向き合うことで、相互の人間関係が良好に保たれ、離職率の低下に繋がります。そして、それが、結果的に上司のメリットとなります。
反対に、上司が部下の意見に耳を貸さず、職場内で高圧的な態度に終始すれば、良好だった信頼関係はあっと言う間に崩れ去るでしょう。
離職率の低下を保つためには、上司は部下とのコミュニケーションを重視しながら、信頼関係を積極的に構築し、優秀な人材を定着させる努力が必要になります。
②組織力の強化
組織力の強化を人材面で考えると、「足りない部分を見極めながら、適切に補っていく」という意味合いが強くなります。
これらはあらゆる企業が抱えている喫緊の課題であり、組織力の強化には、優れた人材の育成が不可欠ですが、職場内の人間関係に不和があったり、上司と部下の信頼関係が損なわれている場合は、逆に組織力の弱体化が進む恐れがあります。
このような事態を防止するためにも、上司は、部下とのコミュニケーションを緊密に保ちつつ、部下の成長を長期間に渡って支援する必要があります。そのために、具体的な対策を考え、適材適所を心がけながら、組織力の強化を図る必要があるのです。
③問題や課題の早期発見
仕事上の問題や課題の早期発見は、上司の主要業務のひとつですが、部下とのコミュニケーションに不備があると、これらをキャッチアップすることが困難になる恐れがあります。
解決策としては、上司が部下とのコミュニケーションの中で、いま問題になっている課題や悩みに対して、積極的に耳を傾け、自ら率先して発見に努めることです。
具体的には、部下との個別面談や業務に関する意見交換を通して、相互の信頼関係を築きつつ、「部下の本音を引き出すこと」が重要になるでしょう。
部下とのコミュニケーションを改善するコツ5選
部下とのコミュニケーションを良好に保つことは、簡単そうに思えて意外と難しい問題です。ここでは、関係改善に役立つ5つのコツを紹介します。
①話しかけやすい雰囲気を作る
「相手が話しかけやすい雰囲気を作ること」。これは対人関係の基本中の基本ですが、日本企業の管理職では、意外と徹底されていないことが多くあります。
例えば、上司が部下に対して、経験や年齢差などから自分の権威を振り回し、常に上から目線で対応している場合、良好な人間関係を築くことはまず不可能です。
むしろ上司は、自分の権威性を意識的に抑えながら、部下の意見を尊重する「聞き上手」になることが必要といえます。
これは、「上司が部下に対して下手に出なければならない」という話でなく、「部下と同じ目線で、物事を考えたり見たりできるように努力する」という意味です。
部下が話しかけやすい雰囲気作りを、上司が心がければ、部下とのコミュニケーションも、ごく自然にできるようになり、相互の信頼関係を築きやすくなります。
②否定的な意見は避け、まずは話を聞く
部下とのコミュニケーションを促進させるためにも、上司はなるべく否定的な意見を避け、まずは部下の話をよく聞くことが重要です。
例えば、双方の意見が合わず、議論になると次々に否定的な意見を投げつけ、何が何でも部下を屈服させる態度の上司がいるとしましょう。
程度の差こそあれ、上司がこのような態度に終始すれば、コミュニケーションそのものが成り立たなくなり、部下の心は離れていくばかりになります。
つまり、上司が部下の心を開かせるためには、よほどの理由がない限り、会話の中で否定的な意見を言わず、まずはじっくりと話を聞くことが大切なのです。
これらは心理学で「傾聴」と呼ばれており、会話で異論を挟まず、親身になって聞く行為が、相手の好意を引き出す有効な手段とされています。
また、平和的な意見の伝え方については、以下の記事で紹介している「アサーティブコミュニケーション」が役に立つので、気になる方はぜひ参考にしてください。
③定期的にコミュニケーションの機会を設ける
特定の相手と親しくなりたい場合は、コミュニケーションの機会を定期的に設けることが、関係改善に繋がることがあり、これは職場内における上司と部下の関係にも十分に当てはめることができます。
ただし、部下との年齢が離れていると、共通の話題も乏しく、親睦会などを開いても、コミュニケーションを取りづらいことが多くなるでしょう。
そんなときに便利なのが、趣味を通してのコミュニケーションです。これは部下が上司に合わせるのではなく、信頼関係を築きたい上司が部下の嗜好に合わせることになります。
例えば、部下が特定のオンラインゲームを好きというならば、上司もそのゲームの概要を、よく勉強して一緒にプレイすれば、部下との親近感を増しつつ、ごく自然にコミュニケーションの機会を設けることができます。
つまり、部下と信頼関係を結ぼうとするのであれば、まず上司から積極的に行動することが大切であるということです。
④部下のタスク状況やスケジュールを把握する
上司が自分の仕事だけを優先させると、部下のタスク状況やスケジュールをうまく把握できなくなり、業務全体に重大な支障をきたすことがあります。
このような事態が起こる理由は、上司が部下のタスク状況やスケジュールを正確に把握できない状況では、業務上のトラブルがあった際に、適切な対応を取れなくなる恐れがあるからです。
反対に、上司が部下のタスク状況やスケジュールを十分に把握し、自分の経験上から部下が「どの部分でつまずきやすいか？」などをあらかじめ推測できれば、業務上のサポートがしやすい環境を事前に整えることができます。
そうすることで、指示やアドバイスが素早く適切に行えるため、部下とのコミュニケーションが活発となり相互の信頼も得やすくなります。
⑤部下の目標を共に追う姿勢を見せる
上司が部下とのコミュニケーションを改善するためには、設定した業務目標に対し、共に追う姿勢を見せることが大切です。
なぜなら、部下に任せる仕事が多くなり過ぎると、部下は上司から過大なノルマを背負わされていると感じるようになり、モチベーションを大きく下げてしまうことがあるからです。
当然ですが、多くの部下のモチベーションが下がったままでは、業務目標の達成が難しくなり、部下との信頼関係もますます悪化する恐れがあります。
このような事態を事前に回避するためにも、上司と部下は十分にコミュニケーションを取りながら、業務目標達成に向け、共に努力する姿勢を積極的に見せていくことが重要です。
部下とのコミュニケーションに悪影響を与える7つの行動
ここからは部下とのコミュニケーションの中で、決して行ってはならないことを、7つ厳選して紹介します。
下記に書かれている行動を上司が取りつづけると、部下の精神状態に悪影響を与え、最悪の場合は、退職に至る恐れがあるので注意が必要です。
①人目に触れるところで怒る
部下の面目を理解できない上司は、複数の同僚が見ている前で、失態のあった部下を大声で叱責することがあります。
このような叱責を繰り返し行えば、プライドが高い社員は、その場で退職届を叩きつけてしまうこともあり、上司として厳に慎まなければならないことです。
仮に何とかその場が収まったとしても、部下はメンタル的に大きなダメージを受け、叱責した上司に対して、強い怒りや恐怖を感じることがあります。
上司が部下を叱る必要があるときは、さり気なく別室に呼び、冷静に淡々と失敗の原因を話し合い、部下の側に過失があっても認めないときは、粘り強く説得して翻意や謝罪を促すのがベストな方法です。
②部下の成果を素直に認めない
部下の成果を素直に認めない。これも上司が決して行ってはならないことのひとつです。
なぜ上司がこのような行動を取ってしまうのか。さまざまな理由が考えられますが、部下の優秀さや成果を簡単に認めることで、「自分の能力の低さが社内で目立ってしまうのではないか？」と、考えてしまうことが要因のひとつとして考えられます。
しかしこれは全くの認識違いで、直属の部下が成果を上げれば、その上司の管理能力が優秀であるという評価に繋がるため、むしろ積極的に部下の成果を認めていくほうが、得られるメリットも大きくなり、部下との関係改善がしやすくなります。
③相手によって態度を変える
一般的には社内派閥などとも言われますが、話す相手によって態度を変えることは、職場内の「えこひいき」に繋がります。
例えば好意を持っているAという部下には、にこやかで丁寧な対応をするのに、嫌いなBという部下には、冷たい態度を取りはっきりと差別する。
上司のこのような行動は、社内派閥を作り出すきっかけとなり、特定の部下との信頼関係を失うと共に、職場内の人間関係が非常に険悪な雰囲気になる恐れがあります。
基本的に上司は部下に対して「平等の立場」を明確にすることが大切で、部下同士の人間関係を常に頭に入れながら、調整役や判定役として存在するのが望ましいのです。
④いつも責任転嫁する
責任転嫁とは「自分の責任や失敗を他人に擦り付けること」を指します。例えば、「上司が特定の部下に対し、いつも自分のミスを責任転嫁する」といった行動。
このような行動は、プライドが高く自己中心的な管理者が、自分の失敗を無理に覆い隠そうとして、直属の部下に対し行われることが多く、された側の部下は、その上司を本心から信用しなくなります。
また、した側の上司も、社内的な評価を著しく下げ、管理者としての立場を失うことが多く、事情を知った複数の社員から、集中的な非難を受けることも珍しくありません。
責任転嫁で信頼関係がこじれた際の、有効な対処法は多くありません。とにかく周囲に対して本心からの謝罪をして、自分の反省や誠意を見せ続ける以外に、解決策は無いと考えましょう。
⑤部下の話を聞かない
部下の側から見ると「自分の話をまともに聞かない上司」ほど、疎ましい存在はありません。
しかし部下に対し、普段から威圧的に振る舞うことに慣れている上司は、意外に平然と、これを行うことがあります。
例えば、自分の意向や意見に同調しない部下の話を、「もういい」と途中で遮ったり、強引に話題を別方向へ変えたりして、部下の意見を意図的に無視します。
当然ですが、これらの行動は、部下との信頼を著しく損なう原因となり、状況が悪化すれば、上司が職場内で孤立し「満足な情報が上がらなくなる」など、実務面にも悪影響を及ぼす恐れがあります。
対して部下の話をよく聞く姿勢を見せれば、「頼れる上司」という印象を相手に与えることができるため、部下とのコミュニケーションが活発化して、相互の信頼関係が構築され、職場全体のモチベーションをアップさせる効果も期待できるのです。
⑥いつも忙しそうにしている
自分1人で仕事を抱え込み、いつも忙しそうにしている上司は、部下からどう見えるのでしょうか？
実は部下を信用しない、頼り甲斐の無い人と見る者が多く、いつも忙しそうにしているのは「管理能力が低いからだろう」という評価を受けてしまいがちなのです。
やはり上司は、部下とのコミュニケーションを積極的に行い、部下の適性や能力に応じて、回せる仕事はどんどん任せ、自分は全体の調整役に徹しながら、足りない部分をサポートする形で仕事を進めるのが望ましいでしょう。
このようなやり方は難しい面もありますが、仕事量を意識的に調整できるため、部下の相談や質問に対するアドバイスを積極的に行いつつ、相互関係を改善できるようになります。
⑦悪いところばかり指摘する
部下のよい部分を取り上げず、悪いところばかりを指摘する上司。これでは信頼関係など結びようがなく、人望も得られません。
上司がこのような行動を取る理由は、自分に自信がなく、部下のあらを探して「少しでも優位を保てる状況」を作り出すことが、自身の安心感に繋がるためと考えられます。
これを部下目線から考えると、自分に過失があり、改善すべき点を適切に指摘されるのと、あら捜しの挙げ句に、悪いところばかりを指摘されるのとでは受け取り方が180度変わります。
つまり、部下に対して「公平な上司」であろうとするならば、部下のミスや欠点をあげつらうのではなく、よい部分を伸ばしていくためにアドバイスを行うという姿勢が重要なのです。
ビジネスチャットで部下との親密なコミュニケーションを実現
ビジネスチャットとは、オンラインで使用するチャットツールの総称で、部下との親密なコミュニケーションを実現するためには、機能的なビジネスチャットの導入が現在は不可欠になりつつあります。
導入した際のメリットは数多く、例えば、上司が部下に対して口頭で行う指示や業務連絡も、ビジネスチャットを使えば使用履歴が残るため、「言った言わない」のトラブルを未然に防ぐことができます。
さらに、音声通話やビデオ通話を自由にグループ分けし、複数人で同時に使用することができるため、上司と部下の関係改善に寄与するだけではなく、職場内の自由闊達な議論が実現できるようになるでしょう。
筆者所属のワウテック株式会社では、社内のコミュニケーション活性化に役立つツールとして、ビジネスチャット「WowTalk（ワウトーク）」を提供しています。
WowTalkは、シンプルな使い心地と充実した管理機能が特徴の法人向けチャットツールで、2014年の正式リリース以来、業界業種を問わずさまざまな企業に導入させていただいており、おかげさまで、2021年3月には累計導入社数10,000社を突破しました。
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※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
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