“内定者フォロー”でのビジネスチャット自社活用術 – キングソフト株式会社 –

新卒採用において「内定者フォロー」は採用担当者の重要な業務の一つです。昨今の新型ウイルスの流行や働き方改革の影響により、現在も採用活動をオンラインで実施する企業も多く、面と向かっておこなわれるコミュニケーションは以前よりも少なくなったと感じています。

内定者フォローのツールも登場している中で、私たちが身近に利用している「ビジネスチャット」を活用した内定者フォローは非常に有効的であり、今までのメールや電話よりも手軽に内定者とのコミュニケーションを図ることができます。

ビジネスチャット「WowTalk（ワウトーク）」を提供する弊社、キングソフト株式会社でも、もちろん自社サービスを活用した内定者フォローをおこなっています。

今回は、キングソフト株式会社 人事採用担当に運用のルールやメリットをインタビューし実施しました。

WowTalkのアカウント情報はどのタイミングで付与していますか？

― キングソフト株式会社 採用担当

WowTalkのアカウントは、学生さんから内定承諾をいただいた時点で付与をしています。今はメールや電話よりも学生さん自身がチャットツールに慣れていること、WowTalk自体もシンプルな操作性であるため、特に使い方のレクチャーも不要でスムーズに利用してもらえていると感じます。

ビジネスチャットを活用する前と後では具体的にどのような違いを感じましたか？

― キングソフト株式会社 採用担当

メール連絡との違いは、明らかに業務工数が減ったと感じています。メールだとまず一人ひとり宛名とメールアドレスを間違えていないか確認しなければいけないプレッシャーがあったり、メールを送っても相手が読んだか読んでいないかの判別が難しいので、”追いメール”を送るか送らないか非常に迷いました。その点、WowTalkは相手がメッセージの未読・既読の状況が一目でわかるのですぐにフォローに充てることができました。電話に関しては、自分も相手の時間を奪ってしまうということと学生さん相手だと掛ける時間帯に更にハードルがあがってしまう懸念がありました。

昔は個人LINEを使っていたこともありましたが、仮に内定者が辞退をしたときにいつまで連絡先を残しておくべきか悩んだこともありました。また、PCで作成した会社資料を共有する際には一旦自分のスマートフォンに送ってから内定者に転送しなくてはいけないことがあり大変でした。

運用の際に何かルールを設けていますか

― キングソフト株式会社 採用担当

先ずはじめに制限をかけていることとしては、WowTalkの管理画面の「機能カスタマイズ」で内定者のロール（※）を作成します。そのため内定者の方は入社前までは採用担当や内定者同士とのコミュニケーションに限定されます。また、『グループ「全メンバー」への送信』『ユーザーによるグループ作成』を禁止にすることで、万一のトラブルが起こらないよう注意をしています。

工夫している点については、内定者の方々にも「共有」の機能を敢えて解放しています。キングソフト株式会社では、社内のニュースや競合の情報、人事・福利厚生などを社員自身が自由にタイムライン上に投稿しています。入社前に社内の雰囲気を感じて欲しいという意図もあります。

また以前は、メッセージを読んだら「スタンプ」や「絵文字リアクション」で何かしら反応をしてもらっていたのですが、今はお伝えしなくても日常のコミュニケーションで慣れているのか、自然におこなってくれる学生さんが多いです。

※ロールを作成することで機能カスタマイズを個別に設定することができます。ロールが設定されていると、全体の機能カスタマイズよりも設定が優先されます。

採用担当として、内定者のモチベーションなどに変化を感じられたことはありますか

― キングソフト株式会社 採用担当

内定者同士の横の繋がりが強くなり、入社時点の距離が近くなったと感じています。人事担当者だけが内定者のフォローをおこなうだけでなく、内定者同士が自然にお互いをフォローし合い繋がりが増えて「この会社で一緒に働こう」という気持ちも生まれてくると思います。

個人的にはなりますが、弊社では内定者との連絡に「WowTalk」を活用しているとお伝えしましたが、内定者自身が入社してから扱うサービスを入社前に自然と触れることができるのも良い経験になると思います。

まとめ

入社前に不安を抱えている内定者の方にとって、身近なツールを使って双方向でコミュニケーションを取ることができるのは重要なポイントです。また、今まで内定者のフォローに時間を充てていた採用担当者の時間や工数も大きく減らすことができます。

内定者フォローに課題を感じている採用担当者の方は、ビジネスチャットを活用してみてはいかがでしょうか。

※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。

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