【重要な内容は“1年以上”保存】政府がチャットツールの共通ルールを策定。実現可能なサービスとは？
電話やメールの代替手段として、多くの企業で活用が進んでいるチャットツール。行政機関でも、業務上の連絡ツールとして日常的に使用されています。
さまざまな組織で使われるチャットツールですが、政府は2023年10月27日、行政機関における業務用チャットツールの利用ルールを定める指針をまとめ、各行政機関へ通知することを決定しました。
今回の記事では、政府が通知を決定したチャットツールの利用ルールについて、その概要を簡単に解説します。また、政府の水準に準拠する形での運用を実現できるチャットサービスもご紹介します。
「業務用チャットツールの導入を検討されている」という方や、「すでに導入済みだが利用ルールの策定に悩んでいる」という方は、ぜひ参考にしてください。
目次
重要な内容はスクショなどで記録を残し、1年以上保存
内閣府は2023年10月27日、業務用チャットツールを用いた省庁職員間のやり取りも、公文書管理法上の行政文書として扱うことを決めました。
適用された運用ルールでは、政策立案や事業の実施方針に影響を及ぼす重要な指示は、1年以上の保存が義務づけられる形となっています。
これらのメッセージは、チャットの画面をスクリーンショットしたり、文書作成ソフトへ貼り付けたりするなどして、チャットツール外への確実な保存が必要とのことです。
また、保存時には、事後に確認が可能となるように、跡付け・検証に必要な情報、例えば「日時」「やり取りをした者の所属先・担当者」がわかるような形で保存することが求められています。
定型的・日常的な業務連絡に関するメッセージは、保存期間1年未満の文書に該当するとして、保存期間が満了するまでは確実に保持しておくこと、とのことです。
参考情報：内閣府, 『2023年10月27日開催 第103回公文書管理委員会 配布資料一覧』
行政機関のチャットツール導入率は90％以上
内閣府が実施した各行政機関への事前アンケート調査によると、チャットツールの導入率は90％以上で、業務上の情報共有や報告などに活用されていることが報告されています。
用途については、保存期間1年未満の文書に該当するやり取りが多数とのことでした。
他方、保存期間1年以上に該当するやり取りに使用している行政機関もあり、具体的には「国会答弁案の検討、作成」や「法案等の審査」などに使用されていたそうです。
アンケートでは「統一的なルールを早く定めてほしい」ということが各行政機関から意見として寄せられており、今回で共通ルールが策定された形となります。
参考情報：内閣府大臣官房公文書管理課, 『各行政機関におけるチャットツールの利用状況について』, 2023.10.27
政府水準での運用を実現するチャットサービス
ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」は、「シンプルな操作性」と「法人向けの管理機能」が特徴の、ビジネス用チャットコミュニケーションツールです。
リリース以来、業界や業種・従業員規模を問わず、さまざまな企業様に導入いただいており、2021年には累計導入数が1万社を突破。
また、法人利用に特化した管理機能が評価され、セキュリティの厳格な大手企業や銀行業のお客様にも導入いただいている実績があります。
クラウド型オフィスソフトとの連携で文書作成ソフトが使用可能に
WowTalkは、文書作成ソフトを始めとする各種オフィスソフトが使用可能なクラウド型オフィスソフト「WPS Cloud Pro」と連携が可能であり、両者を連携させることで、政府が定める水準でのチャットツール運用が実現できます。
WPS Cloud Proとの連携は、スタンダードプランから可能(*1)となっており、WowTalkのスタンダードプランではトークの保存期間が無期限のため、日常的な業務連絡など「保存期間1年未満」に該当するメッセージを問題なく保持することができます。
また、「保存期間1年以上」に該当する重要な内容のメッセージの保存についても、WPS Cloud Proの文書作成ソフトを活用することで、別途DOCXファイルへの書き出しが可能となり、要件を満たすことが可能です。
チャットツールの運用整備に迷ったら政府の共通ルールを参考に
政府でも活用が進む業務用チャットツール。多くの組織で導入が進んでいますが、具体的なサービスを検討する際、どのような基準で選べばよいのかを悩んでしまう場合もあるでしょう。
どのサービスにすべきか迷うときは、今回ご紹介した「政府が定める利用ルール」を実現可能かどうかという基準で、比較検討されてみるのはいかがでしょうか。
ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」なら、日常の業務メッセージはもちろん、政策内容の検討に関する重要な指示のメッセージまで、政府の水準に準拠する形で保存がおこなえます。
ぜひこの機会にご利用をご検討ください。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
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