地震発生時の安否確認ツールとして、実際にWowTalkを活用!

【導入の背景・課題】
■ 市役所のセキュリティの都合上、メールを使ってのスムーズなやり取りが難しかった
■ メールの利用が難しい議員の方には、別途電話でコミュニケーションを取っていた

【サービス選定のポイント】
■ トークの既読/未読の確認が可能、次のアクションにスムーズに繋げることが可能
■ LINEに近しい操作感で、高齢の議員の方でも抵抗なく利用できる点

【導入後の効果について】
■ 人数分の紙資料の作成・印刷が不要に、その時間を別の業務のサポートへ
■ 令和4年3月16日の福島沖地震にて、議員の方々の安否確認をWowTalk上でリアルタイムに確認することができた


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相馬市は、福島県浜通りの北部に位置する市です。相馬市議会では、相馬市民の生活に関する調査や審議をおこない、市の意志を決定する重要な役割を持っています。

今回は、福島県相馬市議会事務局 議事係 係長 鈴木 脩史 様に、WowTalk導入の背景から導入後の効果までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

セキュリティ上メールでのスムーズなやり取りにハードルを感じていた

相馬市議会事務局 議事係 係長 鈴木 様
相馬市議会事務局 議事係 係長 鈴木 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— 相馬市議会事務局 議事係 係長 鈴木 様(以下、「相馬市議会事務局 鈴木 様」)

基本的にWowTalkを導入する前は、議員さんの携帯メールへ直接連絡をおこなっておりました。それに加えて、メールが中々難しい方もいらっしゃるので、そういう方には会議の日程や内容のお知らせは電話でおこなうようにしていました。

市役所はセキュリティの面で厳しいところもあり、自席のパソコンからすぐにブラウザを立ち上げてメールを確認する…というのが難しく、インターネットに接続するためにはリモートデスクトップに接続をする必要があります。そのためメールを送る準備にも5分少々掛かってしまうこともあるので、スムーズなコミュニケーションの確立というのが難しいと感じていました。

 

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットから、WowTalkに決めていただいた背景を詳しく教えてください。

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

タブレット端末を導入する際に、ドコモの方からWowTalkを紹介いただいたことがキッカケです。高齢の議員の方もいらっしゃるので、人によってはビジネスチャットはハードルが高いのではないかと感じる部分もありましたが、日常的にLINEなどで使い慣れているので、導入自体はスムーズにおこなえたと思います。

 

議会の日程や資料をトーク上でスムーズにやり取りが可能に

相馬市議会事務局 議事係 係長 鈴木 様

 

― ワウテック担当者

WowTalkのIDはどなたに付与をして利用されていますか?

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

相馬市議会の議員の方々にそれぞれIDを付与しているのと、議員さんとの連絡調整用に市議会事務局で1IDを利用しています。諸々ルールをつけすぎてしまうと、利用の促進が阻害されてしまうと思い、特に制限はなく自由に使ってもらっています。

 

― ワウテック担当者

導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

会議の日程のお知らせが一番多いです。市議会では会議が少ない月でも大体月に1〜2度会議があるのですが、全メンバーに向けて日程を流すようにしています。また、資料を今までは紙で市役所まで取りに来ていただくという形で配布していたのですが、PDFファイルをトーク上で共有することも可能になりました。

あとは、少人数で専門的な審査をするため、防災、福祉、教育、経済、建設などジャンルごとに委員会が存在します。その委員会ごとにグループを作成して、連絡調整やプロジェクトに関する内容をそれぞれ進めています。

 

― ワウテック担当者

議員さん同士でのやり取りもおこなわれているのでしょうか?

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

細かいことは市議会事務局でも把握はしていないのですが、議員さんの中ではそれぞれ「会派」が存在します。その会派の議員さん同士での打合せの際、WowTalk上でグループを作成してやり取りをおこなっていると聞いています。

 

議員の方々とのBCPツールとしてWowTalkを活用!

相馬市のロゴと風景が合成された画像

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

各議員の方との連絡が圧倒的に楽になりました。特にWowTalkでは、未読/既読の確認が細かくわかるので、「あっ〇〇さんメッセージ見てくれているな」だったり、「〇〇さんまだ未読だから電話しよう」と次のアクションを起こしやすくなります。

また、先ほどお伝えさせていただきましたが、今までは人数分の資料を予め印刷をして用意をしておく手間が別のサポートの業務に充てることができるようになったのも大きいです。

 

― ワウテック担当者

何かBCP対策としてWowTalkを活用されていますか?

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

2022年3月16日に福島県沖で発生した大きな地震の際は、議員の方々との安否確認でWowTalkを活用させていただきました。トーク上で安否確認のメッセージを一斉送信したのですが、遅い時間にも関わらず「大丈夫です」「問題ないです」というメッセージや「町内のパトロールをしています」といったコミュニケーションを取ることができました。

 

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか?

 

— 相馬市議会事務局 鈴木様

これは要望になるのですが、WowTalkがLGWAN(総合行政ネットワーク)対応になるとより使いやすいと考えています。先ほど申し上げた通り、セキュリティの観点からリモートデスクトップに接続をしてWowTalkを開く必要があります。

ほとんどの市役所や地方公共団体はLGWANを活用していると思いますので、そういった機関もWowTalkといったビジネスチャットを取り入れやすくなると思います。

 

相馬市議会事務局 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた相馬市議会事務局 鈴木 様、ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

福島県相馬市議会事務局 ホームページキャプチャ

福島県相馬市議会事務局

住所:
〒976-8601 福島県相馬市中村字北町63-3

URL:https://www.city.soma.fukushima.jp/

 


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