テレワークのメリット・デメリットを【徹底解説】成功に導くポイントとは
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大などの影響で、オフィスに出社することなく働く「テレワーク」という新たな働き方に注目が集まっています。
まだまだ新型コロナウイルスの感染拡大が終息を見いだせない中で、テレワークが強く推進がされている状況にあります。テレワークについて調査している企業やテレワークの導入を検討している企業も多いでしょう。
この記事ではテレワークのメリットとデメリットについて詳しく解説しています。ぜひ導入時の参考にしてください。
テレワークの種類と特性
ひとくちにテレワークといっても、実はテレワークは3種類に分かれています。それぞれの主な特徴と違いについて説明します。
また、テレワークと同様のシーンで使われるものにリモートワークという言葉があります。リモートワークとテレワークには意味や用法の違いはなく、全く同じものです。本記事では、「テレワーク」の方を採用して各種の説明を進めます。
テレワークの種類1：在宅勤務
テレワークの代表例が自宅で働く在宅勤務です。オフィスへの出勤や会議への参加、顧客訪問のための外出を行わずに、自宅ですべての業務を遂行するスタイルの働き方です。
自宅が職場となるので、育児中や介護中の従業員でも工夫しながら働けるというメリットがあります。自宅を職場にできることは離職防止にもつながります。
また、障がい者の雇用の面でも在宅勤務のテレワークは効果が見込めます。会社近郊に住む障がい者だけでなく遠方在住であっても雇用が可能です。
テレワークの種類2：モバイルワーク
モバイルワークとは、クライアント先への移動中やアポイントの合間の時間に交通機関やカフェ、コワーキングスペースなどでパソコンや携帯電話を使って業務を行う働き方です。
特に営業職のような外出する業務が多い職種向けのテレワークと言えるでしょう。さまざまな場所で仕事が行えるので時間を効率的に使って業務が行えます。
また、外出先から仕事ができることでアポイント終了後に会社まで戻る必要がなくなり、その結果、無駄な移動が減るため、ワークライフバランスの向上につながります。
テレワークの種類3：サテライトオフィス
サテライトオフィス勤務とは、勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方です。レンタルオフィスの場合は1社または複数の企業が同じスペースで働きます。
また、サテライトオフィスは自社が複数のオフィスを所有している場合に、従業員が所属しているオフィスではなく自宅から最寄りのオフィスや訪問先クライアントに近いオフィスのテレワークスペースで作業するといったものも含まれます。
所属オフィス以外の施設を利用することで、迅速な顧客対応や通勤時間の削減が図れます。
使われなくなった施設や空き家などをサテライトオフィスとして整えれば、オフィスコストを抑えつつ地方活性化にもつながるといった副次的な効果も期待できます。
テレワークの共通メリット
出社せずに働く3種のテレワークには、共通した5つのメリットがあります。それぞれについて解説します。
テレワークのメリット1：業務生産性の向上
テレワークは場所を問わずに働ける点と、移動時間が短縮・削減できる点で業務生産性の向上が期待できます。
たとえば営業職の場合、アポイント終了後に日報入力のためだけに帰社することは珍しくありません。しかしテレワークが可能になれば、アポイントが終わった段階で場所を問わずに日報入力をし、そのまま直帰できます。
また、アポイントの合間に長めの時間が空いたときに、その都度オフィスに戻らなくても仕事ができれば生産性は大きく向上します。移動が減ればその分交通費や残業代の削減も期待できます。
さらに、テレワークは商談や顧客対応の品質向上にもつながります。テレワークは単純に会社が従業員に「外で仕事をしてもよい」という許可を出すものではなく、オフィス外でも仕事ができる環境を整えることも意味しています。
たとえば商談中に顧客から技術的な質問をされ、その場で返答ができないといった場合にWeb会議システムを使って社内のエンジニアとつなげば、質問を社内に持ち帰ったり、次回のアポでエンジニアを同行させたりする必要がなくなります。
外出を伴わない在宅勤務の場合でも業務生産性の向上は期待できます。在宅勤務であれば来客対応や電話、同僚からの話しかけなどによる作業の中断が生まれづらいからです。
総務や人事、営業事務、経理といった1人でPCに向かって作業を行う時間が多い事務職やシステムエンジニア、プログラマーなどは特にテレワークに適した職種と言えるでしょう。
加えて、テレワークはオフィス外で仕事をするという性質上、一定の自主性が求められるものです。その結果、社員のフットワークが自然と軽くなり他部署間との連携がスムーズになるといった効果も期待できます。
テレワークのメリット2：新規雇用・離職防止
テレワークの導入は、人材採用の面でも効果が期待できます。在宅勤務やテレワークを会社が認めていれば、就職・転職希望者に対して、働き方改革に対応している柔軟で働きやすい企業だという印象を与えられます。
その結果、志望者が増えれば優秀な人材をこれまで以上に採用しやすくなるのです。
また、テレワークの推進によって、出産や育児、配偶者の転勤、親の介護といったライフステージの変化があっても就労を継続しやすくなるため、離職の少ない職場環境の構築につながります。
日本はすでに人口減少が始まっており、いかに優秀な人材を確保するかがますます重要になります。それに対してテレワークは大きく貢献するはずです。
社員がケガや病気をして一定期間通勤が困難になった場合、たとえ体は元気でもやむをえず休職や退職をしてしまうといったパターンがあります。しかしテレワークが可能なら仕事のブランクを短くすることができ、職場復帰もしやすくなるでしょう。
テレワークのメリット3：社員のワークライフバランス向上
仕事とプライベート、どちらの充実も図るワークライフバランスの向上にもテレワークは深い関わりがあります。テレワークで不要な移動時間がなくなれば、家族と過ごす時間や睡眠時間、趣味に使える時間、自己啓発に当てられる時間が増えるからです。テレワークを行うことでワークライフバランスが向上すれば、ストレスが減り会社への満足度や帰属意識も高まるでしょう。
テレワークのメリット4：コスト削減
テレワークにより、さまざまなコスト削減が可能です。営業職の移動回数が減れば交通費の削減になり、業務効率化がすすめば残業代の削減につながります。また、社内でのテレワーク率が高まり在宅勤務やモバイルワークを行う社員が増えれば、オフィスの賃料や電力といったランニングコストも削減可能です。
さらに、テレワーク導入により離職率が下がれば人材採用や新人教育にかかる時間やコストも削減できます。
テレワークのメリット5：事業継続性の確保
オフィスに全員が出社する従来の働き方では、自然災害や今回の新型コロナウイルス感染拡大のような非常事態の際、出社できなくなれば事業の継続が難しくなるため、大きな損害となります。
台風や大雪の警報が出ていても「とりあえず出社して現場判断」としている会社は多いですが、交通網が麻痺している状況で長時間かけて出社したり、危険を冒してまで無理に出社したりすることは効率的とは言えないでしょう。テレワークが可能な状況であれば、会社の損害を最小限に抑えた上で、事業の継続につなげることができるのです。
テレワークの共通デメリット
テレワークには多くのメリットがあり、会社としてテレワーク可能な体制を整えることには大きな意義があります。しかし、導入に当たっては慎重になるべき注意点がいくつかあります。テレワークに共通するデメリットについてもぜひ確認しておいてください。
テレワークのデメリット1：労働時間管理が難しい
日本の職場では多くの場合、拘束時間に対して給与が支払われます。そのため、社員の労働時間についてはしっかりと把握する必要があります。
会社でタイムカードを使う、出退勤時間をシステムに入力するといった方式なら労働時間の管理が容易ですが、テレワークでは出社を伴わないことが多いです。そのため、社員が何時間働いたかといったことが正確に把握しづらいです。
また、働く側からすると、自宅が職場になることでプライベートとのメリハリがつけづらくダラダラと仕事をしてしまい、労働時間が長くなりがちといった問題も起きやすいです。
テレワークのデメリット2：進捗管理が難しい
テレワーク中は社員がそれぞれの場所で働いているため、特に部署をまたいだプロジェクトなどは進捗管理が難しいです。またちょっとした声かけや相談もできないため、都度何かしらのツールを使ってやり取りをする必要があります。その結果、社内であれば一声かければ済むようなことでも電話やメールなどで毎回やり取りすることになり、進捗管理のための業務量が多くなりやすいです。
テレワークのデメリット3：情報セキュリティ確保
会社の中で業務を行う際は、自社サーバーなどを設けてセキュリティ対策をするのと比べて、自宅などで作業をする場合にはどうしてもセキュリティ上の不安があります。
たとえば、会社でPCを支給し業務のみに使用するようにする・特定のセキュリティソフトを使用する・データの送受信をする際には個人情報を載せないまたはパスワードをかけるなどの対応を行い、セキュリティ面の不安をなくすことが重要になります。
テレワークのデメリット4：コミュニケーションに問題あり
仕事を円滑に行うためには同僚や上司部下とのコミュニケーションが重要です。チームや部署内での情報共有やミーティングはどのように行うか、テレワーク中のコミュニケーション方法についてはあらかじめクリアにしておく必要があります。
テレワークの成功に向けて
テレワークとオフィスへの出社をどのようなバランスにするかには、さまざまな考え方があります。
しかし、テレワークが可能な状況を整備することで業務の効率化やコスト削減、従業員満足度の向上などにつながるのであれば、選択肢として検討する価値は十分にあると言えるでしょう。
テレワークの導入を成功させるためには、デメリットをどのように解消するかが重要です。
ビジネスチャットで円滑なコミュニケーション
テレワーク中の仕事の進捗管理や報連相についてのトラブルは、コミュニケーション方法に原因があることが多いです。進捗管理や報連相の度に電話をしていては仕事がはかどりませんし、かといって都度メールを送受信するのも負担が大きいです。
そこでおすすめしたいのがビジネスチャットの導入です。ビジネスチャットとは業務利用を目的に開発されたチャットツールで、メールよりも手軽にメッセージのやり取りを行うことができます。
ビジネスチャットであれば、電話やメールよりも円滑にコミュニケーションが図ることができ、業務上のやり取りもスピーディに行えるようになります。
オンライン会議で1on1ミーティング
テレワーク中に問題になるのはミーティングです。チームでのミーティングはもちろんのこと、時には上司と部下の1対1の打ち合わせも必要になります。そのような際にはWeb会議ツールを使用することでオンライン会議が可能になります。
ただ、Web会議に特化したツールでなくてもビジネスチャットでWeb会議可能なものもあります。あまり多くのツールを導入したくないといった場合には、Web会議機能のあるビジネスチャットを選ぶのがおすすめです。
タスク管理や日報で業務の進捗管理
ビジネスチャットには1対1でメッセージをやり取りするだけでなく、グループチャット機能やタスク管理機能も設けられています。それらの機能を活用することでチームメンバーに個別のタスクを割り振ったり、チーム全体でのプロジェクトの進捗管理を共有したりできます。
メリット・デメリットを理解して適切なテレワークを
テレワークは場当たり的に始めると、セキュリティをはじめとしたさまざまな問題が発生します。きちんとデメリットを理解し、その解消方法を用意することがテレワークのメリットを最大化することにつながります。
テレワークの導入を検討する際は、メリットとデメリットを把握し、自社にとって最適なテレワークの形を模索するところから始めてみましょう。そうすることで、トラブルや問題の発生を未然に防ぐことができます。テレワークで享受できるメリットを最大化させることにもつながるはずです。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
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