業務に利用する電子デバイスのモバイル化や高速インターネット回線の普及、ビジネスツールのクラウド化が進んだことにより、私たちは従来よりも柔軟な働き方ができるようになりました。

こうした時代背景の中で注目されているワークスタイルがあります。それがテレワーク(リモートワーク)です。

テレワーク(リモートワーク)とは、一般社団法人テレワーク協会によると「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を指しているようです。

実際に皆さんの中でも、場所や時間に左右されない働き方である「テレワーク(リモートワーク)制度」の自社導入を検討している企業も少なくないのではないでしょうか。

とはいえ、自社でテレワーク制度を導入したいと考えるものの、現在利用している社内システムの運用・管理が障壁となり、導入に踏み切れない担当者もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、具体的にどのような点に着目してツール選定を行えばよいのか、使用することでテレワークを実施しやすくなるのか、をご紹介していきます。ぜひ、皆さんもこの記事を通じて、テレワークの際に役立つ便利なビジネスツール(サービス)を見付けてみてください。

 

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◆テレワークで起こりうる問題を整理しよう

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まずは「テレワーク制度の導入」が決定した際、「皆さんが何をすべきか」という点についてお伝えしていきます。

いきなりですが、皆さんに質問です。仮にテレワーク制度の導入が決定したとします。果たして皆さんは、まず何から着手しますでしょうか。ちなみに、それは、「テレワークによって起こりうる問題は何か」という点にも関連してきます。

例えば、以下のようなことが考えられるはずです。

  • 少し確認したいことがあってもデスクに居ないため気軽に連絡が取れない
  • 会社PCのローカル環境に利用するデータが保存されている
  • 急な会議や商談が発生した場合に参加する手段が無い
  • テレワーク中のメンバーの業務の進捗状況がわからない
  • 社内のメンバーとテレワークのメンバーで情報共有に差が生まれてしまう

上記はあくまで一例です。

もちろん、ビジネスツールの選定を行いたくなる気持ちも十分にわかります。ただ、それよりも先に、まずは自社でテレワークを始めた際、思わぬ問題が生じる場面もあるでしょう。

そこで、ここからは上記のような課題をクリアにして、問題を防ぎ、より快適なテレワークを実現するためにオススメのビジネスツールをご紹介します。

 

◆テレワーク(リモートワーク)に便利なビジネスツール

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上述の通り、少なからずデメリットも存在するテレワーク。

コミュニケーションの問題や物理的な距離による出社前提の業務フローなど、テレワークの導入にあたり課題を感じている方もいらっしゃるはずです。

その原因は、クラウドサービスの活用がそういった課題の解決手段になります。

次に、テレワークを実施する際、利用すると便利なサービスをご紹介ていきます。

 

1. ビジネスチャット

ビジネスチャットは法人利用を想定し、メンバー管理やセキュリティ対策、業務効率化に関する機能が搭載されたチャットツールです。テレワークのように、メンバー同士が離れた場所で業務を行う際にリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。

サービスの種類によってはテキストだけではなく、ファイル共有や通話機能(IP電話)、テレビ通話などの機能が搭載されており、様々なコミュニケーションの方法に対応しています。

(離れた場所で業務を行う)テレワークは、対面での会話ができないため、些細な連絡や報告漏れがコミュニケーションロスにつながりやすいという課題があります。

その点、ビジネスチャットはメールよりも気軽かつ細かくやり取りでき、電話のように相手と時間をピッタリと合わせる必要がない(非同期コミュニケーション)ため、テレワークに必要不可欠なツールと言えるでしょう。

 

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2. テレビ会議システム

テレビ会議システムは、その名のとおり、Web上でテレビ通話をするためのツールです。主にインターネット回線を利用するため低コストで利用できるサービスがほとんどです。1対1のテレビ通話から、一体多数、複数人での会議体など様々な形式で利用できます。

ビデオ会議システムを導入することで、テレワーク中に社内の会議に参加することができるようになります。

また、近年では社外のセールス活動に特化したテレビ会議システムも登場しており、遠方中のクライアントからテレワーク中の商談などにも活用することも可能です。

 

3. クラウドストレージ

クラウドストレージは、クラウド上(※1)にファイルを保存できるサービスです。ブラウザ上や専用アプリから利用できるサービスが主流であり、PCやスマートフォン、タブレットなど端末を選ばず利用でき、異なるOSでも利用できるのが特徴です。

テレワークは、自宅やコワーキングスペースなど会社以外の場所で業務に取り組むため、業務で利用するファイルやデータの取り扱いが課題となります。そのため、一時的に外付けストレージを利用したり、VPN接続によって対応することになります。

一方で、クラウドストレージであれば、自身のアカウントにWeb上からログインするだけで利用するファイルにアクセスできます。ファイルの暗号化やアカウントの遠隔管理などセキュリティ対策が施された法人版のクラウドストレージを導入しましょう。

 

※1
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4. 情報共有ツール

情報共有ツールは、業務上のルールや職種ごとのノウハウの共有、議事録などを保存でき、社内のメンバーであればだれでもアクセスできるサービスです。

エンジニアの業務に特化したものから、営業やマーケティング担当者のようにビジネスサイドの情報共有に特化したツールまで幅広く存在します。

テレワークやフルリモート勤務の場合、対面で行う業務と異なり「上司や先輩などからノウハウを教わりながら仕事に取り組む」ことが難しいという課題があります。情報共有ツールを利用することで、テキストや画像などを用いてノウハウなどをストックしていくことができ、分野ごとにカテゴリ分けすることでいつでも情報を参照できるようになります。

 

5. プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは複数のメンバーと業務進捗状況を共有し管理できるツールです。「業務の管理」に特化しており、「着手日」から「完了日」までを1タスクごとに管理できるツールが主流です。

プロジェクト管理の定番手法であるガントチャート形式のものから、カンバン形式と呼ばれる進捗に合わせてカードを作成・移動するものまであります。業務内容やメンバー自身の使いやすさに合わせて選択することがオススメです。

「スケジュールどおりに進んでいるかどうか」「プロジェクトにおいて抜け漏れが無いか」といった用途に向いているため、口頭で進捗状況が確認できないテレワークにおいて、業務効率化につながるでしょう。

 

◆まとめ

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テレワークは働く場所を選ばず、制度を利用するメンバーにとっても集中できる環境で働けるため、非常にメリットの大きい働き方です。

一方、何も環境を整えずにテレワークを開始してしまうことで、コミュニケーションロスを始め、思わぬトラブルのキッカケにもなります。

今回ご紹介した、「ビジネスチャット」「テレビ会議システム」「クラウドストレージ」「情報共有ツール」「プロジェクト管理ツール」は、テレワークで発生しうる問題を解消するのに役立ちます。

ぜひとも今回の記事が、テレワーク制度を導入・検討している企業(担当者)の参考になれば幸いです。

また、2018年11月28日(水)にテレワーク導入推進セミナーを実施します。
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